Worum geht es beim Bestandsmanagement?

Das Bestandsmanagement stellt eine wesentliche Komponente jeder Geschäftsführung dar, die sich mit der effizienten Verwaltung von Material- und Warenbeständen befasst. Das Hauptziel dieses Bereiches ist die Gewährleistung eines ausgewogenen Lagerbestandes, sodass sowohl Betriebskosten reduziert als auch die Kundenzufriedenheit gesteigert werden kann, indem die richtigen Produkte zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen. Um dies sicherzustellen, werden Strategien, wie die ABC-Analyse, Just-In-Time-Prinzipien und Sicherheitsbestände verwendet. Neben der Verbesserung der operativen Effizienz stellt das Bestandsmanagement auch ein bedeutendes Hilfsmittel zur Schaffung eines Wettbewerbsvorteils dar. Denn die präzise Steuerung der Bestände und schnelle Reaktionen auf sich ändernde Marktanforderungen fördern flexible Geschäftspraktiken und einen hervorragenden Kundenservice. Durch die Implementierung effektiver Bestandsführungsstrategien kann nicht nur die betriebliche Leistungsfähigkeit von Unternehmen verbessert, sondern auch dessen Position am Markt gestärkt werden. Somit ist das Bestandsmanagement eine unverzichtbare Funktion für Organisationen jeder Größe und Branche, um dessen langfristigen Erfolg sicherzustellen.

Aufgaben des Bestandsmanagements

Zur Gewährleistung der Balance zwischen hoher Kundenzufriedenheit und minimierten Kosten bedarf es an einer Vielzahl an verschiedenen Aufgaben, die bewältigt werden müssen. Um Ihren Kunden garantieren zu können, dass die richtige Ware zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist, müssen folgende Verantwortlichkeiten erfüllt werden:

• Bedarfsplanung und -prognose: Analyse der zukünftigen Kundennachfrage anhand historischer Verkaufsdaten, Markttrends sowie saisonaler Schwankungen und anderer relevanter Faktoren, um eine präzise Prognose zu erstellen.
• Bestandsüberwachung und -kontrolle: Regelmäßige Überprüfung und Kontrolle der Lagerbestände, um eine optimale Balance zwischen Überbeständen und Fehlmengen sicherzustellen.
• Bestandsoptimierung und -strategie: Entwicklung und Implementierung effektiver Bestandsstrategien sowie regelmäßige Initiativen zur Optimierung des Lagerbestands.
• Bestellwesen: Strategische Entscheidungsfindung bezüglich Nachbestellungen hinsichtlich Timing und Menge, basierend auf Nachfrageprognosen und dem aktuellen Bestandsniveau.
• Lagerhaltung: Effiziente Organisation und Verwaltung des Lagerplatzes zur Lagerung, Einlagerung und Entnahme von Produkten.
• Lagerlogistik: Koordination und Steuerung der Warenbewegungen innerhalb des Lagers sowie zwischen verschiedenen Lagerstandorten.
• Qualitätskontrolle: Gewährleistung der Einhaltung von Qualitätsstandards für eingehende und gelagerte Waren.
• Rückverfolgbarkeit: Implementierung von Systemen zur lückenlosen Nachverfolgung von Produkten entlang der gesamten Lieferkette, um bei Bedarf Rückrufaktionen oder Qualitätskontrollen durchführen zu können.
• Inventur: Regelmäßige physische Bestandszählung zur Überprüfung und Anpassung der Bestandsdaten.
• Datenanalyse und Berichterstattung: Analyse von Bestandsdaten zur Identifizierung von Trends, Durchführung von Kosten-Nutzen-Analysen und Erstellung von Berichten für das Management.

Der Unterschied zwischen Bestandsmanagement und Bestandsführung

Um die Begriffe Bestandsmanagement und Bestandsführung klar differenzieren zu können, sollten insbesondere die Perspektive und der Umfang der jeweiligen Bereiche betrachtet werden: 

Bestandsmanagement ist ein umfassender Begriff, der sich auf die vollständige Bandbreite der Prozesse bezieht, die zur Verwaltung und Steuerung von Material- und Warenbeständen eines Unternehmens erforderlich sind. Dabei liegt der Fokus hauptsächlich auf der strategischen Bestandsplanung, Steuerung und Kontrolle sämtlicher Aktivitäten, die mit dem Bestand in Verbindung stehen. Dazu zählen unter anderem:

• die Beschaffung
• die Verwaltung
• die Analyse 
• die Optimierung des Bestandes

Dabei wird der Bestand als ein betrieblicher Vermögenswert betrachtet, der primär die Verbesserung der Rentabilität und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zum Ziel hat. 

Konträr dazu konzentriert sich die Bestandsführung spezifisch auf die operative Umsetzung der Bestandsmanagementstrategie. Dies geschieht auf der Basis von täglichen Aktivitäten, die erforderlich sind, um den physischen Bestand effektiv zu verwalten und zu steuern. Dies umfasst beispielsweise:

• die Lagerhaltung
• die Bestellabwicklung
• die Qualitätskontrolle
• die Inventur

Zur Gewährleistung eines reibungslosen Betriebsablaufs und der Erreichung der Bestandsziele werden also in der Bestandsführung in erster Linie Bestandsmanagementrichtlinien und -verfahren optimal in der Praxis umgesetzt.

Zusammengefasst bedeutet das: Das Bestandsmanagement legt die übergeordnete Strategie fest, während die Bestandsführung diese Strategie in die Praxis umsetzt. 

Arten von Bestandsmanagement

Für die effektive Verwaltung und Steuerung von Lagerbeständen existieren vielfältige Ansätze und Methoden, die sich hinsichtlich ihrer spezifischen Anwendungsbereiche und der Vor- und Nachteile differenzieren. Je nach Anforderungen und Zielen des Unternehmens kann die Auswahl also variieren. Die verschiedenen Arten bzw. Systeme des Bestandsmanagements sind:

• Manuelle Bestandsführung: Die manuelle Bestandsführung ist die einfachste Form des Bestandsmanagements, bei der physische Aufzeichnungen oder einfache Tabellenkalkulationen genutzt werden, um den Lagerbestand zu verfolgen. Die Methode basiert auf der manuellen Erfassung der physischen Bewegung der Ware, welche anschließend in ein Inventarregister eingetragen wird. Obwohl diese Methode kostengünstig und einfach zu implementieren ist, birgt sie ein höheres Risiko für menschliche Fehler und Ungenauigkeiten im Vergleich zu automatisierten Systemen. Außerdem ist die Aktualität der Bestandsdaten begrenzt, da sie nur durch manuelle Eingaben aktualisiert werden können. 
• Periodisches Bestandsmanagement: In einem periodischen Bestandsmanagementsystem wird der Bestand zu festgelegten Zeitpunkten, beispielsweise monatlich oder jährlich, gezählt und entsprechend angepasst. Diese Methode ist einfach zu implementieren, jedoch birgt sie ebenfalls das Risiko von Ungenauigkeiten, da Änderungen nur in regelmäßigen Intervallen erfasst werden. Eine zentrale Herausforderung besteht häufig darin, dass potenzielle unvorhergesehene Bestandsbewegungen zwischen den Zählungen nicht erfasst werden. Dies könnte zu Diskrepanzen zwischen den dokumentierten Beständen und den tatsächlichen Lagerbeständen führen, was potenziell zu Ungenauigkeiten im Bestandsmanagement und zu Komplikationen innerhalb der Lieferkette führen kann.
• Permanentes Bestandsmanagement: Dieses System, auch als kontinuierliches Bestandsmanagement bekannt, zeichnet sich durch die kontinuierliche Erfassung sämtlicher Bestandsbewegungen aus. Diese Vorgehensweise bietet eine äußerst präzise Überwachung und Echtzeit-Datenaktualisierung und ermöglicht es Unternehmen, den aktuellen Lagerbestand jederzeit genau zu überblicken und somit effektiver auf Veränderungen zu reagieren. Die erhöhte Genauigkeit der Daten hat sowohl eine Effizienzsteigerung als auch Kostensenkung zur Folge. Allerdings ist für eine erfolgreiche Implementierung dieses Systems oft der Einsatz automatisierter Technologien wie Barcode-Scanner oder RFID erforderlich.
• Kanban-Systeme: Ursprünglich aus der Lean Manufacturing-Philosophie abgeleitet, setzen Kanban-Systeme visuelle Signale, häufig in Form von Karten, ein, um die Nachproduktion oder -bestellung von Waren zu initiieren. Diese Systeme basieren auf dem Konzept des kontinuierlichen Flusses und ermöglichen durch klare visuelle Hinweise, die den Bedarf an neuen Materialien oder die Freigabe von Arbeitsaufträgen signalisieren, eine flexible und bedarfsgerechte Steuerung des Materialflusses. Aufgrund dessen stellen Kanban-Systeme wirksame Hilfsmittel dar, um Engpässe zu vermeiden und somit den Produktionsprozess zu optimieren 
• Material Requirements Planning (MRP): MRP-Systeme (Material Requirements Planning) planen den Materialbedarf und die Produktionsabläufe auf der Grundlage von Verkaufsprognosen und Produktionsplänen. Sie befassen sich primär mit der Prognostizierung des Bedarfs an spezifischen Rohstoffen und Ressourcen und einer daraus resultierenden Planung der Beschaffungs- und Produktionsaktivitäten. Auf Basis dessen kann eine präzise Steuerung von Materialflüssen und Produktionsprozessen ermöglicht werden.
• Automatisierte Lagerverwaltungssysteme (WMS): Automatisierte Lagerverwaltungssysteme (WMS) nutzen fortschrittliche Technologien wie Barcode-Scanner und RFID-Tags, um den Lagerbestand präzise in Echtzeit zu verfolgen und logistische Abläufe wie Einlagerung, Kommissionierung und Versand zu optimieren. Durch die detailgenaue Verfolgung können Engpässe zügig identifiziert und Lagerplätze effizient genutzt werden. Die automatische Zuweisung von geeigneten Lagerplätzen und die daraus resultierende optimale Lagerorganisation vereinfachen die Einlagerung von Waren. Dies begünstigt den Zugriff auf die Waren für eine schnellere und präzisere Kommissionierung während des Auftragsabwicklungsprozesses.
• Dropshipping: Bei diesem Ansatz hält das verkaufende Unternehmen keine eigenen Bestände, sondern überträgt die Lagerhaltung und den Versand direkt an den Lieferanten oder Hersteller. Auf diese Weise entfallen für das Unternehmen die Kosten und Risiken im Zusammenhang mit Lagerbeständen und Logistik. Zudem bietet es Flexibilität, da Produkte direkt vom Lieferanten an den Kunden versendet werden, was schnelle Lieferungen und eine breite Produktauswahl ermöglicht. Jedoch gehen damit auch Herausforderungen einher, wie etwa eine geringere Kontrolle über den Versandprozess und potenzielle Lieferengpässe.
• Vendor Managed Inventory (VMI): Beim Vendor Managed Inventory (VMI) übernimmt der Lieferant die Bestandsführung des Kunden. Somit kann er sowohl die Bestände des Kunden proaktiv verwalten, als auch dessen Bedarf rechtzeitig erkennen, was eine verbesserte Lieferkettenleistung und die Reduzierung von Überbeständen oder Engpässen zur Folge hat. Dies fördert eine engere Zusammenarbeit zwischen Lieferant und Kunde und führt oft zu einer effizienteren Bestandsführung. 

Das Bestandsmanagement kann auch zwischen zentralisierten und dezentralisierten Ansätzen unterschieden werden. Die Entscheidung zwischen diesen beiden Ansätzen hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter Bedarfsorte, Entfernungen und weitere betriebliche Aspekte.