Die optimale SCM-Organisation als Schlüsselfaktor für Qualität

Wie das richtig ausgestaltete Supply Chain Management dafür sorgt, dass die richtigen Produkte, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und in der richtigen Qualität ankommen.

Die Herausforderungen der Frischeindustrie sind immens: Produkte müssen stets mit höchster Qualität in den Bereichen Pünktlichkeit, Frische und Produktqualität an die Kunden geliefert werden können. Eine optimal gestaltete Supply Chain ist entscheidend, um diesen Anforderungen gerecht zu werden. Eine leistungsstarke SCM-Organisation ist der Schlüssel zu diesem Erfolg. Sie sorgt nicht nur für die Einhaltung von Frische und Termintreue, sondern optimiert auch die Kostenstrukturen entlang der gesamten Lieferkette. Durch präzises Bestandsmanagement werden Überbestände und damit verbundene Verschwendung minimiert, was nicht nur die Gewinnmargen verbessert, sondern auch einen Beitrag zur Umweltschonung leistet. 

Das Fundament für eine erfolgreiche Supply Chain bildet eine intensive Kooperation zwischen den internen Abteilungen und externen Stakeholdern, unterstützt durch klar definierte Rollen und Abläufe. Das Zusammenspiel von Abteilungen verbessert unter anderem die Prognosegenauigkeit, was wiederum direkte positive Effekte auf die Kostenkontrolle, die Bestände und letztendlich auf die Kundenzufriedenheit hat. 

In diesem Artikel präsentieren wir fünf praxiserprobte Schritte, um die SCM-Organisation aufzubauen und zu gestalten. Diese Vorgehensweise ermöglicht es, die Supply Chain zu einem echten Wettbewerbsvorteil auszubauen, indem sie nicht nur zur hohen Kundenzufriedenheit und -bindung beiträgt, sondern auch die Margen durch Kostenoptimierung schützt. 

Schritt 1: Bildung von organisatorischen Strukturen zur Förderung der Zusammenarbeit

In der dynamischen Welt der Frischeindustrie ist eine effiziente Lieferkette entscheidend für den Unternehmenserfolg. Eine Schlüsselkomponente hierfür ist die Schaffung organisatorischer Strukturen, die eine interdisziplinäre und kooperative Arbeitsweise begünstigen. 

Die Realisierung dieses Anspruches erfordert die Bildung von cross-funktionalen Teams als fundamentaler Baustein für eine agile Supply Chain. Diese Teams setzen sich im Idealfall aus Spezialisten der Bereiche Vertrieb, Logistik, IT und Qualitätssicherung zusammen und sind gemeinsam verantwortlich für die fortlaufende Optimierung der Prozesse. Die interdisziplinäre Zusammenarbeit fördert den Wissensaustausch und erlaubt es, Engpässe sowie Ineffizienzen schnell zu identifizieren. 

Effektive Kommunikation bedingt ebenso die Durchführung regelmäßiger, aber zu nicht oft stattfindender, Meetings mit den richtigen Stakeholdern. Diese dienen der Abstimmung von Absatzprognosen, Lieferplänen, Beständen und der Diskussion möglicher Planabweichungen. Solche Treffen garantieren, dass alle Beteiligten zeitnah informiert sind und erleichtern es, Anpassungen zügig umzusetzen. 

Insgesamt bildet die Fokussierung auf das Gesamtoptimum und nicht allein auf einzelne Abteilungsziele den Grundstein für eine leistungsstarke und zukunftsfähige Supply Chain in der Frischeindustrie. 

Schritt 2: Einsatz essenzieller Rollenprofile für optimierte Planung

Die Rolle von essenziellen Rollenprofilen in einer SCM-Organisation ist entscheidend für die Gewährleistung präziser Nachfrageprognosen und optimierter Planung in der Frischeindustrie. Drei wichtige Rollen sind dabei die des Demand Planners, des Supply Planners und des SCM-Projektmanagers. 

Der Einsatz von Demand Plannern zur Gewährleistung einer präzisen Nachfrageprognose und optimierten Planung unerlässlich. Die Fachleute bilden das Rückgrat eines Systems, das auf die Minimierung von Überproduktion und Verschwendung spezialisiert ist – eine Herausforderung, die angesichts der hohen Anforderungen an Mindesthaltbarkeit und Restlaufzeiten der Waren besonders gewichtig ist. Demand Planner nutzen eine Vielfalt von Datenquellen, darunter Verkaufshistorie, saisonale Schwankungen und externe Marktindikatoren, um zuverlässige Prognosen zu erstellen. Ihr Ziel ist es, das Optimum aus der gesamten Lieferkette herauszuholen, indem sie die Lagerhaltung optimieren und die Produktion nahtlos mit der Marktnachfrage abstimmen. 

Supply Planner stellen sicher, dass die prognostizierte Nachfrage durch die Verfügbarkeit von Produkten gedeckt wird. Sie managen Bestände und koordinieren die Lieferlogistik, um eine leistungsstarke und fristgerechte Distribution zu garantieren. 

SCM-Projektmanager hingegen übernehmen die strategische Leitung von Projekten, die darauf abzielen, die Supply Chain zu optimieren und Anpassungsfähigkeit sowie Kostenstrukturen zu verbessern. 

Die Ziele dieser spezialisierten Funktionen sind klar definiert: die Stärkung der operativen Exzellenz, die Erhöhung der Kundenzufriedenheit durch verlässliche Lieferungen und letztlich die Steigerung der Rentabilität des Gesamtunternehmens. Insgesamt sind die drei Funktionen die Architekten einer resilienten und reaktionsstarken Lieferkette, die die komplexen Herausforderungen der Frischeindustrie meistert und die Grundlage für nachhaltigen Erfolg legt. 

Schritt 3: Einführung internes & externes Schnittstellenmanagement

Das interne und externe Schnittstellenmanagement ist geprägt durch die Einführung eines wirksamen Stakeholder-Managements, um sicherzustellen, dass Änderungen nahtlos implementiert werden und die Mitarbeiter sowie externen Stakeholder aktiv in den Transformationsprozess einbezogen sind – dafür gibt es drei wichtige Schlüsselelemente. 

Ein Schlüsselelement hierbei ist das „Mitarbeiter mitnehmen“, was sich konkret durch die Durchführung von DILO (Day In the Life Of)-Tagen manifestiert. Diese ermöglichen es den Mitarbeitern und Führungspersonen, Einblicke in die täglichen Abläufe und Herausforderungen verschiedener Rollen innerhalb des Unternehmens zu gewinnen, wodurch nicht nur das gegenseitige Verständnis und die Wertschätzung unter den Mitarbeitern gefördert, sondern insbesondere auch Optimierungspotenziale identifiziert und die Zusammenarbeit verbessert wird. 

Ergänzend zum ersten Schlüsselelement unterstützt die Erstellung von detaillierten Rollenprofilen dabei, Klarheit über Erwartungen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten jeder Position zu schaffen, was die Leistung und Zufriedenheit am Arbeitsplatz nachhaltig erhöht. Zur langfristigen Sicherung dieser Erfolge empfiehlt es sich Best Practices des Change-Managements zu etablieren, da es die Planung, Steuerung und Durchführung von Veränderungsprozessen umfasst, die darauf abzielen, die Supply Chain zu optimieren und an die dynamischen Marktbedingungen anzupassen. Durch regelmäßige Schulungen und Workshops werden Mitarbeiter nicht nur auf dem neuesten Stand gehalten, sondern auch ermutigt, sich aktiv an der Weiterentwicklung und Verbesserung der Prozesse und Supply Chain zu beteiligen. 

Der dritte wichtige Pfeiler ist die Transparenz. Klare Kommunikationskanäle und der offene Austausch von Informationen stellen sicher, dass alle Beteiligten – von der Führungsebene über die operativen Mitarbeiter, bis hin zu den externen Stakeholdern – stets über Änderungen und deren Auswirkungen informiert sind, was nicht nur das Vertrauen innerhalb des Teams fördert, sondern auch eine schnellere Anpassung an neue Prozesse und Technologien ermöglicht. Dies bildet die Basis für eine erfolgreiche Supply Chain in der Frischeindustrie, sichert die hohe Qualität und Frische der Produkte und steigert die Produktivität sowie das Engagement der Mitarbeiter. 

Schritt 4: Die richtige Organisationsvariante für die optimierte Zusammenarbeit nutzen

Eine passgenaue Organisationsstruktur, die auf die spezifischen Anforderungen von Unternehmensgröße, -struktur und -zielen zugeschnitten ist und zudem mit den zuvor beschriebenen Strukturen, Mitarbeiter-Rollenprofilen sowie Schnittstellen harmoniert, ist für den Erfolg der Supply Chain von essenzieller Bedeutung. 

Zentralisierte Strukturen sind vor allem in größeren Unternehmen von Vorteil, da sie eine einheitliche Führung und Kontrolle ermöglichen. Mit einer zentralen Planung wird sichergestellt, dass alle Abteilungen gemeinsame Ziele verfolgen und Ressourcen zielführender genutzt werden. 

Auf der anderen Seite bieten dezentralisierte Strukturen mehr Flexibilität und sind besonders für Unternehmen mit geografisch verteilten Standorten oder einem diversifizierten Produktportfolio geeignet. Lokale Einheiten können so flexibler auf Veränderungen des Marktes reagieren und regionale Anforderungen besser erfüllen. 

Hybride Modelle versuchen die Vorteile beider Ansätze zu vereinen, indem sie eine Balance zwischen zentraler Steuerung und dezentraler Flexibilität anstreben. Dieser Ansatz erlaubt es, die Vorzüge einer einheitlichen Richtungsvorgabe mit der Anpassungsfähigkeit lokaler Einheiten zu kombinieren. 

Die Auswahl der richtigen Organisationsstruktur ist ein entscheidender Schritt, um die Supply Chain Prozesse optimal zu gestalten und die nächste Stufe der Optimierung zu erreichen. Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, ein abteilungsübergreifendes Supply Chain Management organisatorisch zu verankern, dass eine ganzheitliche Betrachtung der Supply Chain Prozesse nachhaltig implementiert. Durch die Berücksichtigung der klassischen organisatorischen Kriterien – Formalisierung, Zentralisierung und Hierarchie – können verschiedene Organisationsvarianten entwickelt werden, die den spezifischen Anforderungen der Frischeindustrie gerecht werden. 

Schritt 5: Maximierung und kontinuierliche Messung des Organisationserfolgs

Ein effektives Supply Chain Management basiert auf klar definierten Zielen und der kontinuierlichen Messbarkeit der Ergebnisse. Regelmäßige Updates und Anpassungen der Ziele sorgen dafür, dass die Supply Chain stets auf Kurs bleibt und sich an veränderte Marktbedingungen anpassen kann. Digitale Dashboards bieten eine transparente und visuelle Darstellung der zentralen und internen KPIs wie Prognosegenauigkeit, Lieferzeiten und Lagerbestände. Diese Echtzeit-Informationen ermöglichen es, sofortige Maßnahmen zu ergreifen, wenn Abweichungen vom Plan festgestellt werden. 

Die Zusammenarbeit mit Lieferanten sollte ebenfalls auf klar definierten Zielen basieren. Gemeinsame Zielvereinbarungen und ein kontinuierliches Monitoring der Leistung sorgen dafür, dass alle Partner in die gleichen Bemühungen eingebunden sind und zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen. Auch hier spielen moderne Technologien eine Rolle: Sie ermöglichen es, Daten in Echtzeit zu teilen und die Leistung der Supply Chain auf der Basis von Echtzeitinformationen zu messen und kontinuierlich zu optimieren. 

Eine optimierte SCM-Organisation ist der Schlüssel zur Gewährleistung von Frische, Pünktlichkeit und Qualität in der Frischeindustrie. Durch klare organisatorische Strukturen, spezialisierte Rollen und effizientes Schnittstellenmanagement werden nicht nur die Kosten gesenkt und Bestände optimiert, sondern auch eine höhere Flexibilität und Agilität in der gesamten Lieferkette erreicht. Die kontinuierliche Überwachung von KPIs und der gezielte Einsatz moderner Technologien ermöglichen es, die Supply Chain konstant zu verbessern und die Reaktionsfähigkeit auf Marktveränderungen zu erhöhen. Unternehmen, die diese Prinzipien erfolgreich umsetzen, sichern sich einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil und stellen sicher, dass sie den Anforderungen der Kunden auch in Zukunft gerecht werden können.