Checkliste: Der alte Hebel der Volumenbündelung neu entdeckt

Eine bekannte Faustregel im Einkauf lautet: Wer ein hohes Volumen bei Lieferanten anfragt, kann günstige Konditionen erzielen. Häufig wird aber unterschätzt, wie viele verschiedene Ansätze es gibt, Volumen bei Lieferanten zu bündeln.

Im Folgenden stellen wir Ihnen daher eine Checkliste zur Verfügung, mit der Sie prüfen können, inwieweit Sie noch Potential zur Volumenbündelung haben.

Insgesamt können vier Ebenen unterschieden werden: Bündelung auf Beschaffungsgruppen-, Organisations-, Bestellungs-/Abruf- und Lieferantenebene. Dabei haben alle vier Ebenen eins gemeinsam: Das Ziel, ein möglichst hohes Einkaufsvolumen zu konzentrieren, um maximale Mengenrabatte auf das gesamte Volumen zu realisieren.

Der erste Ansatz ist die Konzentration des Volumens auf Beschaffungsgruppenebene. Die Ausprägung dieses Ansatzes kann von der Bildung einzelner Pakete (z.B. bei Etiketten die Bildung von Druckbildfamilien und Paketen nach Formaten zur Reduzierung von Rüst- und Klischeekosten) bis zu der Vergabe mehrerer Warengruppen als Modul (z.B. oftmals im Anlagenbau) reichen. Bei Volumenbündelung auf Organisationsebene wird das Volumen über einen, mehrere oder alle Standorte des eigenen Unternehmens zusammengezogen werden. Als stärkste Ausprägung gilt hierbei die Bildung einer Einkaufsallianz mit mehreren anderen Unternehmen. Der dritte Ansatz ist die Optimierung von

Bestell-/Abruffrequenzen und auch -mengen. Die Folge einer Reduzierung der Bestellfrequenz ist
– ohne Anwendung von Mengenhebeln – die Erhöhung der Bestellmenge. Wird gleichzeitig noch die Bestellfrequenz reduziert, kann der Lieferant seine Produktionsplanung weitaus langfristiger anlegen, eigene Einkaufsmengen besser bündeln und so Rabatte gewähren.

Wie bei allen Hebeln der HÖVELER HOLZMANN Einkaufserfolgsformel verstärkt sich die Schlagkraft des Preishebels "Volumenbündelung" durch die Kombination der einzelnen Sub-Hebel. Im Optimum können so z.B. mehrere Warengruppen über alle Gesellschaften eines Unternehmens bei reduzierter Bestellfrequenz auf einen Lieferanten gebündelt.

Im Folgenden stellen wir Ihnen eine Checkliste zur Verfügung, mit der Sie prüfen können, inwieweit Sie noch Potential zur Volumenbündelung haben. Wir unterscheiden hier die vier bereits genannten Ebenen, hinter denen jeweils zwischen drei und vier Ansätze zur Volumenbündelung liegen:

1. Beschaffungsgruppenebene

Abbildung 1: Bündelungsgrad auf Beschaffungsgruppenebene

Checklistenfragen:

Ansatz 1: Artikelkonzentration: Können die Varianten der bisher eingekauften Artikel reduziert werden?

Ansatz 2: Paketbildung: Welche Artikel können sinnvoll zu Paketen gebündelt und vollständig vergeben werden, sodass Lieferanten Vorteile bei der Produktion realisieren können (z.B. Rüstkosten reduzieren)?

Ansatz 3: Vergabe kompletter Beschaffungsgruppe: Welche Beschaffungsgruppen können komplett an einen Lieferanten vergeben werden (Unter Abwägung des Ausfallrisikos und Verkürzung des Wettbewerbs innerhalb der Beschaffungsgruppe)?

Ansatz 4: Vergabe mehrerer Beschaffungsgruppen: Können mehrere Beschaffungsgruppen z.B. als Modul oder System gebündelt eingekauft werden?

2. Organisationsebene

Abbildung 2: Bündelungsgrad auf Organisationsebene

Checklistenfragen:

Ansatz 5: Eine Business Unit: Welches Volumen kann innerhalb eines Geschäftsbereichs gebündelt werden?

Ansatz 6: Mehrere Business Units: Welches Volumen kann über mehrere Geschäftsbereiche gebündelt werden?

Ansatz 7: Gesamtes Unternehmen: Welches Volumen kann unternehmensweit (über alle Geschäftsbereiche) gebündelt werden?

Ansatz 8: Mehrere Unternehmen: Welches Volumen kann über mehrere Unternehmen gebündelt werden? (Bildung von Einkaufsallianzen mit anderen Unternehmen)

3. Bestellungs-/Abrufebene

Abbildung 3: Bündelungsgrad auf Bestellungs-/Abrufebene

Checklistenfragen:

Ansatz 9: Bündelung von Bestellungen/Abrufe unterjährig: Können Bestellungen/Abrufe unterjährig z.B. quartalsweise oder halbjährig gebündelt werden?

Ansatz 10: Bündelung von Bestellungen/Abrufe eines Jahres: Können Bestellungen/Abrufe auf Jahresebene gebündelt werden?

Ansatz 11: Bündelung von Bestellungen/Abrufe über mehrere Jahre: Können Bestellungen/Abrufe mehrerer Jahre gebündelt werden?

4. Lieferantenebene

Abbildung 4: Bündelungsgrad auf Lieferantenebene

Checklistenfragen:

Ansatz 12: Multiple Sourcing: Kann die Anzahl der Lieferanten reduziert werden?

Ansatz 13: Dual Sourcing: Kann die Anzahl der Lieferanten auf zwei reduziert werden?

Ansatz 14: Single Sourcing: Kann die Anzahl der Lieferanten auf einen reduziert werden? (Identisch mit Hebel Vergabe kompletter Beschaffungsgruppe vgl. Beschaffungsgruppenebene)

Alle vier Ebenen können miteinander kombiniert werden, um das bestmögliche Einsparergebnis zu erzielen. Ein Beispiel: Ein Unternehmen setzt zum Einkauf von Modulen (= Bündelung auf Beschaffungsgruppenebene) im Rahmen einer Einkaufsallianz (= Bündelung auf Organisationsebene) auf einen Lieferanten (= Bündelung auf Lieferantenebene) mit einem mehrjährigen Vertrag
(= Bündelung auf Zeit-/Frequenzeben) zur Erreichung des höchstmöglichen Bündelungsgrads.

In der Praxis hat sich gezeigt, dass die Erreichung eines hohen Bündelungsgrad - bspw. über mehrere Unternehmen - mitunter nur durch einen hohen Abstimmungs- und Zeitaufwands zu erreichen ist. Kluge Einkäufer versuchen daher zumindest über einen angemessenen Bündelungsgrad „Quick Wins“ zu erzielen, um ihre Einkaufskonditionen kurzfristig zu verbessern. Auf dieser Basis sollte dann der Bündelungsgrad kontinuierlich erhöht werden, um auch die letzten „Einsparreserven“ zu heben.