Worum geht es bei der Optimierung Ihrer Einkaufsprozesse?

Der operative Einkaufsprozess ist ein Kernprozess in jedem Unternehmen. Er umfasst alle Prozessschritte von der Bedarfsermittlung über die Disposition bis zur Vereinnahmung und Bezahlung der Ware oder Dienstleistung. Ein umfassender Einkaufsprozess steuert dabei den Informations-, Waren-/Dienstleistungs- und Liquiditätsfluss zwischen dem eigenen Unternehmen und den Lieferanten.

Insbesondere Prozessstandardisierung und das richtige Maß an Automatisierung sorgen für eine reibungslose Integration zwischen Lieferanten und Bedarfsträgern im Unternehmen. Durch die Vermeidung von Prozessverschwendung, schnellerer Bereitstellung von Waren und Dienstleistungen, sowie geringeren Supply Chain Management-Gesamtkosten profitiert Ihre Supply Chain von einer erhöhten Wettbewerbsfähigkeit.

Optimieren Sie Ihre Einkaufsprozesse und stimmen Sie Ihre Zielvorhaben, Strategie und Strukturen in der Beschaffung effizient aufeinander ab, um Ihre Einsparpotenziale im Einkauf voll auszuschöpfen.

Welche Ziele verfolgt die Optimierung Ihrer Einkaufsprozesse?

Die Ziele der Optimierung von Einkaufsprozessen sind,

die Optimierung des gesamten operativen Einkaufsprozesses
die Verkürzung der Durchlaufzeiten von der Bestellung bis zur Warenlieferung
die Durchführung einer Fit-Gap-Analyse zur Identifikation von Digitalisierungs- und Automatisierungsprozessen zur Bedarfsermittlung und Dispositionsworkflows
die Implementierung optimaler Dispositionsstrategien und
die Optimierung des strategischen Einkaufs oder der Einkaufsorganisation

Welche Vorteile erzielen Sie durch eine Optimierung Ihres operativen Einkaufsprozesses? 

Verkürzung von Durchlaufzeiten: Ein optimaler Einkaufsprozess löst vorhandene Engpässe in der gesamten Einkaufsorganisation und im innerbetrieblichen Beschaffungsprozess. Die Verringerung von Medienbrüchen und geführte Workflows entlasten die verantwortlichen Mitarbeitenden in der Disposition bzw. im Einkauf. Mit der Verkürzung der Durchlaufzeit von Eingangsrechnungen können Sie durch vermehrten Skonto-Abzug Einsparungen erzeugen und wertvolle Ressourcen sparen.

Weitere Kosteneinsparung: Durch die richtige Steuerung von Disposition, z.B. zur Vermeidung von Kleinstbestellungen, die unverhältnismäßig hohe Abwicklungskosten verursachen, können operative Einkaufsvorteile in einen Geschäftsprozess überführt werden. Dies steigert den Unternehmensgewinn unmittelbar. Dass dies mit Augenmaß und Einbezug aller Stakeholder durchgeführt werden sollte, versteht sich für uns von selbst.
Erhöhung der Sicherheit: Durch die ganzheitliche Betrachtung des operativen Einkaufsprozesses wird sichergestellt, dass der Beschaffungsprozess optimal gestaltet und ressourceneffizient abgebildet wird. Mithilfe der Digitalisierung des Einkaufs und sauber dokumentierten und digitalisierten Prozessen profitieren auch angrenzende Bereiche, wie die Buchhaltung und der strategische Einkauf von den signifikanten Vorteilen.

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Wie geht HÖVELER HOLZMANN bei der Optimierung von Einkaufsprozessen vor?

Typischerweise gehen wir in drei Schritten vor:

1. Analyse des Prozessflusses: Erst eine detaillierte Aufnahme des Ist-Prozesses schafft die nötige Transparenz bei der gezielten Optimierung Ihres Einkaufsprozesses. Dabei umfasst die Analyse die detaillierte Erfassung des Prozessflusses, inklusive aller prozessbeteiligten Personen und Systeme. Anhand methodischer Bewertungen können Durchlaufzeiten und Personalaufwand je Prozessschritt beziffert werden. Ausgehend von begleitenden Interviews und Workshops werden Optimierungspotentiale für Ihr Unternehmen abgeleitet.

2. Konzeptentwicklung: In der zweiten Projektphase werden Prozesse und Abläufe neugestaltet und die notwendigen Maßnahmen ausgearbeitet. Dabei arbeiten wir eng mit Ihren Mitarbeitenden zusammen und erarbeiten gemeinschaftlich individuelle Konzepte. Auf diese Weise schaffen wir Akzeptanz und Motivation für die Veränderung der Prozesse im Unternehmen. Zusätzlich wird ein detaillierter Umsetzungsplan zur Gestaltung neuer Abläufe und Prozesse zur Orientierung erstellt.

3. Umsetzung: Bei der Umsetzung sind häufig prozessuale und IT-technische Umstellungen durchzuführen. Wir unterstützen Sie beim notwendigen Change-Management. Nur eine saubere Implementierung garantiert den langfristigen Erfolg derartiger Projekte.

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