Weiterentwicklung der Einkaufsabteilung

Ziel der Weiterentwicklung ist die Steigerung der Leistungsfähigkeit der Einkaufsabteilung in acht Aufgabenfeldern anhand von Best Practices. Diese Aufgabenfelder können wiederum zu drei Blöcken (Steuerungs-, Kern- und Supportaufgaben) gegliedert werden. Im Mittelpunkt der Weiterentwicklung stehen die Optimierung der Einkaufsorganisation und die Verbesserung der Qualifikationen des Personals. Denn ohne optimale Organisation und Mitarbeiter können die anderen sieben Aufgabenfelder des Einkaufs nicht funktionieren.

Aufgabenfelder der Einkaufsorganisation

Klicken Sie auf die einzelnen Aufgabenfelder des Einkaufs, wenn Sie mehr erfahren möchten.

Höveler Holzmann unterteilt die Steigerung der Leistungsfähigkeit einer Einkaufsabteilung in acht Aufgabenfelder, die wiederrum in drei Blöcke gegliedert werden Strategischer Einkaufsprozess Taktischer / Operativer Einkauf Lieferaten- / Risikomanagement Einkaufscontrolling Methodenentwicklung IT-Unterstützung Einkaufsziele sowie Einkaufsstrategien & Warengruppenmanagement Smarte Einkaufsorganisation

Smarte Einkaufsorganisation und -personal

Weiterentwicklung der Einkaufsabteilung

Einkaufsorganisation

Im Mittelpunkt dieses Themenfelds steht die Auswahl von optimalen Strukturen und Prozessen (= Aufbau-/Ablauforganisation) für den Einkauf. Hierdurch wird nicht nur die abteilungsinterne Zusammenarbeit verbessert, sondern auch die Kooperation mit den Fachbereichen (cross-funktionale Zusammenarbeit) und Lieferanten bestmöglich gestaltet.

  • Gewinnsteigerung in doppelter Hinsicht:

    • Sie erhöhen die Einsparungen, da die Strukturen und Prozesse den Einkauf optimal auf seine Kernaufgaben ausrichten
    • Sie arbeiten kosteneffizient, da die Personalkosten in der Einkaufsabteilung durch eine optimale Ressourcendimensionierung im Griff bleiben

  • Sicherheit: Durch die optimale Ressourcendimensionierung können Sie sicher sein, dass ausreichend Kapazitäten für alle wichtigen Einkaufsaufgaben zur Verfügung stehen
  • Ansehen: Die optimierten Strukturen/Prozesse führen zu einer reibungslosen Zusammenarbeit innerhalb der Einkaufsabteilung, mit den Fachbereichen und Lieferanten. Hierdurch wird sich das Ansehen Ihrer Einkaufsmitarbeiter spürbar steigern.
  1. Analyse/Bewertung der aktuellen Organisationsstruktur (= Aufbauorganisation) und der Prozesse (Ablauforganisation) im Einkauf
  2. Redesign der Strukturen und Prozesse (Definition von Kernaufgaben des Einkaufs, Bestimmung des Zentralisierungsgrades, Quantifizierung benötigter Ressourcen, etc.)
  3. Transformation der aktuellen Einkaufsorganisation hin zur optimalen, neu ausgerichteten Einkaufsabteilung

Um einen tieferen Einblick in unsere Vorgehensweise bei der Optimierung der Einkaufsorganisation zu bekommen, bieten wir Ihnen eine „Minireorganisation des Einkaufs“ in Form eines eintägigen Workshops an. Hierbei entwickeln wir die optimale Einkaufsorganisation für zwei ausgewählte Materialgruppen Ihrer Wahl. Folgende Leistungen umfasst die Minireorganisation:

Abstimmung der beiden zu reorganisierenden Materialgruppen und Vorgehensweise:

1. Erhebung der Datenbasis für die Reorganisation (Erfassung Ist-Situation):

a. Aufnahme der aktuellen Strukturen und Prozesse für die beiden Materialgruppen
b. Erhebung des Einkaufsvolumens und der Anzahl der Lieferanten
c. Ermittlung der Anzahl der Einkäufer, die sich im Unternehmen um die Materialgruppen kümmern
d. Erfassung der Stellenprofile/Aufgabendefinitionen und bisherigen Tätigkeitsschwerpunkte
e. Ermittlung der zu betreuenden internen Kunden

2. Erarbeitung eines Vorschlags zum Redesign der Organisationsstruktur der beiden Materialgruppen unter Beantwortung folgender Schlüsselfragen der Einkaufsorganisation:

a. Welche Aufgaben soll der Einkauf zukünftig durchführen?
b. Auf welcher Hierarchieebene soll der Einkauf verankert werden?
c. Wie soll die Weisungsbefugnis geregelt werden?
d. Wie viele Ressourcen werden benötigt?
e. Wer soll die Aufgaben übernehmen?
f. Wie soll die Zusammenarbeit mit den Fachbereichsvertretern organisiert werden?
g. Welcher Zentralisierungsgrad ist sinnvoll?

3. Ableitung eines Umsetzungsplans für die Reorganisation der beiden Materialgruppen

Personal im Einkauf

Zielsetzung ist die Definition und Erreichung der erforderlichen Mitarbeiterqualität zur Erfüllung der Einkaufsziele.

  • Gewinnsteigerung: Sie erzielen höhere Einsparungen durch die verbesserte Qualität und Motivation des Einkaufspersonals
  • Sicherheit: Sie haben die Gewissheit, das bestmögliche Personal einzusetzen
  • Ansehen: Durch professionelleres Personal steigt das Ansehen des Einkaufs bei den Fachbereichen und die Einkaufsmitarbeiter haben mehr Freude an ihrem Job
  1. Identifizierung der Anforderungen an das Einkaufspersonal (Soll-Profile)
  2. Ermittlung der vorhandenen Mitarbeiterfähigkeiten (Ist-Profile) sowie der Anreiz-/Vergütungssysteme und Personalentwicklungsmaßnahmen
  3. Aufstellung und Begleitung des Personalentwicklungsprogramms ab (z. B. durch Festlegung von Trainingsplänen pro Mitarbeiter, Durchführung von Trainings und Überprüfung des Lerneffekts, etc.) und gegebenenfalls Anpassung des Anreiz-/Vergütungssystems

Um einen tiefen Einblick in unsere Vorgehensweise bei dem Training und der Entwicklung des Personals im Einkauf zu bekommen, bieten wir Ihnen einen eintägigen Workshop an, der folgende Agenda/Inhalte hat:

  1. Ermittlung der Anforderungen an das Personal im Einkauf
  2. Aufnahme der vorhandenen Mitarbeiterfähigkeiten, Anreiz- und Vergütungssysteme und Personalentwicklungsmaßnahmen
  3. Vorgehensweise zur Aufstellung eines Personalentwicklungsprogramms

Steuerungsaufgaben

Weiterentwicklung der Einkaufsabteilung

Einkaufsziele sowie Einkaufsstrategien & Warengruppenmanagement

Wir unterstützen Sie dabei Einkaufsziele auf Basis Ihrer übergeordneten Unternehmensziele und -strategie zu entwickeln. Die Umsetzung der definierten Ziele erfolgt durch die Ausarbeitung der Einkaufsstrategie. Durch die Einkaufsstrategie werden für Ihre Warengruppen klar definierte Maßnahmen, Verantwortlichkeiten sowie Zeitpläne abgeleitet. Durch Implementierung der Einkaufsstrategie in Ihr Warengruppenmanagement werden die Leitplanken für die zukünftige Ausrichtung des Einkaufs gesetzt. Alle anderen Entscheidungen, wie z. B. hinsichtlich der Einkaufsorganisation müssen sich an den definierten Einkaufszielen sowie der Einkaufsstrategie orientieren.

  • Gewinnsteigerung: Sie konzentrieren sich auf die „richtigen" Einsparungen, weil der Einkauf zielgerichtet/strategiekonform arbeitet und nur das tut, was zur Ziel-/ Strategieerreichung beiträgt.
  • Sicherheit: Sie stellen sicher, immer den richtigen Fokus zu setzen und können Vorstand und Fachbereichen jederzeit darlegen, dass der Einkauf im Sinne der Unternehmensziele und -strategie arbeitet (→ "interne Kundenorientierung").
  • Ansehen: Sie steigern die Reputation der Einkaufsabteilung, weil sie "auf den Punkt" zielgerichtet arbeitet und einen großen Beitrag zum angestrebten Unternehmenserfolg liefert.
  1. Situationsanalyse: Wir analysieren die Stärken/Schwächen des Einkaufs auf Basis der Unternehmensziele und-strategie.
  2. Ableitung Einkaufsziele: Wie entwickeln und selektieren zusammen mit Ihnen übergeordnete Einkaufsziele und leiten für die verschiedenen Hierarchiestufen und Warengruppen dazugehörige Teilziele ab.
  3. Definition Einkaufsstrategie und Warengruppenmanagement: Anhand der definierten Einkaufsziele wird ein Maßnahmenkatalog zur Implementierung der Einkaufsstrategie im Warengruppenmanagement und zur Weiterentwicklung der Einkaufsabteilung definiert.

Um einen tieferen Einblick in unsere Vorgehensweise zu bekommen, bieten wir Ihnen einen eintägigen Workshop an, der folgende Agenda/Inhalte hat:

  1. Einführung

    1. Nutzen/Zweck der Einkaufsziele sowie Einkaufsstrategie.
    2. Prozess zur Ableitung der Einkaufsziele sowie Einkaufsstrategie.

  2. Durchführung Situationsanalyse

    1. Identifizierung der Unternehmensziele und -strategie als Rahmenbedingung.
    2. Analyse der Stärken/Schwächen der Einkaufsabteilung/des Warengruppenmanagement.

  3. Strategieformulierung/-auswahl

    1. Ableitung von möglichen Einkaufsstrategiealternativen.
    2. Auswahl der richtigen Einkaufsstrategie.

  4. Strategieimplementierung

    1. Elemente („Einkaufsstellschrauben“) zur Implementierung der Einkaufsstrategie.
    2. Vorgehensweise zur Erstellung des Umsetzungsplans für die Implementierung in das Warengruppenmanagement.

Kernaufgaben

Weiterentwicklung der Einkaufsabteilung

Strategischer Einkauf (Strategic Sourcing)

Im Mittelpunkt stehen zwei Themen:

  • Die Optimierung der Konditionen für direkte/indirekte Materialgruppen, Dienstleistungen und Investitionsgüter

und/oder

  • Der Aufbau von alternativen Lieferquellen (Ziel: Versorgungssicherheit/Innovationskraft sicherstellen)

  • Gewinnsteigerung: Sie erzielen höhere Einsparungen durch die konsequente Durchführung des strategischen Einkaufsprozesses
  • Sicherheit in doppelter Hinsicht:

    • Sie haben die Gewissheit, marktgerechte Preise zu zahlen, weil alle Einsparhebel ausgeschöpft und damit "maximale" Einsparungen erzielt worden sind
    • Sie reduzieren das Versorgungsrisiko durch den Aufbau alternativer Lieferquellen

  • Priorisierung der zu optimierenden Materialgruppen (in der Regel nach Einsparpotenzial und Schwierigkeitsgrad der Umsetzung)
  • Durchführung des fünfstufigen strategischen Einkaufsprozesses zur Erzielung von Einsparungen und/oder zum Aufbau alternativer Lieferantenquellen:
    1. Bedarfsanalyse
    2. Einkaufsmarktanalyse
    3. Definition Einkaufsstrategie
    4. Lieferantenanalyse und -auswahl
    5. Implementierung

Um einen tiefen Einblick in unsere Vorgehensweise zur Durchführung des strategischen Einkaufsprozesses zu bekommen, bieten wir Ihnen einen eintägigen Workshop zum strategischen Einkaufsprozess an, der folgende Agenda/Inhalte hat:

1. Einführung

a. Nutzen/Zweck des strategischen Einkaufsprozesses (Strategic Sourcing)

b. Überblick Prozessschritte

2. Bedarfe im Detail analysieren

3. Richtige Vorgehensweise bei der Einkaufsmarktanalyse

4. Die optimale Einkaufsstrategie auswählen:

a. Zusammenführung der Ergebnisse von Bedarfs- und Einkaufsmarktanalyse zur Ableitung der optimalen Strategie

b. Auswahl der effizientesten Einsparhebel in Abhängigkeit von der definierten Strategie

c. Unterschiedliche Implementierungspfade identifizieren

d. Bewährte Vorgehensweisen zur Umsetzung des gewählten Implementierungspfads

5. Lieferanten fundiert und nachvollziehbar auswählen:

a. Wichtige Kriterien für die Lieferantenauswahl

b. Optimale Vorbereitung von Verhandlungen

6. Vertragsabschluss und –implementierung:

a. Sicherheit durch transparente Verträge

b. Effiziente Einbindung neuer Lieferanten in bestehende Prozesse und das laufende Tagesgeschäft

7. Voraussetzungen für die erfolgreiche Durchführung des strategischen Einkaufsprozesses

8. Fallstricke pro Prozessschritt

Taktischer/Operativer Einkauf

Ziel ist es die gesamten Prozesse des operativen und taktischen Einkaufs zu optimieren. Dabei steuert der operative Einkauf den Prozess von der Bestellanforderung über die Logistik der Anlieferung bis zur Bezahlung (→ "order-to-pay-Prozess").

Der taktische Einkauf stellt das Bindeglied zwischen dem operativen und strategischen Einkauf dar. Nach Festlegung des Lieferanten-Pools durch den strategischen Einkauf führt der taktische Einkauf Ausschreibungen innerhalb des Pools durch und wählt den Lieferanten aus. Der operative Einkauf kümmert sich danach um die Bestellung.

  • Gewinnsteigerung in doppelter Hinsicht:

    • Effizientere, schlanke Prozesse führen zu einer Steigerung der Produktivität der Einkaufsabteilung bzw. zu freien Personalkapazitäten
    • Durch Vorgabe von Bestellwegen (ohne Schlupflöcher) wird die Maverick Buying Quote reduziert. So steigen die Einsparungen, weil sichergestellt wird, dass die Verträge mit Lieferanten auch tatsächlich umgesetzt werden (die Einsparungen sind nicht nur "auf dem Papier" existent, sondern werden auch tatsächlich realisiert).

  • Sicherheit: Sie haben die Sicherheit, die Vorschriften der Revision zu erfüllen, da die neuen Prozesse nach Abstimmung mit allen betroffenen Parteien revisionssicher gestaltet werden
  1. Analyse der aktuellen Bestellprozesse („order-to-pay“) und der dazugehörigen IT-Unterstützung
  2. Identifizierung von Verbesserungspotenzialen (z. B. durch Verschlankung/Vereinfachung von Prozessen und Compliance-Analyse) im Bestellprozess
  3. Anpassung der Prozesse, um Effizienzpotenziale zu realisieren

Um einen tieferen Einblick in unsere Vorgehensweise bei der Optimierung des taktischen/operativen Einkaufs zu bekommen, bieten wir Ihnen einen eintägigen Workshop an, der folgende Agenda/Inhalte hat:

  1. Einführung: Abgrenzung taktischer/operativer zu strategischer Einkauf
  2. Durchführung Stärken-/Schwächen-Analyse bestehender taktischer/operativer Einkaufsprozess
  3. Identifizierung von Optimierungspotenzialen im taktischen/operativen Einkaufsprozess
  4. Vorgehensweise zur Erstellung eines Implementierungs-/Trainingsplans für die Optimierungsmaßnahmen im taktischen/operativen Einkaufsprozess

Lieferanten-/Risikomanagement

Im Mittelpunkt steht der Aufbau eines Lieferantenbewertungs- und -entwicklungssystems.

  • Gewinnsteigerung in doppelter Hinsicht:

    • Die Einsparungen erhöhen sich, da durch permanente Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten neue Einsparideen entstehen, die umgesetzt werden können
    • Kosten-/Zeitvorteile: Sie kümmern sich zukünftig mehr um die wirklich wichtigen Lieferanten, da die Lieferantenbewertung eindeutige Ergebnisse darüber liefert, wo der Einkauf seine Zeit/Ressourcen (= Personalkosten) investieren muss

  • Sicherheit in doppelter Hinsicht:

    • Sie haben die Gewissheit, mit den besten Lieferanten zu arbeiten
    • Sie optimieren die Versorgungssicherheit durch ein genaues Monitoring der Lieferantenleistungen und daraus resultierende Maßnahmen zur Lieferantenweiterentwicklung

  • Ansehen, da ein gutes Lieferantenmanagement den Lieferanten eine gewisse Wertschätzung spüren lässt, die in der Regel honoriert wird. So macht die Zusammenarbeit mit Lieferanten, die als Geschäftspartner angesehen werden, einfach mehr Spaß.
  1. Erhebung der erforderlichen Lieferantendaten (ABC-Analyse auf Unternehmens- und Warengruppenebene, Erfassung bisheriger Kooperationsgrad mit Lieferanten, etc.)
  2. Entwicklung des Konzepts zum Lieferantenmanagement (→ Welche Lieferanten sollen bewertet/entwickelt werden? → Welche Kriterien werden für die Lieferantenbewertung benötigt?)
  3. Umsetzung des Konzepts für alle oder ausgewählte Warengruppen/Lieferanten

Um einen tiefen Einblick in unsere Vorgehensweise beim Lieferantenmanagement zu bekommen, bieten wir Ihnen einen eintägigen Workshop an, der folgende Agenda/Inhalte hat:

1. Einführung

a. Nutzen/Zweck eines Lieferantenmanagementsystems
b. Die Elemente eines Lieferantenmanagementsystems

2. Konzeption eines erfolgreichen Lieferantenmanagements

a. Professionelle Lieferantenbewertung
b. Richtige Lieferantenklassifizierung
c. Konsequente Lieferantenentwicklung

3. Umsetzung des Lieferantenmanagements

a. Maßnahmenpläne definieren und Lieferantengespräche führen
b. Benötigte IT-Tools einführen (Welche Systeme werden benötigt?)
c. Auswahl eines geeigneten IT-Dienstleisters
d. Einführung des Lieferantenmanagements im Unternehmen

Supportaufgaben

Weiterentwicklung der Einkaufsabteilung

Einkaufscontrolling

Zielsetzung ist die proaktive Steuerung des Einkaufs durch Aufbau eines Kennzahlen-Systems, eines Trackings der Einkaufsinitiativen, einer GuV-orientierten Einsparmessung und von Einkaufsvolumenanalysen.

  • Sicherheit:

    • Als Vorstand/Geschäftsführer können Sie die Einkaufsleistung und dabei insbesondere den GuV-Beitrag des Einkaufs messen und präzise steuern
    • Als Einkaufsleiter können Sie auf eine verlässliche, saubere Datenbasis zurückgreifen und haben so den Einkauf sicher im Griff

  • Ansehen: Durch ein effizientes Einkaufscontrolling werden Einsparungen nachvollziehbar gemessen und damit ein eindeutiger Nachweis des Beitrags der Einkaufsabteilung zum Unternehmenserfolg erbracht
  1. Erfassung und Bewertung des Ist-Zustands der Kernelemente des Einkaufcontrollings (Einkaufsvolumenanalyse, Einkaufsinitiativentracking, Einsparmess- und Kennzahlensystem sowie der Qualität der Datenbasis und Vernetzung mit der Einkaufs- und Unternehmensstrategie)
  2. Erarbeitung und Implementierung der erforderlichen Verbesserungsmaßnahmen für die Kernelemente des Einkaufscontrollings und für die Qualität der Datenbasis
  3. Sicherstellung der Verzahnung des Einkaufcontrolling-Systems mit der Unternehmens- und Einkaufsstrategie

Um einen tiefen Einblick in unsere Vorgehensweise bei der Optimierung des Einkaufcontrollings zu bekommen, bieten wir Ihnen einen eintägigen Workshop an, der folgende Agenda/Inhalte hat:

1. Einführung

a. Nutzen/Zweck eines Einkaufcontrolling-Systems
b. Die Ebenen/Elemente eines Einkaufcontrolling-Systems

2. GuV-orientierte Einsparmessung

a. Klare Definition des Begriffs Einsparung
b. Prozess der Einsparmessung
c. Unterschiedliche Messlatten (=Baselines)
d. Unterschiedliche Einsparhebel
e. Korrekte Berechnung von Einsparungen
f. Unterschiedliche Perspektiven auf Einsparungen (Cash vs. EBIT-Perspektive)

3. Tracking der Einkaufsinitiativen/Verfolgung der Einsparmessung

a. Tracking der Savings-Pipeline
b. Bemessung des Einflusses auf die GuV

4. Die Einkaufs-Balanced-Scorecard (E-BSC)

a. Entwurf der E-BSC
b. Die E-BSC als Anreizsystem für Mitarbeiter

5. IT-Unterstützung bei der Einsparmessung

6. Bewährte Darstellungsformen Ihrer Einkaufserfolge

Methodenentwicklung

Die Methodenentwicklung unterstützt alle Steuerungs- und Kernaufgaben. Dabei ist es das Ziel, eine hohe Qualität der Einkaufsarbeit durch die sorgfältige Anwendung der richtigen Methoden sicherzustellen. Im Fokus liegen dabei insbesondere Methoden zur Verbesserung des strategischen Einkaufsprozesses und des Lieferantenmanagements.

  • Gewinnsteigerung: Sie erzielen höhere Einsparungen durch die gesteigerte Arbeitsqualität
  • Sicherheit: Sie haben die Gewissheit, dass der Einkauf immer auf einem hohem Leistungsniveau arbeitet
  1. Aufnahme/Analyse der aktuell im Einkauf angewendeten Methoden
  2. Identifizierung von Optimierungspotenzialen (→ Werden die aktuell eingesetzten Methoden korrekt angewendet? → Gibt es weitere Methoden, die angewendet werden sollten?)
  3. Umsetzung der identifizierten Optimierungspotenziale durch Schulung der Einkaufsmitarbeiter

Um einen tieferen Einblick in unsere Vorgehensweise bei der Methodenentwicklung zu bekommen, bieten wir Ihnen einen eintägigen Workshop an, der folgende Agenda/Inhalte hat:

  1. Einführung: Vorgehensweise zur Auswahl des geeigneten Methoden-Sets für den Einkauf
  2. Durchführung: Stärken-Schwächen-Analyse als Methodenanwendung in den Einkaufsprozessen
  3. Identifizierung von Optimierungspotenzialen bei der Methodenanwendung in den Einkaufsprozessen
  4. Vorgehensweise zur Erstellung des Implementierungsplans/Schulungsplans für die Einkaufsmitarbeiter für die Anwendung des neuen Methoden-Sets

IT-Unterstützung

Im Zentrum steht die Definition der Informationen/Systeme, die für die optimale Unterstützung der Einkaufsprozesse benötigt werden.

  • Gewinnsteigerung in doppelter Hinsicht:

    • Die Einkaufskonditionen können reduziert werden, da sich durch die verbesserte Informationslage Ansatzpunkte zur Kostenoptimierung ergeben
    • Durch die verbesserten Systeme werden die Prozesse effizienter, da z. B. durch E-Procurement-Systeme die durchschnittlichen Bestellkosten sinken (= Personalkostenreduzierung)

  • Sicherheit: Die Verlässlichkeit der Einkaufsentscheidungen steigt, da auf optimales Datenmaterial zurückgegriffen werden kann (→ "kein Blindflug")
  1. Analyse der bestehenden IT-Systeme im Einkauf
  2. Erhebung der Prozesse/Aufgaben, die durch IT-Systeme unterstützt werden (sollen)
  3. Definition der Anforderungen an die Leistungsfähigkeit der IT-Systeme zur Unterstützung der geforderten Aufgaben und Prozesse
  4. Festlegung der erforderlichen Datengranularität (→ In welchem Detailgrad werden Daten benötigt?)
  5. Festlegung des Optimierungsbedarfs der bestehenden IT-Systeme
  6. Definition des Lastenhefts zur Anpassung der bestehenden Systeme bzw. Einführung von neuen Systemen
  7. Auswahl der IT-Dienstleister zur Umsetzung der im Lastenheft definierten Anpassungen
  8. Monitoring des IT-Dienstleisters bei der Umsetzung und Überprüfung der Anpassungen aus dem Lastenheft

Um einen tieferen Einblick in unsere Vorgehensweise bei der IT-Unterstützung zu bekommen, bieten wir Ihnen einen eintägigen Workshop an, der folgende Agenda/Inhalte hat:

  1. Aufnahme der Einkaufsprozesse, die durch Systeme optimiert werden sollen
  2. Definition von Anforderungen an die IT-Systeme zur Unterstützung der Einkaufsprozesse
  3. Bewertung der bestehenden Systeme unter Berücksichtigung der Anforderungen des Einkaufs
  4. Erarbeitung von Optimierungsmaßnahmen für bestehende Systeme
  5. Entwicklung eines Implementierungsplans zur Verbesserung bestehender/Einführung neuer Systeme