Outsourcing des indirekten Einkaufs

Die Auslagerung des indirekten Einkaufs von Produkten und Dienstleistungen und die damit verbundenen Einsparpotentiale werden seit Jahren diskutiert. Das Outsourcing ist in vielen Unternehmen an hohe Erwartungen geknüpft, aber auch mit vielen Zweifeln verbunden und wird daher nur zögerlich umgesetzt.

Richtig sparen im indirekten Einkauf

Die Ursache dafür ist jedoch ungeklärt. Mögliche Gründe liegen im mangelnden Vertrauen und firmeninternen Widerständen gegen die Auslagerung von Beschaffungsfunktionen.  

Wie verläuft das Outsourcing im indirekten Einkauf?

In den meisten Unternehmen wird die Beschaffung des indirekten Einkaufs an externe Dienstleister ausgelagert. Der indirekte Einkauf beinhaltet alle Produkte und Dienstleistungen, die zwar mit den Kernprozessen des Unternehmens eng verbunden sind, jedoch nur indirekt zur Leistungserstellung beitragen (bspw. IT-Hardware/-Software, Büromaterial, Facility Management etc.). Beim Outsourcing des indirekten Einkaufs werden Beschaffungsaufgaben, die in der Regel von der Einkaufsabteilung durchgeführt werden, teilweise oder vollständig an externe Dienstleister übertragen. Ziel des Outsourcings ist es, einzelne Warengruppen effizienter zu beschaffen. Beauftragte Dienstleister sind meistens auf die Übernahme von bestimmten Beschaffungsaufgaben spezialisiert und arbeiten entweder in eigenen Strukturen oder stellen ein Beschaffungsteam zur Verfügung, welches in das Kundenunternehmen integriert wird. 

Gründe für das Outsourcing

Der Einkauf kann einen signifikanten Beitrag zu der Gewinn-, aber auch der Verlustsituation eines Unternehmens leisten. Daher steht der Einkauf unter dem ständigen Druck, kostengünstig und ressourcenschonend zu arbeiten. Dies trifft insbesondere auf den indirekten Einkauf zu. Der indirekte Einkauf ist meistens durch eine sehr komplexe und anspruchsvolle Struktur gekennzeichnet. In größeren Unternehmen werden bspw. oftmals zwischen 100 und 150 indirekte Warengruppen eingekauft, die in der Regel durch eine hohen Anzahl verschiedener Lieferanten und Dienstleister gekennzeichnet sind. Diese Bedingungen erschweren eine gründliche und effiziente Bearbeitung des Einkaufsvolumens erheblich. Die Arbeitsbelastung ist insbesondere dann sehr hoch, wenn neue Angebote eingeholt werden müssen oder die Umsetzung neuer Verträge auch organisatorische Änderungen in den Fachbereichen erfordern. Um die Arbeitsbelastung im Einkauf und den Fachbereichen zu reduzieren, müssen Schnittstellen und Übereinstimmungen zwischen den Warengruppen identifiziert werden. Einzelne organisatorische Bereiche verfügen allerdings oft nicht über notwendige Fachkenntnisse, wodurch der Beschaffungsprozess ineffizient bleibt. Damit sich dieser Effekt nicht negativ auf die Gewinnsituation des Unternehmens auswirkt, ist es sinnvoll, den indirekten Einkauf auszulagern.

Erfolg durch Outsourcing

Die Entscheidung zur Auslagerung von Teilen der Beschaffung und die Erwartungen an ein erfolgreiches Outsourcing sind von unterschiedlichen Faktoren abhängig.

So ist die Entscheidung über die Auslagerung von Einkaufsbereichen unter anderem davon abhängig, ob die erwarteten Einsparungen erzielt und welche Möglichkeiten zur Erfolgskontrolle eingesetzt werden können. Des Weiteren muss geklärt werden, wie der externe Dienstleister in das Unternehmen integriert werden kann und welche Chancen und Risiken dadurch entstehen. Eine Basis für die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen externem Dienstleister und dem Unternehmen ist das Vertrauen. Das gegenseitige Vertrauen beider Parteien wird nur durch langfristige Zusammenarbeit, kontinuierliche Erfolgsmessung und der gemeinsamen Diskussion und Bewertung von Ergebnissen erreicht und sichergestellt.

Ist das Outsourcing einiger Beschaffungsgruppen beschlossen, so muss zunächst der Arbeitsauftrag des Dienstleisters klar definiert werden. Sind die Ziele und entsprechenden Aufgaben gesteckt, müssen dem Dienstleister entsprechende Handlungsspielräume zur Erfüllung seiner Aufgaben eingeräumt werden. Damit das Outsourcing erfolgreich umgesetzt werden kann, sollten folgende Kriterien erfüllt sein:

• Austausch von Know-how und Expertise: Es sollte ein regelmäßiger Austausch zwischen den internen und externen Beschaffungsexperten stattfinden, um das eigene Unternehmen vor einem kompletten Know-how-Verlust zu schützen.

• Bereitstellung flexibler Ressourcen: Der Dienstleister muss dem Unternehmen bedarfsgerecht Ressourcen zur Verfügung stellen, die jederzeit abrufbar sind.

• Vertragliche Regelung von finanziellen Anreizen: Die vertragliche Regelung ermöglicht es, die Leistungen des Dienstleisters zu messen und dementsprechend leistungsgerecht zu vergüten. Dabei sollte gewährleistet sein, dass neue Ziele jederzeit definiert werden können.

Herausforderungen bei der praktischen Umsetzung

Ist die Entscheidung über das Outsourcing bestimmter Beschaffungsgruppen gefallen und der passende Dienstleister ausgewählt, kann es dennoch zu Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit zwischen internem Einkauf und dem externen Dienstleister kommen. Während externe Dienstleister schnellstmöglich ihre Aufgaben erfüllen und Verantwortung übernehmen wollen, fürchten interne Einkäufer häufig einen Verlust von Verantwortung in bestimmten Aufgabengebieten.

Der externe Dienstleister muss verstehen, dass erfolgreiches Outsourcing an einen vertrauensbildenden Prozess gekoppelt ist, der Schritt für Schritt in Kooperation mit dem internen Einkaufsteam umgesetzt werden muss. Um diesen Vorgang zu erleichtern und zu beschleunigen, sollten zunächst Beschaffungsgruppen mit geringem Investitionsvolumen und geringem Risiko ausgelagert werden. So ist ein erster Test der Zusammenarbeit zwischen beiden Parteien möglich.

Allerdings dürfen Unternehmen nicht den Fehler machen, ausschließlich kleine Beschaffungsgruppen auszulagern. Dadurch fehlt dem externen Dienstleistern häufig der Handlungsspielraum, um ihre Expertise gewinnbringend in das Unternehmen einzubringen. Daher sollte der Leiter des Einkaufs selbstkritisch prüfen, ob noch weitere Leistungen oder Produkte an den externen Dienstleister ausgegliedert werden können, um den Beschaffungsprozess zu optimieren.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt nicht im Ringen um Macht zwischen der interner Einkaufsabteilung und dem externem Dienstleister, sondern in der erfolgreichen Kooperation zwischen beiden Gruppen.