Ersatzteillager-Organisation: Maßgeschneiderte Strategien zur Verbesserung Ihrer Betriebseffizienz

In der komplexen Landschaft der Supply Chain ist das Ersatzteillager oft ein unterschätzter, aber unverzichtbarer Akteur. Die Kunst der Ersatzteillager-Organisation liegt darin, eine Balance zwischen Verfügbarkeit und Lagerkosten zu finden – ein Balanceakt, der über den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden kann. Das Ersatzteilmanagement befasst sich mit allen Prozessschritten, die im Kontext der Beschaffung, Lagerung und Verwaltung von Ersatzteilen innerhalb eines Unternehmens entstehen. Dabei verfolgt es das Ziel, die Verfügbarkeit von Ersatzteilen stets gewährleisten zu können, sodass Ausfallzeiten von Maschinen und Anlagen minimiert und die Kosten für Lagerhaltung und Beschaffung optimiert werden. Kernelemente des Ersatzteilmanagements sind:

Eine effektive Ersatzteillager-Organisation erhöht signifikant die Effizienz der Lagerverwaltung, indem durch reduzierte Lagerbestände sowohl die Lagerkosten als auch die Komplexität der Lagerhaltung verringert werden. Eine strategische Steuerung der Bestände minimiert außerdem das Working Capital, da freiwerdende Liquidität gezielt für andere Unternehmensaktivitäten eingesetzt werden kann. Darüber hinaus können durch eine effektiv definierte Bestandsstrategie Überbestände vermieden und Lagerhaltungskosten minimiert werden. Dies hat eine insgesamt verbesserte finanzielle Flexibilität und eine nachhaltig erhöhte wirtschaftliche Effizienz des Unternehmens zur Folge.

Effizientes Ersatzteilmanagement: Begriffe und Klassifizierungen im Detail

Im Kontext des Ersatzteilmanagements spielen folgende Begriffe eine zentrale Rolle: 

• Lagerleichen: Dieser Begriff beschreibt Ersatzteile, für die es keinen aktuellen Bedarf gibt und die deshalb über längere Zeit ungenutzt im Lager verbleiben. Sie leisten also keinen Beitrag zur operativen Effizienz, beanspruchen wertvollen Lagerplatz und binden Kapital. Ihre Lagerhaltung ist daher unprofitabel, weshalb eine kontinuierliche Überprüfung des Lagerbestandes, sowie gezieltes Aussortieren unerlässlicher Teile entscheidend ist.

• Langsamdreher: Langsamdreher sind Ersatzteile, die nur selten zum Einsatz kommen. Sie weisen eine niedrige Umschlagshäufigkeit auf und werden insbesondere für spezialisierte Maschinen oder Anlagen benötigt, die seltener zum Einsatz kommen. Sie nehmen Platz im Lager ein, obwohl die Nachfrage sehr gering ist. Daher ist es wichtig, ein ausgewogenes Verhältnis zu finden, um Überbestände zu vermeiden und gleichzeitig jedoch eine Verfügbarkeit bei Bedarf sicherstellen zu können.

• Schnelldreher: Diese Bezeichnung kennzeichnet Ersatzteile, die aufgrund einer hohen Nachfrage oft und schnell verkauft werden. Hier ist es also entscheidend, dass eine ausreichende Menge zur Verfügung steht, sodass die Betriebskontinuität gewährleistet und Ausfallzeiten reduziert werden können. Jedoch sollte der Bedarf auch bei Schnelldrehern kontinuierlich prognostiziert werden, sodass dem Risiko von Überbeständen entgegengewirkt werden kann. 

Anschließend können diese mithilfe einer Tabelle, die sich auf den Wert bzw. die Gängigkeit der Teile bezieht, dargestellt werden. Beispiel Wettbewerber:

Quelle: no-stop.de
"Tote" Teile (rot) und Langsamdreher (gelb) machen das Gros der gelagerten Ersatzteile aus.

Grundlegende Faktoren für eine wirksame Verwaltung Ihres Ersatzteillagers

Für die optimale Ersatzteillager-Organisation müssen unterschiedliche Faktoren beachtet werden:

• Standortwahl: Die Wahl eines angemessenen Standorts ist entscheidend für schnelle Reaktionszeiten sowie für die Optimierung von Logistik- und Versandkosten. Ein strategisch sinnvoller Standort befindet sich in der Nähe der Kunden, Produktionsstätten oder zentralen Verkehrsanbindungen, sodass Lieferzeiten und Transportkosten reduziert werden können. Ebenfalls ist es wichtig die Verfügbarkeit von qualifiziertem Personal in die Standortauswahl einzubeziehen. Auch können regionale Marktbedingungen und Rahmenbedingungen einen erheblichen Einfluss auf die Betriebskosten bzw. Flexibilität des Unternehmens haben. Ein geeigneter Standort hilft Unternehmen dabei, bei Schwankungen in der Nachfrage agil zu handeln und ermöglicht Lagerkapazitäten bei Bedarf zu erweitern, sodass die Kundenzufriedenheit und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens gewährleistet werden können. 

• Betriebszeiten: Die Betriebszeiten des Ersatzteillagers können die Verfügbarkeit von relevanten Ersatzteilen maßgebend beeinflussen. Ein Lager, welches kontinuierlich geöffnet ist, kann zügiger auf unerwartete Bedarfssituationen reagieren und somit Ausfallzeiten entgegenwirken. Bei der Bestimmung der Betriebszeiten gilt es also, diese an den Bedarf und an die Dringlichkeit der Ersatzteilversorgung anzupassen, wobei eine geeignete Balance zwischen dem Personalaufwand und der Betriebskosten identifiziert werden muss.

• Lagerstrategie: Die Lagerstrategie fokussiert sich auf eine optimale Lagerung und Verwaltung von Ersatzteilen. Dazu zählt vor allem die strategische Platzierung der Teile, um in Bedarfssituationen einen schnellen Zugriff zu ermöglichen, sowie die Auswahl der richtigen Lagerdichte, um den verfügbaren Raum optimal zu nutzen. Zu den häufig verwendeten Strategien gehören beispielsweise:
  • ABC-Analyse: Diese Strategie klassifiziert die Ersatzteile auf Basis Ihrer Relevanz und Dringlichkeit. Die sogenannten A-Teile umfassen nur einen geringen Teil des Bestandes, tragen jedoch den größten Teil der Verantwortung für die Gesamtkosten und den Verbrauch. Hier ist eine kontinuierliche Überwachung sowie Bestandskontrolle entscheidend, um die Verfügbarkeit der Teile stets gewährleisten zu können. B-Teile stellen eine Zwischenkategorie dar, die zwar nicht so kritisch wie A-Teile sind, deren Verfügbarkeit jedoch wichtig ist, um Engpässe zu vermeiden. Daher sollte ihre Überwachung regelmäßig, aber weniger intensiv sein. C-Teile machen den größten Teil des Bestands aus, haben jedoch nur geringen Einfluss auf die Gesamtkosten und den Verbrauch. Durch die relativ gering gehaltenen Bestandskosten ist hier eine weniger strenge Kontrolle ausreichend.
  • Just-in-time (JIT): Diese Strategie vermeidet die Lagerung von großen Mengen, indem sie darauf abzielt, Ersatzteile zu dem Zeitpunkt zu beschaffen, an dem Bedarf auftritt. Dies hat reduzierte Lagerkosten und eine geringere Kapitalbindung zur Folge, setzt aber auch eine präzise Koordination mit Lieferanten und eine optimierte und zuverlässige Lieferkette voraus. 
  • First-In-First-Out (FIFO): Dieser Ansatz eignet sich insbesondere für Ersatzteile mit begrenzter Haltbarkeit bzw. für technische Weiterentwicklungen, da hier die Nutzung der ältesten Bestände priorisiert wird, sodass die Veralterung bzw. Verschwendung von Ersatzteilen verhindert werden kann. 

• Lagertechnik: Moderne Lagertechnik kann die Effizienz der Lagerhaltung erheblich beeinflussen. Dies umfasst bspw. den Einsatz von: 
  • MDE-Geräten (Mobile Datenerfassungsgeräte): Diese Geräte können Bestandsdaten in Echtzeit erfassen und verwalten und helfen somit bei einer zügigen und fehlerfreien Kommissionierung und bei der Bestandskontrolle.
  • Lagerlifte: Lagerlifte nutzen effizient den vertikalen Raum, indem Regale in die Höhe gestapelt werden. Dies reduziert den Platzbedarf und maximiert die Lagerkapazitäten. Die Systeme besitzen einen integrierten Aufzug, der die Ersatzteile, die benötigt werden, schnell zur Entnahmeöffnung bringt. Durch die direkte Beförderung der gelagerten Artikel an den Bediener, wird ein rascher Zugriff auf benötigte Ersatzteile gewährleistet und die Zugriffszeiten effizient verkürzt.
  • Ausgabeautomaten: Diese Systeme eignen sich insbesondere für die Ausgabe von Ersatzteilen, die häufig benötigt werden, da sie eine vollständig automatisierte und kontrollierte Abgabe ermöglichen. Dies stellt sicher, dass die Ersatzteile bei Bedarf stets zur Verfügung stehen und der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert wird, da die Inventurführung automatisiert wird. Des Weiteren können sie den Materialfluss präzise nachverfolgen, da jeder Zugriff auf die benötigten Teile dokumentiert wird. 

• Bestandsstrategie: Eine effiziente Bestandsstrategie verfolgt das Ziel, die Verfügbarkeit von Ersatzteilen sicherzustellen sowie die Effizienz der Lagerhaltung zu verbessern. Dazu ist der Einsatz von modernen Strategien erforderlich. Bewährte Ansätze lauten wie folgt:
  • Vendor Managed Inventory (VMI): In diesem Verfahren verwaltet der Lieferant die Bestände des Kunden, indem er direkt auf alle Bestandsdaten zugreifen und demnach die Ersatzteile auffüllen kann. Dieser Vorgang reduziert erheblich die Verwaltungslast des Kunden und verbessert die Effizienz der Lieferkette.
  • Automatische Disposition: Diese Strategie setzt auf moderne Softwarelösungen, die auf Basis von vorab definierten Regeln und Algorithmen Bedarfsprognosen erstellen und anhand dessen Ersatzteile bestellen können. Dadurch werden menschliche Fehler vermieden, was eine reibungslose Versorgung und eine effektive Bestandsführung zur Folge hat.

Schlüsselkomponenten des Ersatzteillagermanagements

Das Management des Ersatzteillagers setzt auf vielfältige Schlüsselprozesse, die einen reibungslosen Ablauf der Lageroperationen und eine erhöhte Betriebseffizienz sicherstellen sollen. Zwei wesentliche Ansätze in diesem Zusammenhang sind:

1. Express-Aufträge: Express-Aufträge besitzen die Besonderheit, dass sie zügig abgewickelt werden müssen. Ersatzteile müssen schnellstmöglich kommissioniert, verpackt und an den Kunden ausgeliefert werden. Dies setzt jedoch eine geeignete Lagerplatzierung sowie entsprechende Versandmethoden voraus. Die effiziente Handhabung von Express-Aufträgen stellt somit ein maßgebendes Vorhaben dar, welches unter Beweis stellt, ob ein Unternehmen zeitkritische Anforderungen rasch und zuverlässig erfüllen kann. 
2. Pick & Pack Prinzip: Dieser systematische Prozess setzt sich aus dem Entnehmen der bestellten Artikel aus dem Lager (Pick) und der sicheren Verpackung (Pack) dieser zusammen. Die Implementierung von modernen Technologien wie automatische Kommissionierungssysteme, die die benötigten Artikel automatisch aus dem Lager entnehmen und somit den Picking Prozess beschleunigen, sowie präzise Scanning-Technologien, die die Ersatzteile fehlerfrei identifizieren und dokumentieren, reduziert die Fehlerquote. Zudem verkürzen diese Technologien die Bearbeitungszeiten. 

Herausforderungen der Ersatzteillager-Organisation: Mengen, Planbarkeit und Effizienz

Die effiziente Verwaltung des Ersatzteillagers stellt Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen, die eine strategische Planung und Organisation erfordern. Relevante Herausforderungen sind bspw.:

Optimierungspotenzial identifizieren & umsetzen: Strategien für eine effektive Ersatzteillager-Organisation

Eine effiziente Ersatzteillager-Organisation setzt die Integration von strategischen Maßnahmen und Technologien voraus, die sowohl die Effizienz der Lagerhaltung, als auch die Kostenkontrolle und die Verfügbarkeit der Ersatzteile zum Ziel haben. Zentrale Ansätze sind: 

• Kommissionierungstechniken
  • Mann-zur-Ware: In diesem Ansatz wird das Personal zur Ware geführt, was die Wegezeit reduziert. Dieser Vorgang eignet sich insbesondere für hohe Bestellmengen bzw. einen hohen Durchsatz von Aufträgen. Durch die manuelle Kommissionierung müssen die Regale meist sehr niedrig gehalten werden, sodass das Handling für das Personal erleichtert wird. Um dabei dennoch eine effiziente Lagerkapazität gewährleisten zu können, ist eine Einteilung des Lagers auf mehreren Ebenen sinnvoll. Des Weiteren wäre die Implementierung von Durchlaufregalen, welche für einen kontinuierlichen Nachschub der Ware verantwortlich sind, und dynamischen Kommissionierregale, die sich optimal an den Bedarf anpassen, empfehlenswert. Diese Systeme stellen einen optimierten Zugriff auf die Ersatzteile und somit einen zügigeren Kommissionierprozess sicher.
  • Ware-zum-Mann: Bei dieser Methode gelangt die Ware mithilfe von automatisierten Systemen, wie Miniload-Systemen oder Behälterfördersystemen, direkt zum Kommissionierer. Dies reduziert signifikant die Laufwege der Mitarbeiter sowie auch die körperliche Belastung. Dieser Vorgang eignet sich effizient für kleinere Bestellmengen bzw. Aufträge, die eine hohe Genauigkeit erfordern, da die Wahrscheinlichkeit für Fehler relativ gering ist. 
• Moderne Technologien:
  • Lagerverwaltungssysteme (LVS): Lagerverwaltungssysteme können den Lagerbestand in Echtzeit verfolgen und Prozesse wie die Annahme, Lagerung und Verwaltung von Waren automatisieren. Auf der Basis von geeigneten Analyse- und Reporting-Tools können sie Engpässe frühzeitig erkennen und die Lagerkapazität optimal ausschöpfen. 
  • Cross-Docking: Dieses Verfahren konzentriert sich auf den direkten Transport der Ware vom Wareneingang zum Warenausgang, ohne dass sie im Lagerbestand erfasst werden. Dies verringert die Lagerzeit, die Nutzung von Lagerflächen und somit die Lagerkosten. Außerdem wird die Bearbeitungszeit beschleunigt. Durch den direkten Transfer der Ware können auch potenziell auftretende Bestandsfehler bzw. Beschädigungen reduziert werden.

Neben dieser bewährten Strategien empfehlen wir folgende Schritte für eine optimale Ersatzteillager-Organisation:

1. Geschultes Personal: Qualifiziertes Personal, welches mit den spezifischen Anforderungen der Ersatzteillagerkommissionierung und den optimalen Strategien der Lagerverwaltung vertraut ist, kann die Effizienz der Prozesse erheblich beeinflussen. Dafür sind entsprechende Schulungen und Weiterbildungen entscheidend, die die Mitarbeiter über neueste Technologien, Veränderungen bzw. Verfahren informieren.

2. Effektive Stellplatz-Reorganisation: Eine strategische Anordnung der Regale und Lagerflächen trägt erheblich zur effizienten Nutzung des verfügbaren Raums bei, wodurch sich die Lagerorganisation signifikant optimieren lässt. Dazu gehört insbesondere die Differenzierung zwischen der Frequenz und Kritikalität der Ersatzteile. Eine optimale Stellplatz-Reorganisation ermöglicht somit eine maximale Ausnutzung der Raumkapazitäten und einen geringeren Zeitaufwand für die Mitarbeiter für das Abrufen von Ersatzteilen.

3. Transparenzschaffung & Bestandsbereinigung: Die Basis einer effizienten Lagerverwaltung stellt eine umfängliche Transparenz über alle zur Verfügung stehenden Ersatzteile im Lager dar. Dies bedeutet, dass alle Artikel, die sich im Lager befinden, identifiziert werden müssen. Zudem sollten all ihre Bewegungen nachvollziehbar sein. Dies ermöglicht eine optimale Planbarkeit, da genaue Bestandsdaten vorliegen und Fehl- bzw. Überbestände erkannt und vermieden werden können. Zur Gewährleistung der Transparenz ist der Einsatz von Lagerverwaltungssystemen (LVS) sinnvoll, da diese in Echtzeit über Bestände, Lagerorte und Artikelverfügbarkeit informieren. Im Anschluss hilft eine umfassende Bestandsbereinigung dabei, unnötige Lagerkosten zu verhindern, indem Ersatzteile, die keinen relevanten zukünftigen Bedarf bzw. eine zu geringe Kritikalität aufweisen, verkauft oder verschrottet werden. Ein entscheidender Schritt ist die Analyse, welches Ersatzteil bei Fehlen am wahrscheinlichsten negative Auswirkungen auf die Anlagenverfügbarkeit hätte. Durch diese Methode wird sichergestellt, dass sich nur die relevanten und kritischen Ersatzteile im Lagerbestand befinden, sodass Lagerkosten gesenkt werden können.

4. Konzeption des Ersatzteillagers: Damit Sie von einer maximierten Effizienz Ihrer Lagerprozesse sowie von einer optimalen Nutzung der Lagerfläche profitieren können, sollten Sie Ihr Ersatzteillager im Detail planen, was insbesondere auch die Lagerkapazität und -technik umfasst. Dafür muss die geeignete Kommissionierungsmethode identifiziert werden, die speziell zu Ihren betrieblichen Anforderungen und Gegebenheiten passt. Faktoren, die bei der Wahl berücksichtigt werden sollten, sind unter anderem das Volumen und die Art der gelagerten Ersatzteile, die Bestellhäufigkeit und die räumlichen und personellen Ressourcen, die zur Verfügung stehen. 

​​​​​​​5. Individuelle Bestandsstrategien: In einem weiteren Schritt sollte für die verschiedenen Ersatzteilarten eine spezifische Bestandsstrategie entwickelt werden. Dies umfasst:

1. die Festlegung und Anpassung von Bestandsparametern
2. die Implementierung von automatisierten Dispositionssystemen
3. die Dynamisierung der Bestandsparameter
4. der Einsatz von Konsignationslagern und Vendor Managed Inventory (VMI)

6. Prozessoptimierung und Schnittstellenmanagement: Die Optimierung der Prozesse zwischen den Bereichen Einkauf, Lagerung und Instandhaltung ist maßgebend für die Effektivität der gesamten Lieferkette. Hier sollte der Fokus auf folgenden Aspekten liegen:

1. Verbesserung der Bedarfsplanungs- und Versorgungsprozesse
2. Effektive Handhabung von Retouren & Refurbishment-Prozessen
3. Verbesserung relevanter Lagerprozesse wie Warenannahme, -ausgang, Umlagerungen und Inventuren, etc.

7. Reporting: Automatisierte Reporting-Systeme überwachen kontinuierlich Kosten- und Service-KPIs, wodurch sie eine zeitgetreue Kontrolle und Anpassung der Lagerprozesse sicherstellen. Dadurch können Kosten stets beobachtet und zügige Reaktionen auf Problemsituationen bzw. Veränderungen gewährleistet werden. 

Individuelle Ansätze: So finden Sie Ihre geeignete Methode

Eine maßgeschneiderte Strategie für Ihre Ersatzteillager-Organisation ist fundamental für Ihre Betriebseffizienz und Kundenzufriedenheit. Um die Methode zu finden, die sich speziell für Ihr Unternehmen eignet, ist im ersten Schritt eine detaillierte Analyse Ihrer aktuellen Lagerprozesse bzw. -strukturen notwendig. Dafür sollten Sie die Größe des Lagers, Ihre Produktvielfalt, das Bestellvolumen und die Anforderungen Ihrer Branche miteinbeziehen. Auf der Basis einer umfassenden Bestandsaufnahme kann die Qualität Ihrer Lagerdaten optimiert und klare Verantwortlichkeiten definiert werden. Dabei sollten Sie stets darauf achten, dass alle relevanten Bereiche, wie Einkauf, Lager und Instandhaltung, in den Planungsprozess einbezogen werden, sodass eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit sichergestellt werden kann. Testen Sie verschiedene Ansätze, wie das Mann-zu-Ware-Prinzip oder simulieren Sie verschiedenen Szenarien, um die für Sie passende Strategie zu ermitteln. Überwachen Sie kontinuierlich die Ergebnisse Ihrer Strategien, um potenzielle Optimierungen identifizieren und Anpassungen vollziehen zu können. 

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