Sustainable Procurement: Nachhaltigkeit im Einkauf verankern und trotzdem Einsparungen realisieren

In einer Welt, in der Nachhaltigkeit immer mehr in den Fokus rückt, stehen Einkaufsverantwortliche vor der herausfordernden Aufgabe, diese Prinzipien in ihre Prozesse zu integrieren, ohne dabei die wirtschaftliche Effizienz aus den Augen zu verlieren. Die Kunst, Nachhaltigkeit im Einkauf zu verankern und gleichzeitig Einsparungen zu realisieren, erfordert ein Umdenken, innovative Ansätze und eine Neubewertung traditioneller Einkaufspraktiken. Die Implementierung nachhaltiger Beschaffungsstrategien kann nicht nur den Umweltschutz fördern, sondern auch die Reputation eines Unternehmens verbessern, Kosten reduzieren und den Zugang zu neuen Märkten erleichtern. Unternehmen, die einen nachhaltigen Einkauf unterstützen, sind besser darauf vorbereitet, den sich wandelnden Anforderungen von Kund:innen und Anteilseigner:innen gerecht zu werden und langfristigen Erfolg zu gewährleisten. Oftmals sind jedoch die Weichen zum Ausschöpfen der Möglichkeiten noch nicht gestellt.

So ist Nachhaltigkeit weder als festes und verbindliches Einkaufsziel definiert, noch sind die Mitarbeiter:innen im Einkauf ausreichend geschult. Laut unserer Studie zum Reifegard von Einkaufsabteilungen im Nachhaltigkeitsbereich existieren aktuell noch hohe Defizite bei der Quantifizierung von Nachhaltigkeitszielen, der Integration verbindlicher Lieferantenkriterien und dem Umgang mit Nachhaltigkeitsrisiken sowie bei der Entwicklung von Lieferanten. Erst wenn diese Bedingungen geschaffen sind, können alle Warengruppen für einen nachhaltigen Einkauf ausgewählt werden. Unsere Studie über den aktuellen Leistungsstand von nachhaltiger Beschaffung zeigt, dass gerade einmal 22 % der befragten Unternehmen Personalentwicklungsmaßnahmen zum Aufbau von Kompetenzen im Bereich Nachhaltigkeit im Einkaufsbereich anbieten. Zudem verwenden 64 % keine digitalen Tools als unterstützendes Hilfsmittel für ihre nachhaltigen Praktiken. Dadurch werden die Herausforderungen bei der Umsetzung eines nachhaltigen Einkaufs deutlich: Fehlende Definitionen, unzureichende Schulungen und hohe Defizite bei der Integration von Nachhaltigkeitskriterien in die Geschäftspraxis, stellen Unternehmen unter erheblichen Druck.

Viele Einkaufsverantwortliche stehen somit vor folgenden zentralen Fragen:

  1. Was ist im individuellen Unternehmenskontext unter einem nachhaltigen Einkauf zu verstehen und welche Voraussetzungen müssen für einen nachhaltigen Einkauf geschaffen werden?
  2. Welche Warengruppen und Einsparhebel eignen sich für einen nachhaltigen Einkauf, um auch weiterhin den Unternehmenserfolg zu unterstützen?

Wir bieten Ihnen maßgeschneiderte Lösungen an, um Sie bei der Entwicklung und Implementierung nachhaltiger Beschaffungsstrategien zu unterstützen. Unsere Experten bieten Best Practices, um sicherzustellen, dass Sie von effektiven und effizienten Einkaufsprozessen profitieren, wodurch Sie bestens gerüstet sind, um den wachsenden Anforderungen an Nachhaltigkeit gerecht zu werden und langfristigen Erfolg zu erzielen.

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Die Relevanz des nachhaltigen Einkaufs für die Wirtschaft

Was macht den Einkauf nachhaltig?

Nachhaltiger Einkauf bezeichnet einen Beschaffungsansatz, der ökologische, soziale und wirtschaftliche Aspekte gleichermaßen berücksichtigt, um langfristige positive Auswirkungen auf die Umwelt, die Gesellschaft und das Unternehmen selbst zu erzielen. Dabei geht dieser Ansatz über traditionelle Beschaffungspraktiken hinaus, indem er nicht nur Preis und Qualität von Produkten und Dienstleistungen berücksichtigt, sondern auch deren Auswirkungen entlang der gesamten Lieferkette analysiert.

Ein nachhaltiger Einkauf basiert auf folgenden Kriterien:

Nachhaltiger Einkauf Kriterien
  • Umweltverträglichkeit: Nachhaltige Produkte und Dienstleistungen sollten effizient dazu beitragen, dass Ressourcen geschont und Emissionen und Umweltbelastungen reduziert werden. Dazu gehören insbesondere Produkte mit einem geringen Energieverbrauch bzw. mit einem kleinen ökologischen Fußabdruck und einer umweltfreundlichen Verpackung.
     
  • Transparenz und Rückverfolgbarkeit: Es ist von entscheidender Bedeutung, eine transparente Lieferkette zu gewährleisten, um sicherzustellen, dass Produkte und Dienstleistungen den angestrebten Nachhaltigkeitsstandards entsprechen. Dies erfordert häufig eine Rückverfolgbarkeit bis zu den Ursprungsmaterialien sowie die Offenlegung relevanter Informationen entlang der gesamten Lieferkette.
Nachhaltiger Einkauf Kriterien
  • Wirtschaftliche Nachhaltigkeit: Voraussetzungen für dieses Ziel sind unter anderem:
    • Die Unterstützung von lokaler Lieferanten & Gemeinschaften
    • Zusammenarbeit mit Lieferanten mit transparenten Geschäftspraktiken
       
  • Soziale Verantwortung: Auf der sozialen Ebene liegt der Fokus insbesondere darauf, dass die Herstellung der Produkte unter fairen Arbeitsbedingungen erfolgt und dabei Menschenrechte explizit berücksichtigt werden. Dies umfasst:
    • Gleichberechtigung
    • Angemessene Bezahlung
    • Die Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsstandards
    • Sichere Arbeitsbedingungen
    • Einhaltung internationaler Arbeitsnormen

Gründe für eine bewusste Beschaffung

Ein nachhaltiger Einkauf bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, die über die rein ökologische Dimension hinausgehen. Er ist nicht nur ein ethischer Imperativ, sondern auch ein strategischer Schritt für Unternehmen, um langfristigen Erfolg zu sichern. Indem Unternehmen ihre Einkaufspraktiken auf nachhaltige Prinzipien ausrichten, tragen sie nicht nur zum Umweltschutz bei, sondern können auch langfristig ihre Positionierung im Markt stärken.

Weitere Vorteile sind: 

Vorteile bewusstes Beschaffen
  • Erfüllung regulatorischer Anforderungen: Durch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Standards zur Umweltverträglichkeit und sozialen Verantwortung minimiert ein nachhaltiger Einkauf rechtliche Risiken.
  • Mitarbeitermotivation und -bindung: Ein Unternehmen, das sich für Nachhaltigkeit einsetzt, kann die Mitarbeiterzufriedenheit steigern, was wiederum die Mitarbeiterbindung und -gewinnung erleichtern kann.
  • Zukunftssicherung und langfristiges Wachstum: Nachhaltiger Einkauf reduziert die Abhängigkeit von endlichen Ressourcen und trägt zur Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit in einer sich wandelnden Weltwirtschaft bei.
  • Risikominimierung in der Lieferkette: Durch eine diversifizierte und nachhaltige Lieferkette werden Risiken wie Lieferengpässe, Qualitätsprobleme und Reputationsverlust reduziert.
  • Stärkung des Markenimages: Ein nachhaltiger Einkauf zeigt Verantwortungsbewusstsein und Umweltengagement, was die Kundenbindung und Markenloyalität fördert.

Wegweiser für einen grünen Einkauf: Führende Unternehmen

Erfolgreiche Kundenprojekte sind nicht nur Zeugnisse für unser Engagement und unsere Fachkompetenz, sondern auch für die transformative Kraft nachhaltiger Lösungen. Hier präsentieren wir stolz einige unserer inspirierenden Kundenprojekte, die durch einen ganzheitlichen Ansatz und unsere Partnerschaft realisiert wurden:

1. Praxisbeispiel: Gasunie
  • Unternehmen: Gasunie ist einer von 16 deutschen Fernleitungsnetzbetreibern, der sich für den Aufbau eines Wasserstoffnetzes engagiert und die dafür notwendige Infrastruktur bereitstellt.
  • Ziel: Entwicklung einer Einkaufs-Sustainability Roadmap und Definition von Nachhaltigkeitskriterien
  • Umsetzung:
    • High-Level Roadmap Nachhaltigkeit im Einkauf, darunter:
      1. Outside-In Blick Gesetzesabgleich mit Einkaufsaktivitäten
      2. Erfassung Einkaufsreifegrad Nachhaltigkeit entlang unseres Sustainability Frameworks
      3. Deep Dive Interviews mit Einkaufs-vertreter*innen & Management
      4. Ableitung High Level Roadmap: Nachhaltigkeit im Einkauf
    • Einführung nachhaltiger Vergabekriterien
      1. Ermittlung von mehr als 35 Nachhaltigkeitswerkzeuge entlang Vergabe- & Lieferantenmanagementprozessen
      2. Ermittlung von mehr als 100 nachhaltigen Vergabekriterien & Priorisierung in Warengruppen
  • Ergebnisse:
    • Schaffung von Transparenz über den Status Quo und den Nachhaltigkeitsreifegrad im Einkauf
    • Identifizierung von Maßnahmen zur Steigerung der Nachhaltigkeitsleistung
    • Ermittlung von konkreten Werkzeugen & Kriterien zur Verbesserung der Nachhaltigkeit in Vergaben

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2. Praxisbeispiel: Technische Werke Dresden
  • Unternehmen: Die Technischen Werke Dresden stellen Energie- und Wasserversorgung sowie Dienstleistungen im Bereich der Ver- und Entsorgung in Dresden und Umgebung bereit.
  • Ziel: Implementierung der Anforderungen des Lieferkettengesetzes in das tägliche Geschäft mit Fokus auf den Einkaufsbereich
  • Umsetzung & Ergebnisse: Trotz einer komplexen Konzernstruktur mit zahlreichen heterogenen Tochtergesellschaften gelang es durch die zentrale Etablierung und Festlegung von Standards sowie die schrittweise Implementierung auf die Tochtergesellschaften, sämtliche gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, ohne dabei zusätzliche Ressourcen aufbauen zu müssen. Die Umsetzung umfasste:
    • die pragmatische Durchführung von Risikoanalysen und risikobasierten Maßnahmen
    • die Einrichtung einer zentralen, konzernweiten Koordinationsstelle für das Lieferkettengesetz
    • die Berücksichtigung relevanter Kriterien bei der Lieferantenauswahl

Die optimale Implementierung des nachhaltigen Einkaufs

Phase 1 - Voraussetzungen für Nachhaltigkeit im Einkauf schaffen

Zuerst sollten alle offenen Fragen und wesentlichen Voraussetzungen für einen nachhaltigen Einkauf geklärt werden, um eine solide Entscheidungsgrundlage auf Basis theoretischer und praktischer Erkenntnisse zu schaffen.

Den drei Dimensionen der Nachhaltigkeit gerecht werden

Grundsätzlich wird zwischen drei Dimensionen der Nachhaltigkeit unterschieden: ökologische Dimension, soziale Dimension und ökonomische Dimension (Abb. 1: Die drei Dimensionen der Nachhaltigkeit). Im Tagesgeschäft kommt jeder Einkäufer früher oder später mit allen drei Dimensionen in Berührung.

Ökologische Dimension

Die ökologische Dimension orientiert sich am ursprünglichen Nachhaltigkeitsgedanken und bezieht sich in erster Linie auf einen verantwortungsbewussten Umgang mit der Natur. Dies reicht vom Einsatz regenerativer Energien über umweltschonende Materialien bis hin zu strikten Reiserichtlinien, welche etwa die Durchführung von Telefonkonferenzen vorschreiben, um den CO2-Ausstoß zu reduzieren, der durch Reisen zu Meetings vor Ort verursacht wird.

Soziale Dimension

Die soziale Dimension rückt die Verantwortung gegenüber den Menschen in den Mittelpunkt. Gerade Unternehmen, die ihre Vorprodukte in Niedriglohnländern produzieren lassen, tragen eine soziale Verantwortung für die Angestellten ihrer Lieferanten. Angemessene Lohnzahlungen, geregelte Arbeits- und Pausenzeiten, Verbot von Kinderarbeit sind nur einige Punkte, die von einem Einkäufer zu überwachen sind. Daher sollte sich der strategische Einkäufer zusammen mit seinen Fachbereichspartnern bereits bei der Lieferantenauswahl mithilfe eines Lieferanten-Audits auch ein Bild von den Arbeitsbedingungen vor Ort machen.

Ökonomische Dimension

Die ökonomische Dimension definiert ein verantwortungsbewusstes Handeln in der Partnerschaft mit Lieferanten und Dienstleistern. Ein Einkäufer hat sich immer seiner wirtschaftlichen Macht und vor allem der Verantwortung gegenüber seinen Lieferanten bewusst zu sein. Nicht selten geraten insbesondere kleinere Lieferanten in Zahlungsschwierigkeiten oder sind gar gezwungen, Insolvenz anzumelden, nur weil der Einkäufer eine Order mit einem hohen Auftragsvolumen storniert oder eine Zusammenarbeit kurzfristig beendet hat.

In der Regel müssen alle drei Nachhaltigkeitsdimensionen bei der Bewertung durch den Einkauf gleichzeitig und gleichwertig berücksichtigt werden: Die Verlagerung der Produktion zur Reduzierung des CO2-Ausstoßes berücksichtigt zwar die ökologische Dimension, jedoch kann dies einen Zulieferer aus Fernost in wirtschaftliche Bedrängnis bringen und missachtet in erster Linie die ökonomische Dimension. Vergleichbare Schieflagen sind auch bei anderen Konstellationen möglich, aber durch eine von vornherein allen drei Dimensionen gerecht werdende, balancierte Herangehensweise vermeidbar.

Nachhaltigkeit als Einkaufsziel verankern

Die Ziele des Einkaufs orientieren sich in der Regel an der übergeordneten Unternehmensstrategie. Diese sollte bereits Nachhaltigkeit als Schwerpunkt der Corporate Social Responsibility (CSR) in den Unternehmenszielen verankern. Wichtig ist dabei zu beachten, dass eine erfolgreiche Einkaufsabteilung mehrere Ziele gleichzeitig verfolgen kann: Nachhaltigkeit steht nicht im Widerspruch zu etablierten Einkaufszielen wie Kostensenkung oder Risikominimierung. Oft können nachhaltige Produkte aufgrund einer geringeren Wertschöpfungstiefe günstiger produziert werden z. B. Einsatz einfacher Kartonagen aus brauner Wellpappe zum Versand an den Endkunden. Gleichzeitig kann die Veränderung des Lieferantenkreises vom globalen Einkauf auf ausgewählte Local Sources nicht nur die Lieferzeit, sondern auch das Lieferausfallrisiko sowie Logistikkosten deutlich reduzieren.

Die Voraussetzung für eine erfolgreiche Verankerung des neuen Einkaufsziels ist eine konsequente Kommunikation mit der vollen Rückendeckung des TOP-Managements. Dies stellt sicher, dass die Nachhaltigkeitsinitiative nicht „im Sande verläuft".

Alle Einkaufsfunktionen auf Nachhaltigkeit ausrichten

Zum erfolgreichen Aufbau eines nachhaltigen Einkaufs müssen alle Aufgabenfelder des Einkaufs (z. B. strategischer Einkaufsprozess, Lieferanten- und Risikomanagement oder Einkaufscontrolling) konsequent auf das neue Einkaufsziel ausgerichtet und die Einkaufsmitarbeiter entsprechend geschult werden.

  1. Welche Änderungen ergeben sich aus dem Zielwechsel des Einkaufs?
  2. Wie verändern sich die Einkaufsrichtlinien und das Einkaufshandbuch?
  3. Welche Lieferanteninformationen und -zertifizierungen werden künftig verlangt?
  4. Welche Kennzahlen werden zur Bewertung der Nachhaltigkeit festgelegt?

Dies sind Fragen, auf deren Beantwortung ein Unternehmen seine Einkaufsmitarbeiter vorbereiten muss.

Ein Beispiel: Die bereits bestehenden Bewertungsmodelle zur Lieferantenauswahl im strategischen Einkaufsprozess müssen überarbeitet und die Auswahlkriterien zur Lieferantenbewertung unter dem Gesichtspunkt Nachhaltigkeit neu definiert werden. Nach der Auswahl eines Lieferanten stellt ein konsequentes Vertragscontrolling die dauerhafte Erfüllung der zuvor definierten Kriterien sicher und überwacht gleichzeitig die Gültigkeit der vorgelegten Zertifikate. Die neu definierten Auswahlkriterien werden anschließend in das Lieferantenmanagementsystem übernommen. Der Einkauf definiert zur Bewertung der Lieferantenperformance gemeinsam mit den Fachabteilungen aussagekräftige Kennzahlen zur Messung der speziellen Lieferanten- als auch allgemeine Einkaufsperformance. Dabei werden die klassischen Einkaufskennzahlen um eine Nachhaltigkeitskomponente ergänzt. Solche Nachhaltigkeitskennzahlen werden zukünftig deutlich an Bedeutung gewinnen. In Abhängigkeit von der eigenen Branche werden diese Kennzahlen gemeinsam mit den Abteilungen Produktion und Logistik um Kennzahlen zur Bewertung der nachhaltigen Supply Chain erweitert. So entsteht ein präzises, mehrstufiges Kennzahlensystem, das transparent für alle Parteien entlang der gesamten Wertschöpfungskette vom Vorlieferanten (z. B. Löhne der Arbeitnehmer, Sicherheitsstandards in den Fabriken) bis zur eigenen Produktion, den Grad der Nachhaltigkeit bewertet.

Besser: "Welche Lieferanteninformationen und -zertifizierungen werden künftig verlangt"

Phase 2 - Den nachhaltigen Einkauf implementieren

Die erfolgreiche Implementierung eines nachhaltigen Einkaufs und die gleichzeitige Realisierung von Einsparungen gelingen durch die Priorisierung geeigneter Warengruppen sowie der Auswahl der optimalen Einsparhebel.

 

Die optimalen Warengruppen priorisieren
In der Fashion- und Möbelbranche ist der Einsatz nachhaltiger Materialien in der Produktion längst en vogue. Aber auch im Bereich der Nicht-Handelsware (NHW), dem indirekten Einkauf, sind Tragetaschen aus braunem Recyclingpapier oder Kleiderbügel aus Wiesengras heute gefragter denn je. Und dies oft bei signifikant günstigeren Konditionen im Vergleich zu den umfangreich veredelten Papiertragetaschen oder Holzbügeln aus kanadischer Esche. Dabei haben insbesondere Marketing- und Vertriebsabteilungen oftmals sehr konkrete Vorstellungen, wie ein nachhaltiges Produkt im Sinne der Unternehmensstrategie definiert wird. Wirbt das Marketing eines Versandhändlers mit der CO2-neutralen Zustellung eines 100 % recyclingfähigen Pakets, so ist es die Aufgabe des Einkaufs, dies entsprechend bei Gesprächen mit dem Paketdienstleister zu verhandeln und die Konditionen für diese Kartonage zu optimieren.

Diese Beispiele beschreiben anschaulich ausgewählte Einzelfälle: Häufig werden nur „durch Zufall", z. B. auf expliziten Wunsch von einzelnen Fachbereichsverantwortlichen, ausgewählte Warengruppen nachhaltig eingekauft. Um eine willkürliche Auswahl von Warengruppen zu vermeiden, sollte der Einkauf eine entsprechende Priorisierung vornehmen. Dabei hängt die Auswahl von geeigneten Warengruppen für einen nachhaltigen Einkauf natürlich von der Branche des eigenen Unternehmens sowie dessen Kernprodukten oder -dienstleistungen ab. Die Kraljic-Matrix zur Priorisierung von Warengruppen bietet dabei eine gute Hilfestellung:

Preis-/Prozesskostenhebel, Mengenhebel

Die geeigneten Hebel ansetzen
Die bereits bewährte Hebelsystematik der Preis-/Prozesskosten und Mengenhebel kann auch im nachhaltigen Einkauf angewendet werden. Dabei erscheinen die Optimierungshebel zur Identifizierung und Realisierung von Einsparungen in neuem Licht: Unsere Grafik zeigt die grundsätzliche Eignung aller acht Haupthebel zur Anwendung im nachhaltigen Einkauf auf (Vgl. Abb. 2: Bewertung Eignung Preis-/Prozesskosten- und Mengenhebel für nachhaltigen Einkauf). Jahrelang bewährte Preishebel wie Volumenbündelung oder Veränderung des Lieferantenkreises (z. B. durch Global oder Local Sourcing) weisen eine geringe Eignung und somit ein geringes Einsparpotential bei der Anwendung im nachhaltigen Einkauf auf. Dies liegt jedoch nur daran, dass die Bündelung des Einkaufsvolumens auf wenige Lieferanten zwar zu Einsparungen aufgrund von Volumenrabatten führt, jedoch die Optimierung der Inbound-Logistik nicht zur Erreichung eines besonders hohen Nachhaltigkeitsgrads beiträgt. Auf der anderen Seite können durch Local Sourcing, das insbesondere unter dem Titel buy locally in der Nahrungsmittelindustrie und -handel weitverbreitet ist, Nachhaltigkeitsziele (z. B. Senkung des CO2-Ausstoßes durch Reduzierung der Transportkosten oder Stärkung der lokalen Unternehmen) erreicht werden. Währenddessen wird jedoch die Erzielung von Einsparungen (z.B. Ausnutzung von niedrigeren Faktorkosten im Ausland oder Ausnutzung von Währungsschwankungen/Handelsanreizen) erschwert.

Auch hier gilt: Das Optimum aus hohen Einsparungen und einem hohen Nachhaltigkeitsgrad wird immer durch die geschickte Kombination verschiedener Hebel realisiert: Die Spezifikationsoptimierung und der Einsatz nachhaltiger Materialien führt zu Einsparungen, die mithilfe von Local Sourcing durch die Reduzierung von Transport-/Logistikkosten weiter gesteigert werden können.

HÖVELER HOLZMANN - a valantic company

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