E-Kataloge erfolgreich einsetzen
Ist ein E-Katalog-System unternehmensweit eingeführt, lehnen sich viele Einkäufer erst einmal zurück. Dabei fängt die eigentliche Arbeit oftmals erst nach der erfolgreichen Implementierung an: Der elektronische Einkauf via E-Katalog ist schnelllebig, die Distributionskosten niedrig und Katalog-Anbieter versorgen die internen Bedarfsträger in den Unternehmen kontinuierlich in kurzen Abständen mit elektronischen Katalogen, aktuellen Preislisten und verlockenden Angeboten.
Alle E-Kataloge werden dabei über ein zentrales Katalogsystem, auch Katalogshop oder Desktop Purchasing System (DPS) genannt, für den unternehmensinternen Zugriff gebündelt. Das Design und Management der E-Kataloge sind daher die Instrumente, mit denen einzelne Kataloganbieter versuchen, ihre strategischen und kommerziellen Ziele zu erreichen. Gemeinsam ist allen Anbietern das Ziel, sich im harten Preiskampf gegen ihre Konkurrenz durchzusetzen. Deshalb sind die Abstände neuer Listen- und Katalogveröffentlichungen oftmals auf ein Minimum gesunken und der Einkauf wird mit validen genauso wie mit überflüssigen Informationen nicht nur versorgt, sondern vielmehr überschwemmt.
Unsere 10 Tipps zeigen Ihnen, wie Sie dieser Informationsflut „Herr werden″ und Ihren E-Katalogshop erfolgreich einsetzen.
Tipp 1: Behalten Sie die Preisentwicklungen der Katalogartikel durch ein Kernsortiment im Blick
Verfolgen Sie systematisch und langfristig Preisentwicklungen. Angesichts der ständigen Änderungen des Preises und der Konditionen verliert sich leicht der Überblick. Setzen Sie der Katalogbestellung klare Grenzen: Definieren Sie ein ausgewogenes Kernsortiment von benötigten Artikeln, die einen signifikanten Anteil am gesamten Einkaufsvolumen der Katalog-Warengruppe ausmachen. Ein relativ konstanter Bedarf über mehrere Jahre, ein geringer Wert pro Einzelartikel (Faustformel < 1.000 €) und kein Bedarf an Lagerhaltung charakterisieren geeignete Artikel. So können Sie leicht nachverfolgen, ob wichtige Artikel teurer werden.
Tipp 2: Überprüfen Sie die Listenpreise der E-Kataloge durch regelmäßige Ausschreibungen
Sie sind nicht der beste Einkäufer, wenn der ausgehandelte Preisnachlass auf die Katalogpreise erheblich ist. Im Gegenteil, wenn Sie einen Preisnachlass von bis zu 75% auf den Listenpreis erzielen, war dieser sicherlich zu hoch angesetzt. Und Sie müssen sich auf die Suche nach dem marktüblichen Preisniveau begeben, das vielleicht noch unterhalb des nachgelassenen Listenpreises liegt. Ausschreibungen unter Wettbewerb erlauben es dem Einkauf, ein gutes Gespür für faire Preise zu entwickeln – und stellen Lieferantenbeziehungen sinnvollerweise auf die Probe.
Tipp 3: Bewerten Sie Zusatzangebote der Kataloganbieter kritisch
Lieferanten weisen beim Abschluss von Einkäufen in einem E-Katalog häufig auf andere Artikel hin, die nicht Bestandteil der ursprünglichen Bestellung waren. Diese Artikel werden plakativ mit hohen Rabatten bis zu 60% unter dem Listenpreis angeboten, was den Kauf vermeintlich lukrativ erscheinen lässt. Tatsächlich entsprechen diese Preise häufig dem zwei- bis vierfachen des Warenwertes und sind daher alles andere als ein gutes Geschäft. Fokussieren Sie die bestellten Kernprodukte, und beurteilen Sie alle anderen Angebote kritisch. Neu aufgenommene Artikel sind darum sofort, oder zumindest regelmäßig auch durch Ausschreibungen auf den Prüfstand zu stellen.
Tipp 4: Schaffen Sie ein ausgeglichenes Preisniveau über die eingesetzten E-Kataloge
Nutzen Sie Ihre Verhandlungsmacht als langfristiger Geschäftspartner. Wenn Ihr Lieferant mit Preisen jongliert, müssen Sie nicht mitmachen. Fordern Sie ein ausgeglichenes Preisniveau über den gesamten Katalog und verankern Sie dieses - nicht nur bei TOP-Lieferanten - in Rahmenvereinbarungen. Bei fehlender Kompromissbereitschaft leuten unverzüglich Sie das Ende der Geschäftsbeziehung ein. Sie können sich das erlauben, denn bei klassischen Katalogartikeln wie Büromaterial oder Werbeartikeln handelt es sich um nicht-strategische Warengruppen, für deren Einkauf Ihnen auf dem umkämpften Anbietermarkt zahlreiche Alternativlieferanten zur Verfügung stehen.
Tipp 5: Hinterfragen Sie das Katalogsortiment kritisch
Häufig bestehen Kataloge aus hunderten von Artikeln. Die Frage hierbei ist, ob wirklich alle Artikel benötigt werden, oder ob eine Konzentration auf weniger Varianten möglich ist. Das geeignete Werkzeug hierfür ist der Hebel der Spezifikationsoptimierung, der die Variantenvielfalt senkt. Dazu wird die ausufernde Menge von Artikeln „entrümpelt″ und ein neues und verbindliches Kernsortiment festgelegt (z.B. statt 20 Kugelschreiberarten nur noch drei verschiedene Modelle). Das Volumen pro Artikel steigt somit und der Einkauf kann aufgrund von Mengenrabatten bessere Preise aushandeln.
Tipp 6: Setzen Sie E-Auctions zur weiteren Preisreduzierung ein
Neben der klassischen Ausschreibung unter Wettbewerb sollte der Einkauf auch E-Auctions (oder: Online- bzw. E-Auktionen) regelmäßig durchführen. E-Auctions erzielen in der Regel nochmals günstigere Preise im Vergleich zu klassischen mündlichen Verhandlungen. Besonders bei leicht prognostizierbarem Bedarf oder auch Einmalbedarfen (z.B. Einkauf von Geschäftsausstattung für einen neu gegründeten Geschäftsbereich oder eine reorganisierte Abteilung) helfen E-Auctions weitere Einsparungen zu realisieren.
Tipp 7: „Katalogisieren“ Sie Ihren Einkauf so viel wie möglich
Senken Sie die Prozesskosten im Einkauf, indem Sie Ihren Katalogshop sukzessive um neue Warengruppen erweitern. Leicht „katalogisierbare″ Produkte und Dienstleistungen, für deren Spezifikation bei einer Bestellung nur wenige Zusatzangaben benötigt werden, können ebenfalls über einen Katalogshop abgewickelt werden. Lösen Sie sich von den klassischen Katalogwarengruppen wie C- und MRO (Maintenance, Repair & Operations)-Artikeln und erweitern Sie das Katalogangebot auch um Dienstleistungen, wie bspw. die Buchung von Geschäftsreisen und Seminaren, die Beauftragung von Übersetzungsdienstleistungen oder die Anforderung von Zeitarbeitskräften als Urlaubsvertretung. Führen Sie bei neu aufgenommenen Warengruppen eine zeitlich begrenzte Testphase mit einem beschränkten Teilnehmerkreis durch: Erst nach Abschluss des erfolgreichen Tests schalten Sie das erweiterte Katalogangebot für alle Anforderer frei.
Tipp 8: Wählen Sie neue E-Kataloge gezielt aus
In großen Unternehmen wird der Bedarf oftmals durch 50 - 100 verschiedene E-Kataloge in einem unternehmensweiten Katalogshop gebündelt. Richten Sie daher einen Selektionsmechanismus ein, durch den alle neuen Kataloge erst sorgfältig geprüft und anschließend für den Einkauf freigegeben werden. So grenzen Sie die Informationsflut für die internen Kunden ein und verhindern die Verbreitung irreführender Angebote. Der zuständige Einkäufer prüft zu diesem Zweck stichprobenartig, ob und welche Preisänderungen zu verzeichnen sind, und ob nur freigegebene Artikel bestellt werden können. Erst danach wird der neue Katalog für die Einstellung in den Katalogshop freigegeben.
Tipp 9: Betrachten Sie sämtliche Kosten entlang der Supply Chain
Konzentrieren Sie sich nicht ausschließlich auf die Kosten pro Artikel, sondern bewerten Sie alle Kostenblöcke entlang der Supply Chain. Die Kosten für Lager, Versand oder SetUp & Maintenance des E-Katalogs sollen durch alle Anbieter transparent ausgewiesen werden. So können Sie diese Kosten lieferantenübergreifend vergleichen. Gleichzeitig vermeiden Sie, dass allzu viele Kosten pauschal im Preis pro Artikel untergebracht werden - diese Mischkalkulationen erschwert Angebotsvergleiche.
Tipp 10: Setzen Sie ein pragmatisches Reporting auf
Ein E-Katalogshop ermöglicht allen Bedarfsanforderern direkten und dezentralen Zugriff auf tausende Produkte und zuweilen auch Dienstleistungen. Ein konstantes Monitoring der unternehmensweiten Nutzung des Katalogshops ist daher unerlässlich. Ein pragmatisches Reporting mit wenigen aussagekräftigen Kennzahlen (z.B. Anzahl Bestellungen pro Kataloganbieter, durchschnittlicher Bestellwert pro Kataloganbieter, etc.) reicht bereits aus, um die Kataloganbieter abseits der zuvor verhandelten Konditionen zu bewerten. Gibt es Anbieter, deren Shop-Performance sinkt (z.B. Kennzahl: Anzahl Fehler pro Bestellung pro Kataloganbieter)? Sind die internen Bedarfsträger nicht zufrieden mit dem Katalogshop, droht die Gefahr, dass sie abseits des Einkaufs und der Compliance-Richtlinien bei nicht freigegeben Lieferanten bestellen (à Maverick Buying).
Gleichzeitig gibt Ihnen das Reporting die notwendige Transparenz über das interne Bestellverhalten: Gibt es Abteilungen, die überdurchschnittlich viel oder wenig über den Katalogshop bestellen (z.B. Kennzahl: Anzahl Bestellungen pro Fachabteilung)? Sprechen Sie die Budgetverantwortlichen in den betroffenen Abteilungen auf Ihre Beobachtungen an.
Fazit
Gehen Sie in Zeiten des Einkaufs 4.0 kritisch mit elektronischen Katalogen um. Noch mehr als im klassischen Geschäft gilt - Discounts und Rabatte sind nicht gleich Kostenreduzierungen und Preise sind mit großer Vorsicht zu genießen. Behalten Sie stets die Entwicklung der Marktpreise im Auge, bündeln Sie den tatsächlichen Bedarf, entwickeln Sie Ihren Katalogshop kontinuierlich weiter und dämmen Sie die Angebotsflut der E-Kataloge ein – dann kommt die Endabrechnung Ihres Lieferanten Sie auch nicht teuer zu stehen!
Die folgende Checkliste gibt Ihnen einen Überblick über die Tipps für ein erfolgreiches Management von E-Katalogen im Einkauf:
