Smarte Einkaufsorganisation - Ein Modell für die Zukunft

Der Einkauf hat sich in den letzten 20 Jahren stark weiterentwickelt. Doch noch immer gibt es signifikante Einsparpotentiale, die nicht ausgenutzt werden. Was sind die Ursachen hierfür?

Smarte Einkaufsorganisation

Der Einkauf hat sich in den letzten 20 Jahren stark weiterentwickelt. Doch noch immer gibt es signifikante Einsparpotentiale, die nicht ausgenutzt werden. Was sind die Ursachen hierfür?

Smarte Einkaufsorganisation ermöglicht die bestmögliche Durchführung von Projekten zur Einkaufs- und Supply-Chain-Optimierung

Ein Modell für die Zukunft

Der Hauptgrund der Leistungsstagnation des Einkaufs ist in der Ausgestaltung der Einkaufsorganisation zu sehen. In der Mehrzahl der Unternehmen ist der Einkauf nach Warengruppen (in großen Organisationen zusätzlich nach Regionen/internen Kunden) organisiert. In diesem weit verbreiteten Organisationsmodell übernimmt ein strategischer Einkäufer, Lead Buyer oder Category Manager alle Aufgaben des strategischen Einkaufsprozesses für eine oder in der Regel sogar mehrere Warengruppen. Die Einkäufer werden dadurch zu „Warengruppengeneralisten“, denen es oft an Zeit und dem Know-how mangelt, um jede Aktivität entlang des strategischen Einkaufsprozesses mit der nötigen Sorgfalt und Schnelligkeit durchzuführen.

An dieser Stelle setzt die smarte Einkaufsorganisation an: Ziel dieser neuartigen Organisationsform im Einkauf ist es, die Aufgabenkomplexität für die Einkäufer zu verringern und dadurch die Leistung im Einkauf deutlich zu steigern.

Im Mittelpunkt der smarten Einkaufsorganisation steht die Zusammenfassung ähnlicher Aktivitäten entlang des Herzstückes des Einkaufs, dem strategischen Einkaufsprozess. Es werden homogene prozessstufen- und warengruppenübergreifende Aufgabenpakete geschnürt und dadurch die Komplexität erheblich reduziert.


Die Aufgaben des Einkaufsdatenanalysten in der smarten Einkaufsorganisation von Höveler Holzmann Consulting

Einkaufsdatenanalyse
Der Einkaufsdatenanalyst übernimmt Aufgaben rund um die Datenaufbereitung und der Auswertung. Demgemäß erfasst er unter anderem das Einkaufsvolumen und die Spezifikationen, definiert die Baseline (Messlatte zur Einsparmessung) und die Einsparkalkulation, wertet die eingegangenen Angebote aus und stellt Daten für (Nach-)Verhandlungen bereit.


Die Aufgaben des Einkaufsmarktforschers in der smarten Einkaufsorganisation von Höveler Holzmann Consulting

Einkaufsmarktforschung
Die Rolle des Einkaufsmarktforschers enthält die Aufgaben der Recherche, Analyse und Aufbereitung von Brancheninformationen zur jeweiligen Warengruppe (aus Sicht der „Makro-/Vogelperspektive“ auf den Einkaufsmarkt). Zudem baut der Einkaufsmarktforscher eine Lieferantendatenbank mit den relevanten Ländern und Lieferanten je Warengruppe auf und pflegt diese regelmäßig (aus Sicht der „Mikro-/Forscherperspektive“ auf den Einkaufsmarkt).


Die Aufgaben des Methodenentwicklers in der smarten Einkaufsorganisation von Höveler Holzmann Consulting

Methodenentwicklung
In der Rolle des Methodenentwicklers geht es darum, quantitative und qualitative Methoden zu entwickeln, die die einzelnen Aktivitäten entlang des strategischen Einkaufsprozesses beziehungsweise innerhalb einer der definierten Rollen unterstützen und die Qualität der Ergebnisse sichern.


Die Aufgaben der Assistenz in der smarten Einkaufsorganisation von Höveler Holzmann Consulting

Assistenz
Die Rolle der Assistenz beschäftigt sich in erster Linie mit den administrativen Aufgaben, wie die interne und externe Terminkoordination, dem Telefonservice (z. B. dem Nachfassen bei Ausschreibung oder der Spezifikationspflege).


Die Aufgaben des Projektmanagers in der smarten Einkaufsorganisation von Höveler Holzmann Consulting

Projektmanagement
Die Rolle des Projektmanagers versteht sich als das Bindeglied zwischen den internen Bedarfsträgern und den Lieferanten. Der Projektmanager koordiniert daher die Einkaufsdatenanalyse, Einkaufsmarktforschung, Methodenentwicklung und die Assistenz. Er steuert das Lieferantenmanagement sowie die Sourcing-Initiativen. Sein Hauptaugenmerk liegt auf der Durchsetzung notwendiger Entscheidungen, um die Umsetzung und den reibungslosen Ablauf der Sourcing-Initiativen sicherzustellen. Zudem ist er das „Gesicht des Einkaufs“ in den Verhandlungen und bei öffentlichen Veranstaltungen.

Fazit

Durch die smarte Einkaufsorganisation wird eine enorm hohe Leistungssteigerung im Einkauf erzielt. Die Reorganisation der Einkaufsaufgaben verbessert die Dienstleistungsqualität des Einkaufs und erhöht somit die Effektivität. Durch die Spezialisierung der Einkäufer auf eine ihren Fähigkeiten zugeschnittene Rolle werden die jeweiligen Einkaufsaktivitäten so effizient wie möglich ausgeführt. Durch die effektivere und effizientere Arbeitsweise wird das Ansehen des Einkaufs bei den Fachbereichen, der Geschäftsführung und den Lieferanten erhöht. Nicht zuletzt führt die gesteigerte Arbeitsqualität im Einkauf zu zusätzlichen Einsparungen und steigert somit den Unternehmensgewinn.
 

Zu den Autoren:

Dr. Bernhard Höveler ist geschäftsführender Gesellschafter der HÖVELER HOLZMANN CONSULTING GmbH, Düsseldorf.
Tel.: +49 211 - 56 38 75-10, Email: bernhard.hoeveler@hoeveler-holzmann.com

Jan Laakmann arbeitet als Senior Project Manager für die HÖVELER HOLZMANN CONSULTING GmbH, Düsseldorf.
Tel.: +49 211 - 56 38 75-43, Email: jan.laakmann@hoeveler-holzmann.com