Die Weiterentwicklung der Einkaufsabteilung

Der Einkauf als Wachstums- und Innovationstreiber

Die zunehmende Bedeutung des Einkaufs als Wachstumstreiber in modernen Unternehmen erfordert tiefgreifende Veränderungen im Einkauf. Von langjährigen Lieferantenbeziehungen erhalten und punktuell verhandeln, geht es heute um aktives Mitgestalten. Die Einkaufsabteilung als Multiplikator und Schnittstelle zwischen der Lieferantenbasis und  internen Fachabteilungen bzw. Business Units kommt eine Schlüsselrolle bei der Suche nach Innovationen und digitalen Lösungen zu.

Der Fokus wandelt sich von "Kosten reduzieren" zu "Werte geniereren" und Lieferanten werden zu echten Partnern, um die eigene Lieferkette im Hinblick auf Nachhaltigkeit und Resilienz zu einem Wettbewerbsvorteil zu entwickeln.

Wir begleiten Unternehmen bei der Weiterentwicklung der Einkaufsabteilung, um die Leistungsfähigkeit systematisch in zehn Aufgabenfeldern zu verbessern. Diese Aufgabenfelder können wiederum zu drei Blöcken (Steuerungs-, Kern- und Supportaufgaben) gegliedert werden. Im Mittelpunkt der Weiterentwicklung stehen die Optimierung sowie Transformation der Einkaufsorganisation und die Weiterentwicklung des Einkaufsteams. Denn ohne optimale Organisation und motivierte sowie qualifizierte Mitarbeiter können die anderen neun Aufgabenfelder des Einkaufs nicht funktionieren.

In diesen 10 Aufgabenfeldern unterstützen wir Sie bei der Optimierung Ihrer Einkaufsabteilung

1. Einkaufsorganisation

Unsere Expertise:

Im Mittelpunkt dieses Themenfelds steht die Auswahl von optimalen Strukturen und Prozessen (= Aufbau-/Ablauforganisation) für den Einkauf. Hierdurch wird nicht nur die abteilungsinterne Zusammenarbeit verbessert, sondern auch die Kooperation mit den Fachbereichen (cross-funktionale Zusammenarbeit) und Lieferanten bestmöglich gestaltet.

Ihre Vorteile:

  • Wertsteigerung in doppelter Hinsicht:
    • Sie erhöhen die Einsparungen und verbessern die Versorgungsqualität sowie -sicherheit durch agile, auf Ihre Unternehmensanforderungen zugeschnittene Strukturen und Prozesse, um den Einkauf optimal auf seine Kernaufgaben auszurichten
    • Sie arbeiten kosteneffizient, da die Personalkosten in der Einkaufsabteilung durch eine optimale Ressourcendimensionierung im Griff bleiben
    • Sie bleiben flexibel und erhöhen Ihre Reaktionszeit, um sich auf ändernde Marktbedingungen schnellstmöglich anzupassen
       
  • Sicherheit: Durch die optimale Ressourcendimensionierung sowie Weiterbildung des Einkaufsteams können Sie sicher sein, dass ausreichend Kapazitäten für alle wichtigen Einkaufsaufgaben zur Verfügung stehen
     
  • Ansehen: Die optimierten Strukturen/Prozesse führen zu einer reibungslosen Zusammenarbeit innerhalb der Einkaufsabteilung, mit den Fachbereichen und Lieferanten. Hierdurch wird sich das Ansehen Ihrer Einkaufsmitarbeiter spürbar steigern
     
2. Strategischer Einkauf

Unsere Expertise:

Im Mittelpunkt des "Strategic Sourcing" stehen zwei Themen:

  • Die Optimierung von Einkaufskonditionen für direkte/indirekte Materialgruppen, Dienstleistungen und Investitionsgüter
     
  • Der Aufbau von alternativen Lieferquellen, um Versorgungssicherheit sowie Innovationskraft sicherzustellen


Ihre Vorteile:

  • Wertsteigerung: Sie erzielen höhere Einsparungen durch die konsequente Durchführung des strategischen Einkaufsprozesses
     
  • Sicherheit in doppelter Hinsicht:
    • Sie haben die Gewissheit, marktgerechte Preise zu zahlen, weil alle Einsparhebel ausgeschöpft und damit "maximale" Einsparungen erzielt worden sind
    • Sie reduzieren das Versorgungsrisiko und erhöhen die Qualität der eingekauften Güter und Dienstleistungen durch den Aufbau alternativer Lieferquellen
3. Projekteinkauf

Unsere Expertise:

Der Projekteinkauf ist eine häufig gewählte Organisationsform im Einkauf bzw. im crossfunktionalen Einkaufsprozess für komplexe sowie werthaltige Produkte und Leistungen. Im Vordergrund steht dabei die vollumfängliche Betreuung der gesamten Einkaufsmaßnahme durch einen Einkäufer bzw. ein festes Team von Einkäufern, oftmals in enger Zusammenarbeit mit Fachbereitsvertretern und Liefernanten. Der Projekteinkauf stellt damit besonders hohe Anforderungen an die Kompetenz der Mitarbeiter.

Ihre Vorteile:

  • Gewinnsteigerung: Sie stellen sicher, dass der Projekteinkauf nur bei dafür geeigneten Einkaufsmaßnahmen Anwendung findet und bündelbare Lieferungen und Leistungen in geeigneteren Organisationsformen beschafft werden
     
  • Qualifikation: Sie entwickeln zielgerichtet die Mitarbeiterkompetenzen auf die komplexen Anforderungen im Projekteinkauf. Sie steigern damit die Steuerungskompetenz und schützen Ihr Unternehmen aktiv vor Nachforderungen der Lieferanten (Claim-Management)
     
  • Ansehen: Sie steigern die Reputation der Einkaufsabteilung, weil sie komplexe Projektausschreibungen kompetent steuert und somit erheblich zum Erfolg der Projektmaßnahme beitragen
4. Taktischer / Operativer Einkauf

Unsere Expertise:

Ziel ist es, die gesamten Prozesse des operativen und taktischen Einkaufs zu optimieren, sodass die oftmals noch von manueller Arbeit geprägten Prozesse vollständig automatisiert und hochstandardisiert ablaufen.

Dabei steuert der operative Einkauf den Prozess von der Bestellanforderung über die Logistik der Anlieferung bis zur Bezahlung ("order-to-pay bzw. purchase-to-pay Prozess").

Der taktische Einkauf stellt das Bindeglied zwischen dem operativen und strategischen Einkauf dar. Nach Festlegung des Lieferanten-Pools durch den strategischen Einkauf führt der taktische Einkauf Ausschreibungen innerhalb des Pools durch und wählt den Lieferanten aus. Der operative Einkauf kümmert sich danach um den reibungslosen Bestellprozess.

Ihre Vorteile:

  • Wertsteigerung in doppelter Hinsicht:
    • Effizientere, schlanke Prozesse führen zu einer Steigerung der Produktivität der Einkaufsabteilung bzw. zu freien Personalkapazitäten
    • Durch Vorgabe von Bestellwegen (ohne Schlupflöcher) wird die Maverick Buying Quote reduziert. So steigen die Einsparungen, weil sichergestellt wird, dass die Verträge mit Lieferanten auch tatsächlich umgesetzt werden (die Einsparungen sind nicht nur "auf dem Papier" existent, sondern werden auch tatsächlich realisiert)
       
  • Sicherheit: Sie haben die Sicherheit, die Vorschriften der Revision zu erfüllen, da die neuen Prozesse nach Abstimmung mit allen betroffenen Parteien revisionssicher gestaltet werden
5. Lieferanten-/ Risikomanagement

Unsere Expertise:

Ziel ist die optimale Ausgestaltung der Lieferantenbasis, um die richtigen Partner zu identifizieren, gezielt weiterzuentwickeln und somit entlang der gesamten Lieferkette vorhandene Innovations- und Einsparpotentiale zu realisieren bzw. Versorgungs- und andere Geschäftsrisiken zu elmininieren.

Im Mittelpunkt steht daher der Aufbau eines Lieferantenbewertungs- und -entwicklungssystems sowie eines Einkaufsrisikomanagements, durch das frühzeitig alle relevanten Risikoarten (bspw. ökologische Risiken, Risken von Menschenrechtsverletzungen, Lieferantenausfallrisiken, etc.) addressiert werden.

Ihre Vorteile:

  • Wertsteigerung in doppelter Hinsicht:
    • Die Einsparungen erhöhen sich, da durch permanente Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten im engen Austausch mit den richtigen Lieferanten neue Einsparideen, Prozess-, Produkt- oder Geschäftsinnovation entstehen, die umgesetzt werden können
    • Kosten- und Zeitvorteile: Sie kümmern sich zukünftig mehr um die wirklich wichtigen Lieferanten, da die Lieferantenbewertung eindeutige Ergebnisse darüber liefert, wo der Einkauf seine Zeit und Ressourcen (= Personalkosten) investieren muss
       
  • Sicherheit in doppelter Hinsicht:
    • Sie haben die Gewissheit, mit den besten Lieferanten zu arbeiten, die Ihre Anforderung bezüglich Nachhaltigkeit, Sorgfaltspflichten, finanzieller Stabilität etc. vollständig erfüllen
    • Sie optimieren die Versorgungssicherheit durch ein genaues Monitoring der Lieferantenleistungen und daraus resultierende Maßnahmen zur Lieferantenweiterentwicklung
       
  • Ansehen, da ein gutes Lieferantenmanagement den Lieferanten eine gewisse Wertschätzung spüren lässt, die in der Regel honoriert wird. So macht die Zusammenarbeit mit Lieferanten, die als Geschäftspartner angesehen werden, einfach mehr Spaß
6. Tools / IT-Systeme

Unsere Expertise:

In diesem Aufgabenfeld geht es um die Auswahl der richtigen Tools und Systeme zur Digitalisierung und Automatisierung von  Einkaufsaufgaben und -prozessen. Hierbei ist entscheiden, dass die digitalen Lösungen in die bestehende Systemlandschaft optimal intergriert werden können, um den größtmöglichen Nutzen aus den Möglichkeiten eines Einkauf 4.0 auszuschöpfen. Auf der strategischen Ebene steht insbesondere die Nutzung neugewonnener und hochqualitativer Informationen und Einkaufsdaten als Entscheidungsunterstützung im Mittelpunkt.

Der Fokus auf operativer Ebene liegt auf der signifikanten Steigerung von Arbeitsqualität und -geschwindigkeit durch State-of-the-Art Business Intelligence- und Advanced Analytics-Systeme.

Ihre Vorteile:

  • Informationsvorsprung: Es werden durch tiefgehende, automatisierte Analysen Informationen generiert, die als wertvolle Entscheidungsunterstützung für den Einkauf und das Top-Management herangezogen werden
     
  • Qualitäts- und Geschwindigkeitssteigerung: Die Qualität und Geschwindigkeit Ihrer Prozesse wird durch die Optimierung Ihrer Tools und IT-Systeme signifikant angehoben. Das Ziel ist es, durch eindeutig abbildbare Regelwerke repetitive, zeitaufwändige und fehleranfällige Arbeitsschritte von IT-Systemen anstatt von Mitarbeitern durchführen zu lassen. Dies gewährt eine gleichbleibende hohe Qualität der Daten, Analysen und Entscheidungen. Das Ganze geschieht mit kürzeren Durchlaufzeiten und deutlich geringeren Personalkosten
7. Stammdatenmanagement

Unsere Expertise:

In der Praxis ist die Datenqualität für Einkaufsabteilungen häufig mangelhaft. Eine transparente Datengrundlage zu schaffen, ist jedoch eine notwendige Voraussetzung, um die übergeordnete Organisation sowie die Prozesse auf strategischer und operativer Ebene so effizient und effektiv wie möglich zu gestalten sowie datenbasiert, verlässlich Einkaufsentscheidungen zu treffen. Nur durch ein modernes Stammdatenmanagement kann eine optimale Einkaufssteuerung und Zielerreichung nachhaltig sichergestellt werden.

Ihre Vorteile:

  • Belastbare Grundlage und Voraussetzung zur transparenten Einkaufssteuerung und effiziente Einkaufsarbeit
     
  • Sicherheit, dass Einkaufsentscheidungen fundiert mit Daten und Fakten hinterlegt und getroffen werden
8. Personal im Einkauf

Unsere Expertise:

Zielsetzung ist die Definition und Erreichung der erforderlichen Mitarbeiterqualität zur Erfüllung der Einkaufsziele. Im Zentrum steht die Identifikation von Stärken und Entwicklungspotentialen der Mitarbeiter im Einkauf, um diese im Rahmen von bspw. Coachings und Trainings on-the-job oder in maßgeschneiderten Trainingsprogrammen in wichtigen Methoden, Vorgehensweisen oder neuen Prozessen und Tools zu schulen.

Ihre Vorteile:

  • Wertsteigerung: Sie erzielen höhere Einsparungen durch die verbesserte Qualität und Motivation des Einkaufspersonals
     
  • Sicherheit: Sie haben die Gewissheit, die Einkäufer bestmöglich einzusetzen
     
  • Ansehen: Durch bestens aus- und weitergebildete Mitarbeiter steigt das Ansehen des Einkaufs bei den Fachbereichen und die Einkaufsmitarbeiter haben mehr Freude an ihrem Job
9. Einkaufsziele

Unsere Expertise:

Wir unterstützen Sie dabei Einkaufsziele auf Basis Ihrer übergeordneten Unternehmensziele und -strategie zu entwickeln. Die Umsetzung der definierten Ziele erfolgt durch die Ausarbeitung der Einkaufsstrategie. Durch die Einkaufsstrategie werden klar definierte Maßnahmen, Verantwortlichkeiten sowie Zeitpläne abgeleitet. Durch Implementierung der Einkaufsstrategie werden die Leitplanken für die zukünftige Ausrichtung des Einkaufs gesetzt. Alle anderen Entscheidungen, wie z. B. hinsichtlich der Einkaufsorganisation, müssen sich an den definierten Einkaufszielen sowie der Einkaufsstrategie orientieren.

Ihre Vorteile:

  • Wertsteigerung: Sie konzentrieren sich auf die „richtigen" Wertetreiber und Einsparpotentiale, da der Einkauf zielgerichtet und strategiekonform arbeitet und nur die Initiativen verfolgt, die zur Ziel- und Strategieerreichung beitragen
     
  • Sicherheit: Sie stellen sicher, immer den richtigen Fokus zu setzen und können Vorstand und Fachbereichen jederzeit darlegen, dass der Einkauf im Sinne der Unternehmensziele und -strategie arbeitet ("interne Kundenorientierung")
     
  • Ansehen: Sie steigern die Reputation der Einkaufsabteilung, weil sie "auf den Punkt" zielgerichtet arbeitet und einen großen Beitrag zum angestrebten Unternehmenserfolg liefert
10. Einkaufscontrolling

Unsere Expertise:

Zielsetzung ist die proaktive Steuerung des Einkaufs durch Aufbau eines automatisierten und transparenten Kennzahlen-Systems, eines Trackings der Einkaufsinitiativen, einer GuV-orientierten Einsparmessung und von Einkaufsvolumenanalysen.

Ihre Vorteile:

  • Sicherheit:
    • Als Vorstand/Geschäftsführer können Sie die Einkaufsleistung und dabei insbesondere den GuV-Beitrag des Einkaufs messen und präzise steuern
    • Als Einkaufsleiter können Sie auf eine verlässliche, saubere Datenbasis zurückgreifen und haben so den Einkauf sicher im Griff
    • Als Einkäufer liegen Ihnen die wichtigsten Kennzahlen zum Management Ihrer Warengruppen und Lieferanten in Echtzeit vor, ohne "lästiges Springen" zwischen unterschiedliche Excel-Dateien und verschiedenen ERP-Systemen/Bedienfelder
       
  • Ansehen: Durch ein effizientes Einkaufscontrolling werden Einsparungen nachvollziehbar gemessen und damit ein eindeutiger Nachweis des Beitrags der Einkaufsabteilung zum Unternehmenserfolg erbracht

HÖVELER HOLZMANN CONSULTING GmbH

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