Warum benötigen Sie ein systematisches Prozessmanagement?

Prozessmanagement ist ein ganzheitlicher Ansatz, der darauf abzielt, die Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu analysieren, zu optimieren und effektiv zu steuern. Es bringt alle wesentlichen Abläufe eines Unternehmens in Einklang, um eine optimale Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Funktionen zu gewährleisten. Beispiele für klassische Geschäftsprozesse sind hierbei Order-to-Cash-, Source-to-Pay-Prozesse oder Neuprodukt-Listungsprozesse sowie physische Materialflussprozesse. Das Ziel ist, Ressourcen effizient einzusetzen, Qualität zu steigern und Kosten zu senken, um den langfristigen Unternehmenserfolg sicherzustellen. 

Ineffizienzen, wie beispielsweise unklare Verantwortlichkeiten, doppelte oder manuelle Arbeitsabläufe oder zeitaufwändige Abstimmungen, können durch ein systematisches Prozessmanagement frühzeitig erkannt und optimiert werden. Dabei werden alle relevanten Unternehmensbereiche – von Produktion, Logistik und Vertrieb über Einkauf bis hin zur IT – eng miteinander verzahnt. 

Mit einem effektiven Prozessmanagement lassen sich Herausforderungen wie steigende Kundenanforderungen, komplexer werdende Lieferketten oder zunehmender Kostendruck erfolgreich bewältigen. Unternehmen profitieren von einer klaren Struktur, höherer Transparenz und Flexibilität, um auf Marktveränderungen schnell reagieren zu können und das eigene Wachstum nachhaltig zu fördern. 

Schlanke, optimierte Prozesse schaffen die Grundlage für moderne Technologien wie beispielsweise Robotic Process Automation (RPA). Sie ermöglichen es, wiederkehrende Tätigkeiten zu standardisieren und zeitintensive manuelle Schritte durch digitale Workflows zu ersetzen. Dadurch werden nicht nur Fehler minimiert und die Effizienz gesteigert, sondern auch Kapazitäten freigesetzt, die für strategische Aufgaben genutzt werden können. Gleichzeitig schaffen optimierte Prozesse die Voraussetzung für die Integration neuer Technologien wie künstlicher Intelligenz, die weitere Potenziale zur Prozessverbesserung eröffnen. 

Optimale, effiziente Prozesse zeichnen sich durch ihre schlanke Gestaltung, klar definierte Schnittstellen und hohe Skalierbarkeit aus. Sie sind standardisiert, um einheitliche Abläufe sicherzustellen, und überall dort, wo es möglich ist, automatisiert, um Zeit- und Kostenaufwände zu minimieren. Ein weiterer Schlüssel ist die Optimierung von Schnittstellen, wodurch reibungslose Abläufe zwischen Abteilungen und Systemen gewährleistet werden. Dies macht Unternehmen nicht nur flexibler und widerstandsfähiger, sondern schafft auch die Basis, um auf Wachstum und steigende Anforderungen vorbereitet zu sein. 

Zielsetzungen der Einführung eines ganzheitlichen Prozessmanagements:

  • Kosten senken und Rentabilität steigern: Betriebskosten durch verbesserte Ressourcennutzung und optimierte Arbeitsabläufe nachhaltig reduzieren. ​​​​​​
  • Transparenz über alle Geschäftsprozesse schaffen: Klare und nachvollziehbare Strukturierung aller Abläufe, um Abhängigkeiten und Optimierungspotenziale frühzeitig zu erkennen.
  • Effizienz durch Prozessoptimierung steigern: Doppelarbeit, Zeitverschwendung und Ressourcenverschwendung durch standardisierte Prozesse reduzieren als Grundlage für automatisierte, digitalisierte und skalierbare Prozesse.
  • Kundenorientierung verbessern: Prozesse gezielt auf Kundenbedürfnisse ausrichten, um höhere Kundenzufriedenheit und stärkere Kundenbindung zu erreichen.
  • Flexibilität und Agilität erhöhen: Schnellere Anpassung an Marktveränderungen und neue Anforderungen durch schlanke und adaptive Prozesse ermöglichen.
  • Wettbewerbsvorteile & Unternehmenswachstum erzielen: Durch kontinuierliche Prozessverbesserung und optimale Prozesssteuerung bessere Qualität, niedrigere Kosten und schnellere Reaktionszeiten erzielen. Abhebung von Konkurrenz und kontinuierliches, profitables Wachstum ermöglichen. 

 

Was sind die Herausforderungen?

Erfolgreiches Prozessmanagement mit profitabler Prozessoptimierung kann auf zahlreiche Hindernisse stoßen, die sowohl struktureller als auch kultureller Natur sind. Wir von HÖVELER HOLZMANN durchlaufen mit Ihnen gemeinsam die Transformation zu einer prozessorientierten Organisation und setzen dabei auf methodische Fachkompetenz und strategisches Change- und Stakeholder-Management. 
Zu den häufigsten Herausforderungen zählen: 

  • Fehlendes Fachwissen: Prozessmanagement erfordert spezifische Kompetenzen, sowohl im operativen als auch im strategischen Bereich. Ein Mangel an geschultem Personal, Know-how und Best-Practice Methoden & Werkzeugen kann die Implementierung verlangsamen oder die Ergebnisse negativ beeinflussen. 
  • Prozesskomplexität: Die hohe Komplexität im Prozessmanagement stellt Unternehmen vor immense Herausforderungen, da zahlreiche Prozessschritte, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten effizient koordiniert werden müssen. Besonders problematisch sind dabei die Vielzahl unterschiedlicher IT-Systeme, die häufig mit Systembrüchen und mangelnder Integration einhergehen. 
  • Historisch gewachsene Prozesse: Prozesse, die sich über die Zeit entwickelt haben, entsprechen oft nicht mehr den aktuellen Anforderungen und Zielen des Unternehmens. Dies führt zu ineffizienten Abläufen, da alte Strukturen und Methoden nicht an moderne Gegebenheiten angepasst wurden. 
  • Abteilungsübergreifende Koordination: Unterschiedliche Abteilungen verfolgen oft eigene Ziele, Prioritäten und Arbeitsweisen. Das Aufbrechen von Silos und die Schaffung einer effektiven Zusammenarbeit erfordert klare Kommunikationswege und eine übergeordnete Zielsetzung. 
  • Kulturelle Barrieren: Eine Unternehmenskultur, die keine offene Kommunikation oder kontinuierliche Verbesserung fördert, erschwert die Etablierung eines agilen und flexiblen Prozessmanagements. 
  • Fehlendes Top-Management-Engagement: Ohne die aktive Unterstützung und das Engagement der Führungsebene fällt es schwer, Widerstände gegen Veränderungen zu überwinden sowie die notwendigen Ressourcen und den kulturellen Wandel zu mobilisieren, die für ein erfolgreiches Prozessmanagement erforderlich sind. 

 

 

Welche Vorteile erzielen Sie durch Prozessmanagement?

  • Kundenzufriedenheit: Reibungslose und gut abgestimmte Prozesse führen zu zuverlässigen Lieferzeiten, besserem Service und höherer Produktqualität. Dies stärkt die Kundenbindung und erhöht die Zufriedenheit. 
  • Effizienzgewinne: Optimierte und automatisierte Abläufe reduzieren Prozesskosten und erhöhen die Produktivität. Wiederholbare und standardisierte Prozesse minimieren Fehlerquellen und verbessern die Ergebnisqualität. 
  • Kostensenkung: Durch die Reduktion von Prozessineffizienzen wie doppelter Arbeit, langen Durchlaufzeiten oder überflüssigen Schnittstellen können Betriebskosten nachhaltig gesenkt werden. 
  • Umsatzsteigerung: Bessere Prozesssteuerung und optimierte Ressourcennutzung sowie skalierbare Prozesse ermöglichen eine schnelle Anpassung an Marktanforderungen, wodurch Chancen effizienter genutzt und potenzielle Umsatzeinbußen vermieden werden. 
  • Mitarbeiterzufriedenheit: Klare Strukturen, transparente Verantwortlichkeiten und wertschöpfende Prozessschritte verbessern die Arbeitsbedingungen und reduzieren Stress, was die Motivation und Produktivität der Mitarbeiter steigert. 
  • Wettbewerbsvorteile & Unternehmenswachstum: Unternehmen, die ihre Prozesse kontinuierlich verbessern und optimal steuern, können sich durch bessere Qualität, niedrigere Kosten und schnellere Reaktionszeiten von der Konkurrenz abheben und somit kontinuierlich profitabel wachsen.  

 

Wie gehen wir bei der Einführung/Umsetzung von Prozessmanagement in Ihrem Unternehmen vor?

HÖVELER HOLZMANN bietet zur kundenindividuellen Optimierung des bestehenden Prozessmanagements Unterstützung in verschiedenen Bereichen an. Ob Sie im ersten Schritt nach Unterstützung bei der Schaffung von Transparenz z. B. in Form der Erarbeitung einer Prozesslandkarte und Prozessbewertung suchen oder direkt in die Prozessoptimierung priorisierter Prozesse eingestiegen werden kann – wir setzen auf Ihrem Stand des Prozessmanagements auf und optimieren gemeinsam die relevanten Bereiche. 

  • Transparenzschaffung: Das Beratungsmodul zur Transparenzschaffung im Prozessmanagement umfasst die systematische Prozesserfassung und -clusterung, um einen strukturierten Überblick über alle relevanten Abläufe zu gewinnen. Auf dieser Basis werden eine Prozesslandkarte erstellt und Prozesse durch Bewertung und Priorisierung hinsichtlich ihrer strategischen Relevanz und Optimierungspotenziale analysiert. 
  • Prozessoptimierung: Das Beratungsmodul zur Prozessoptimierung im Prozessmanagement umfasst eine detaillierte Prozessanalyse, um Schwachstellen und ineffiziente Abläufe zu identifizieren. Daraus werden gezielt Optimierungspotenziale und Soll-Prozesse abgeleitet sowie konkrete Umsetzungsmaßnahmen entwickelt, um die Effizienz und Effektivität der Prozesse nachhaltig zu steigern. 
  • Prozessschulungen: Das Beratungsmodul zur Prozessschulung im Prozessmanagement zielt darauf ab, Mitarbeiter zu befähigen, eigenständig Optimierungen in ihren Prozessen durchzuführen. Dabei wird ein methodischer und pragmatischer Optimierungsansatz vermittelt, der leicht anwendbar ist und die nachhaltige Umsetzung der Verbesserungen im Unternehmen sicherstellt. 
  • Prozessdigitalisierung: Das Beratungsangebot zur Prozessdigitalisierung im Prozessmanagement unterstützt Unternehmen dabei, den Digitalisierungsgrad ihrer Prozesse gezielt zu erhöhen. Dies erfolgt durch die Auswahl passender Softwarelösungen und deren Implementierung, um Prozesse effizienter, schneller und zukunftssicher zu gestalten. 

 

Vierstufiges Vorgehen zur Implementierung von Prozessmanagement

Ein beispielhaftes Projekt zur Optimierung des Prozessmanagements erfolgt in einem ganzheitlichen vierstufigen Vorgehen zur Implementierung von Prozessmanagement als Treiber für eine prozessuale Transformation zur Förderung profitablen Unternehmenswachstums. 

  1. Prozessaufnahme: Der erste Schritt umfasst die Dokumentation der vorhandenen Prozesse, um einen Überblick über den aktuellen Status der Prozesslandschaft zu schaffen. Dabei wird eine methodische Begleitung und Hilfestellung (z. B. mit Werkzeugen wie SIPOC) angeboten, um eine einheitliche und strukturierte Prozessaufnahme zu gewährleisten.  
  2. Erstellung der Prozesslandkarte: Auf Basis der aufgenommenen Prozesse wird eine Prozesslandkarte erstellt, die eine strukturierte Übersicht über alle relevanten Prozesse bietet. Diese Prozesse werden in Hauptprozesse gegliedert, um die Komplexität zu managen. Ein zentraler Bestandteil dieses Schritts ist die Transparenzschaffung, insbesondere bei abteilungsübergreifenden und komplexen Prozessabläufen. 
  3. Bewertung & Priorisierung: Die identifizierten Prozesse werden nach einem Scoring-Modell bewertet, das Kosten und Qualität berücksichtigt. Dies ermöglicht eine Priorisierung der Prozesse, sodass konkrete Optimierungspakete abgeleitet und für die Umsetzung vorbereitet werden können. 
  4. Prozessoptimierung: Dieser Schritt umfasst die methodische Optimierung der priorisierten Prozesse. Als Beispiel kann hier die DMAIC-Methode (aus Six Sigma) genutzt werden, die in fünf Schritten – Define, Measure, Analyze, Improve, Control – eine strukturierte Verbesserung der Prozesse ermöglicht. Zudem werden Prozesstrainings für Stakeholder durchgeführt, um die Umsetzung der Optimierungspakete durch einen Train-the-Trainer-Ansatz zu unterstützen. 

Diese Vorgehensweise wird durch parallele Optimierungs-Sprints ergänzt, um eine zeitnahe Realisierung der Effekte sicherzustellen. Damit wird früh gezeigt, dass sowohl Transparenz als auch nachhaltige Effizienzsteigerungen in den Prozessen erreicht werden können. Ein effektives Mittel für ein zielführendes Change Management