
Prozessmanagement
Warum benötigen Sie ein systematisches Prozessmanagement?
Prozessmanagement ist ein ganzheitlicher Ansatz, der darauf abzielt, die Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu analysieren, zu optimieren und effektiv zu steuern. Es bringt alle wesentlichen Abläufe eines Unternehmens in Einklang, um eine optimale Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Funktionen zu gewährleisten. Beispiele für klassische Geschäftsprozesse sind hierbei Order-to-Cash-, Source-to-Pay-Prozesse oder Neuprodukt-Listungsprozesse sowie physische Materialflussprozesse. Das Ziel ist, Ressourcen effizient einzusetzen, Qualität zu steigern und Kosten zu senken, um den langfristigen Unternehmenserfolg sicherzustellen.
Schlanke, optimierte Prozesse schaffen die Grundlage für moderne Technologien wie beispielsweise Robotic Process Automation (RPA). Sie ermöglichen es, wiederkehrende Tätigkeiten zu standardisieren und zeitintensive manuelle Schritte durch digitale Workflows zu ersetzen. Dadurch werden nicht nur Fehler minimiert und die Effizienz gesteigert, sondern auch Kapazitäten freigesetzt, die für strategische Aufgaben genutzt werden können. Gleichzeitig schaffen optimierte Prozesse die Voraussetzung für die Integration neuer Technologien wie künstlicher Intelligenz, die weitere Potenziale zur Prozessverbesserung eröffnen.
Optimale, effiziente Prozesse zeichnen sich durch ihre schlanke Gestaltung, klar definierte Schnittstellen und hohe Skalierbarkeit aus. Sie sind standardisiert, um einheitliche Abläufe sicherzustellen, und überall dort, wo es möglich ist, automatisiert, um Zeit- und Kostenaufwände zu minimieren. Ein weiterer Schlüssel ist die Optimierung von Schnittstellen, wodurch reibungslose Abläufe zwischen Abteilungen und Systemen gewährleistet werden. Dies macht Unternehmen nicht nur flexibler und widerstandsfähiger, sondern schafft auch die Basis, um auf Wachstum und steigende Anforderungen vorbereitet zu sein.
Zielsetzungen der Einführung eines ganzheitlichen Prozessmanagements:

- Kosten senken und Rentabilität steigern: Betriebskosten durch verbesserte Ressourcennutzung und optimierte Arbeitsabläufe nachhaltig reduzieren.
- Transparenz über alle Geschäftsprozesse schaffen: Klare und nachvollziehbare Strukturierung aller Abläufe, um Abhängigkeiten und Optimierungspotenziale frühzeitig zu erkennen.
- Effizienz durch Prozessoptimierung steigern: Doppelarbeit, Zeitverschwendung und Ressourcenverschwendung durch standardisierte Prozesse reduzieren als Grundlage für automatisierte, digitalisierte und skalierbare Prozesse.
- Kundenorientierung verbessern: Prozesse gezielt auf Kundenbedürfnisse ausrichten, um höhere Kundenzufriedenheit und stärkere Kundenbindung zu erreichen.
- Flexibilität und Agilität erhöhen: Schnellere Anpassung an Marktveränderungen und neue Anforderungen durch schlanke und adaptive Prozesse ermöglichen.
- Wettbewerbsvorteile & Unternehmenswachstum erzielen: Durch kontinuierliche Prozessverbesserung und optimale Prozesssteuerung bessere Qualität, niedrigere Kosten und schnellere Reaktionszeiten erzielen. Abhebung von Konkurrenz und kontinuierliches, profitables Wachstum ermöglichen.
Was sind die Herausforderungen?
Erfolgreiches Prozessmanagement mit profitabler Prozessoptimierung kann auf zahlreiche Hindernisse stoßen, die sowohl struktureller als auch kultureller Natur sind. Wir von HÖVELER HOLZMANN durchlaufen mit Ihnen gemeinsam die Transformation zu einer prozessorientierten Organisation und setzen dabei auf methodische Fachkompetenz und strategisches Change- und Stakeholder-Management.
Zu den häufigsten Herausforderungen zählen:
Welche Vorteile erzielen Sie durch Prozessmanagement?

- Kundenzufriedenheit: Reibungslose und gut abgestimmte Prozesse führen zu zuverlässigen Lieferzeiten, besserem Service und höherer Produktqualität. Dies stärkt die Kundenbindung und erhöht die Zufriedenheit.
- Effizienzgewinne: Optimierte und automatisierte Abläufe reduzieren Prozesskosten und erhöhen die Produktivität. Wiederholbare und standardisierte Prozesse minimieren Fehlerquellen und verbessern die Ergebnisqualität.
- Kostensenkung: Durch die Reduktion von Prozessineffizienzen wie doppelter Arbeit, langen Durchlaufzeiten oder überflüssigen Schnittstellen können Betriebskosten nachhaltig gesenkt werden.
- Umsatzsteigerung: Bessere Prozesssteuerung und optimierte Ressourcennutzung sowie skalierbare Prozesse ermöglichen eine schnelle Anpassung an Marktanforderungen, wodurch Chancen effizienter genutzt und potenzielle Umsatzeinbußen vermieden werden.
- Mitarbeiterzufriedenheit: Klare Strukturen, transparente Verantwortlichkeiten und wertschöpfende Prozessschritte verbessern die Arbeitsbedingungen und reduzieren Stress, was die Motivation und Produktivität der Mitarbeiter steigert.
- Wettbewerbsvorteile & Unternehmenswachstum: Unternehmen, die ihre Prozesse kontinuierlich verbessern und optimal steuern, können sich durch bessere Qualität, niedrigere Kosten und schnellere Reaktionszeiten von der Konkurrenz abheben und somit kontinuierlich profitabel wachsen.
Wie gehen wir bei der Einführung/Umsetzung von Prozessmanagement in Ihrem Unternehmen vor?
HÖVELER HOLZMANN bietet zur kundenindividuellen Optimierung des bestehenden Prozessmanagements Unterstützung in verschiedenen Bereichen an. Ob Sie im ersten Schritt nach Unterstützung bei der Schaffung von Transparenz z. B. in Form der Erarbeitung einer Prozesslandkarte und Prozessbewertung suchen oder direkt in die Prozessoptimierung priorisierter Prozesse eingestiegen werden kann – wir setzen auf Ihrem Stand des Prozessmanagements auf und optimieren gemeinsam die relevanten Bereiche.
- Prozessschulungen: Das Beratungsmodul zur Prozessschulung im Prozessmanagement zielt darauf ab, Mitarbeiter zu befähigen, eigenständig Optimierungen in ihren Prozessen durchzuführen. Dabei wird ein methodischer und pragmatischer Optimierungsansatz vermittelt, der leicht anwendbar ist und die nachhaltige Umsetzung der Verbesserungen im Unternehmen sicherstellt.
- Prozessdigitalisierung: Das Beratungsangebot zur Prozessdigitalisierung im Prozessmanagement unterstützt Unternehmen dabei, den Digitalisierungsgrad ihrer Prozesse gezielt zu erhöhen. Dies erfolgt durch die Auswahl passender Softwarelösungen und deren Implementierung, um Prozesse effizienter, schneller und zukunftssicher zu gestalten.
Vierstufiges Vorgehen zur Implementierung von Prozessmanagement
Ein beispielhaftes Projekt zur Optimierung des Prozessmanagements erfolgt in einem ganzheitlichen vierstufigen Vorgehen zur Implementierung von Prozessmanagement als Treiber für eine prozessuale Transformation zur Förderung profitablen Unternehmenswachstums.

- Prozessaufnahme: Der erste Schritt umfasst die Dokumentation der vorhandenen Prozesse, um einen Überblick über den aktuellen Status der Prozesslandschaft zu schaffen. Dabei wird eine methodische Begleitung und Hilfestellung (z. B. mit Werkzeugen wie SIPOC) angeboten, um eine einheitliche und strukturierte Prozessaufnahme zu gewährleisten.
- Erstellung der Prozesslandkarte: Auf Basis der aufgenommenen Prozesse wird eine Prozesslandkarte erstellt, die eine strukturierte Übersicht über alle relevanten Prozesse bietet. Diese Prozesse werden in Hauptprozesse gegliedert, um die Komplexität zu managen. Ein zentraler Bestandteil dieses Schritts ist die Transparenzschaffung, insbesondere bei abteilungsübergreifenden und komplexen Prozessabläufen.
- Bewertung & Priorisierung: Die identifizierten Prozesse werden nach einem Scoring-Modell bewertet, das Kosten und Qualität berücksichtigt. Dies ermöglicht eine Priorisierung der Prozesse, sodass konkrete Optimierungspakete abgeleitet und für die Umsetzung vorbereitet werden können.
- Prozessoptimierung: Dieser Schritt umfasst die methodische Optimierung der priorisierten Prozesse. Als Beispiel kann hier die DMAIC-Methode (aus Six Sigma) genutzt werden, die in fünf Schritten – Define, Measure, Analyze, Improve, Control – eine strukturierte Verbesserung der Prozesse ermöglicht. Zudem werden Prozesstrainings für Stakeholder durchgeführt, um die Umsetzung der Optimierungspakete durch einen Train-the-Trainer-Ansatz zu unterstützen.
Diese Vorgehensweise wird durch parallele Optimierungs-Sprints ergänzt, um eine zeitnahe Realisierung der Effekte sicherzustellen. Damit wird früh gezeigt, dass sowohl Transparenz als auch nachhaltige Effizienzsteigerungen in den Prozessen erreicht werden können. Ein effektives Mittel für ein zielführendes Change Management.