Industrialisierung des Einkaufs durch Einführung der smarten Einkaufsorganisation

Trotz der erheblichen Weiterentwicklung des Einkaufs in den letzten Jahrzehnten gibt es noch signifikante Einsparpotenziale in Unternehmen, die nicht ausgenutzt werden.

Der Hauptgrund hierfür ist in der Ausgestaltung vieler Einkaufsorganisationen zu sehen, die einem Einkäufer alle Aufgaben des strategischen Einkaufsprozesses für eine oder in der Regel sogar mehrerer Warengruppen zuteilen. Als Folge solcher Organisationsmodelle werden, trotz häufiger Trennung von strategischem und operativem Einkauf, einem einzigen Mitarbeiter zu viele heterogene Aufgabenpakete übertragen. Die Einkäufer werden dadurch zu „Warengruppengeneralisten“, denen es oft an Zeit und dem Know-how mangelt, um jede Aktivität entlang des strategischen Einkaufsprozesses mit der nötigen Sorgfalt und Schnelligkeit durchzuführen.

An dieser Stelle setzt die smarte Einkaufsorganisation an: Ziel dieser neuartigen Organisationsform im Einkauf ist es, die Aufgabenkomplexität für die Einkäufer zu verringern und dadurch die Leistung im Einkauf deutlich zu steigern. 

Im Mittelpunkt der smarten Einkaufsorganisation steht deshalb die Definition von neuen Aufgabenpaketen im Rahmen des strategischen Einkaufsprozesses (Strategic Sourcing).

Die Einkaufsaktivitäten des strategischen Einkaufsprozesses werden detailliert erfasst. Es wird prozessübergreifend geprüft, inwiefern überflüssige Aktivitäten eliminiert werden können. Im Anschluss werden ähnliche Aktivitäten zu Aufgabenpaketen zusammengelegt. Typischerweise lassen sich folgende vier Aufgabenpakete mit jeweils homogenen Tätigkeitsschwerpunkten und überschaubarer Komplexität identifizieren, die entlang des strategischen Einkaufsprozesses auszuführen sind:

• Informationsmanagement mit den Unterrollen Einkaufsdatenanalyse (z. B. Analyse des Einkaufsvolumens, Einsparmessung etc.) und Einkaufsmarktforschung (z. B. Identifizierung neuer Lieferanten oder Einkaufsmärkte)
• Projektmanagement (z. B. Koordination mit internen Kunden und externen Lieferanten, etc.)
• Administrative Aufgaben (z. B. Nachfassen bei Ausschreibung, Spezifikationspflege etc.)
• Methodenentwicklung (z. B. Bereitstellung von Methoden wie der nicht-linearen Kostendegression oder der Analyse von Lieferantenkalkulationen)

Anschließend gilt es, den Einkäufern entlang der verschlankten Einkaufsprozesse zu jedem Aufgabenpaket die passenden Rollen zuzuweisen. Bei der Vergabe und Definition der jeweiligen Rollen werden sowohl die Fähigkeiten des jeweiligen Einkäufers für ein gewisses Aufgabenfeld als auch der Zeitaufwand je Prozessschritt bzw. Aufgabe berücksichtigt.

Informationsmanagement

Informationsmanager werden in die folgenden „Unterrollen“ eingeteilt:

Einkaufsdatenanalyse

Der Einkaufsdatenanalyst übernimmt Aufgaben rund um die Datenaufbereitung und der Auswertung. Demgemäß erfasst er unter anderem das Einkaufsvolumen und die Spezifikationen, definiert die Baseline (Messlatte zur Einsparmessung) und die Einsparkalkulation, wertet die eingegangenen Angebote aus und stellt Daten für (Nach-)Verhandlungen bereit.

Um die Rolle des Einkaufsdatenanalysten gut auszufüllen, sollte ein Mitarbeiter ausgewählt werden, der sich durch analytisches Denken, exzellente Excel-, Access- sowie ERP-Kenntnisse, eine hohe Methodenkompetenz und ein umfassendes Controlling-know-how auszeichnet.

Die Einführung eines Einkaufsdatenanalysten/-controllers führt dazu, dass alle Aufgaben rund um das Thema Einkaufsdaten effizient und effektiv durchgeführt werden können und somit Ressourcen für andere Aufgaben im strategischen Einkaufsprozess frei werden.

Einkaufsmarktforschung

Die Rolle des Einkaufsmarktforschers enthält die Aufgaben der Recherche, Analyse und Aufbereitung von Brancheninformationen zur jeweiligen Warengruppe (aus Sicht der „Makro-/Vogelperspektive“ auf den Einkaufsmarkt). Zudem baut der Einkaufsmarktforscher eine Lieferantendatenbank mit den relevanten Ländern und Lieferanten je Warengruppe auf und pflegt diese regelmäßig (aus Sicht der „Mikro-/Forscherperspektive“ auf den Einkaufsmarkt).

Der Einkaufsmarktforscher zeichnet sich durch Know-how in der Marktforschung aus dem Absatzmarketing aus, ist geschult im Aufbau von Lieferantendatenbanken und verfügt mindestens über englische Sprachkenntnisse.

Durch die Rolle des Einkaufsmarktforschers wird sichergestellt, dass die geeignetsten Lieferanten unter Qualitäts- und Kostengesichtspunkten je Warengruppe identifiziert und ein umfassendes Verständnis über die jeweiligen Marktmechanismen sowie die zugrunde liegende Wertschöpfungskette hergestellt werden.

In der Rolle des Methodenentwicklers geht es darum, quantitative und qualitative Methoden zu entwickeln, die die einzelnen Aktivitäten entlang des strategischen Einkaufsprozesses beziehungsweise innerhalb einer der definierten Rollen unterstützen und die Qualität der Ergebnisse sichern. Der Methodenentwickler berät dementsprechend die Einkaufsmarktforscher und Einkaufsdatenanalysten bei der Anwendung der Methoden, wie beispielsweise der nicht-linearen Kostendegression oder der Analyse von Lieferantenkalkulationen, und stellt sicher, dass diese korrekt ausgeführt werden.

Um die Aufgaben des Methodenentwicklers gut bearbeiten zu können, sollte der zuständige Einkäufer über gute konzeptionelle und analytische Fähigkeiten verfügen, sich durch seine Fähigkeit, Wissen zu vermitteln auszeichnen und in der Entwicklung quantitativer Methoden (z. B. nicht-lineare Regressionsmodelle) geschult sein.

Die Rolle des Methodenentwicklers sichert die Qualität der Einkaufsaktivitäten und somit die langfristige kostenoptimale Durchführung der Sourcing-Initiativen.

Die Rolle der Assistenz beschäftigt sich in erster Linie mit den administrativen Aufgaben, wie die interne und externe Terminkoordination, dem Telefonservice (z. B. dem Nachfassen bei Ausschreibung) oder der Spezifikationspflege.

Anforderungen an die Fähigkeiten der Assistenz sind Kommunikationsfähigkeit, Zuverlässigkeit, sehr gute Kenntnisse in Power Point und Word sowie idealerweise Sekretariatserfahrung.

Durch die Rolle der Assistenz werden alle administrativen Aufgaben an einer Stelle gebündelt, um die übrigen Einkäufer zu entlasten und weitere Kapazitäten für strategische Einkaufsaufgaben zu schaffen.

Die Rolle des Projektmanagers versteht sich als das Bindeglied zwischen den internen Bedarfsträgern und den Lieferanten. Der Projektmanager koordiniert daher die Einkaufsdatenanalyse, Einkaufsmarktforschung, Methodenentwicklung und die Assistenz. Er steuert das Lieferantenmanagement sowie die Sourcing-Initiativen. Sein Hauptaugenmerk liegt auf der Durchsetzung notwendiger Entscheidungen, um die Umsetzung und den reibungslosen Ablauf der Sourcing-Initiativen sicherzustellen. Zudem ist er das „Gesicht des Einkaufs“ in den Verhandlungen und bei öffentlichen Veranstaltungen.

Ein geeigneter Projektmanager verfügt daher über eine hohe soziale Kompetenz, Präsentations- sowie Durchsetzungsfähigkeit, hohes Verhandlungsgeschick und Erfahrung im Projektmanagement.

Der Projektmanager als „Kümmerer“ ist der Hauptansprechpartner für interne Kunden, Lieferanten sowie Einkaufsmitarbeiter und sichert den reibungslosen Ablauf des strategischen Einkaufsprozesses.

Um einen tieferen Einblick in unsere Vorgehensweise bei der Einführung der smarten Einkaufsorganisation zu bekommen, bieten wir Ihnen eine „Minireorganisation des Einkaufs“ in Form eines eintägigen Workshops an. Hierbei entwickeln wir die optimalen Einkaufsrollen für Ihren Einkauf. Folgende Leistungen umfasst die Minireorganisation:

Abstimmung Einkäuferrollen sowie Vorgehensweise:

1. Erhebung der Datenbasis für die Reorganisation (Erfassung der Ist-Situation):
   1. Aufnahme der aktuellen Strukturen und Prozesse im Einkauf
   2. Erhebung des Einkaufsvolumens und der Anzahl der Lieferanten
   3. Ermittlung der Anzahl der Einkäufer, die sich im Unternehmen um die Materialgruppen kümmern
   4. Erfassung der Stellenprofile/Aufgabendefinitionen und bisherigen Tätigkeitsschwerpunkte
   5. Ermittlung der zu betreuenden internen Kunden
2. Erarbeitung eines Vorschlags zum Redesign der Organisationsstruktur und Rollen
3. Ableitung eines Umsetzungsplans für die Einführung der smarten Einkaufsorganisation