Direkte Einsparungen im indirekten Einkauf erzielen
Jeder guter Einkäufer weiß, dass nicht nur der Preis die Einkaufskosten beeinflusst, sondern auch die Bestellmenge. Während sich der Einkauf im Bereich des direkten Materials auf eine Optimierung der Preis- und Prozesskostenhebel konzentriert, stehen im Bereich des indirekten Materials verstärkt Mengenhebel im Fokus. Wir zeigen Ihnen anhand von sieben Tipps, wie sie durch smartes Demand Management Ihre Einkaufskosten senken können.
Tipp 1: Schaffen Sie Transparenz im indirekten Einkauf
Nachdem sich in vielen Unternehmen lange Zeit alles um die Optimierung des direkten Einkaufs (Produktionsmaterial) und der Produktion drehte, rückt zunehmend auch der indirekte Einkauf in den Fokus. Häufig ist jedoch die Transparenz der zur Verfügung stehenden Daten im indirekten Einkauf (Nicht-Produktionsmaterial) deutlich schlechter als im direkten Bereich. Dies liegt vor allem daran, dass für einige indirekte Warengruppen häufig am Einkauf vorbei beschafft wird und es an strukturierten Prozessen mangelt. Entsprechend wichtig ist es, dass Sie im ersten Schritt für Datentransparenz sorgen. Wir empfehlen den Aufbau eines Spend Cubes, in dem alle Einkaufsdaten gesammelt werden und übersichtlich nach Warengruppen, organisatorischen Einheiten und Lieferanten gefiltert werden können. Während der Aufbau eines Spend Cubes mehrere Wochen/Monate dauern kann, können Sie anschließend das Einkaufsvolumen Ihrer indirekten Warengruppen mit wenigen Mausklicks nach der Höhe sortieren und weitere Analysen zur Erzielung von Einsparungen durchführen.
Tipp 2: Verstehen Sie Ihren Bedarf
Neben den durchgeführten Spendanalysen sollten Sie in jedem Fall versuchen herauszufinden, welche Anforderungen die Fachbereiche in ihrem Unternehmen in den verschiedenen indirekten Warengruppen haben und welche Faktoren die Nachfrage treiben. Es empfiehlt sich, dies zum einen zahlengestützt auf Basis des Spend Cubes zu tun, als auch qualitativ durch Termine mit den entsprechenden Bedarfsträgern.
Versuchen Sie gerade in den persönlichen Gesprächen mit den Bedarfsträgern herauszufinden, welche Anforderungen an das Produkt bzw. die Dienstleistung gestellt werden. Erläutern Sie im nächsten Schritt die Notwendigkeit eines strukturierten Demand Managements und wie dieses dazu beitragen kann, Kosten im indirekten Einkauf zu senken ohne Qualitätseinbußen hinnehmen zu müssen. Letztgenannter Punkt wird Ihnen im Rahmen von Demand Management Projekten fast unausweichlich vorgeworfen. Hier ist es wichtig zu erklären, dass allein durch Bündelung und bessere Steuerung der Bestellmenge in der Regel signifikante Einsparpotentiale aufgedeckt werden können.
Inwieweit weitere Maßnahmen zur Kostensenkung zum Tragen kommen, hängt meist von der Höhe des Einsparpotentials sowie von den konkreten Zielen der Unternehmensleitung ab.
Tipp 3: Schätzen Sie Ihr Einsparpotential
Während Ziele für eine Initiative gerne in konkreten Zahlen oder Prozentsätzen ausgegeben werden (z.B. Einsparungen von 5 Mio. € innerhalb eines Jahres), hängen die realisierbaren Einsparpotentiale Ihrer indirekten Warengruppe sehr stark davon ab, inwieweit es Ihnen gelingt, die Fachbereiche vom Nutzen (positiver Anreiz bei Anwendung) und der Notwendigkeit (negative Sanktion bei nicht Anwendung) zu überzeugen.
Für Demand Management Initiativen stehen Ihnen typischerweise vier Mengenhebel und ein Preis- und Prozesskostenhebel zur Verfügung (siehe Abbildung 1).
Je nach Situation im Unternehmen kann es bereits ausreichen, das Bewusstsein bei den Mitarbeitern für Kosten zu schärfen (z.B. durch den Hinweis, nur in Ausnahmefällen Dokumente in Farbe zu drucken).
Das andere Extrem ist die Streichung von Bedarfen (z.B. indem für alle Managementebenen außer des Top-Managements über das Corporate Travel Portal keine Tickets mehr in der Businessklasse bei Flugreisen unter drei Stunden gebucht werden dürfen).
Tipp 4: Prüfen Sie Make or Buy
Ergänzen Sie Ihre Einsparpotentialanalyse auch um eine Einschätzung hinsichtlich der Make or Buy Frage für jede indirekte Warengruppe. Stellen Sie sich hier zunächst die Frage, ob es einen unternehmensexternen Spezialisten am Markt gibt, der die Beschaffung dieser Warengruppe für Sie effizient und kostengünstig abwickeln kann. Als nächstes Stelle sich die Frage, ob der Nutzen eines effizienten und kostengünstigen Dienstleisters den Verlust an Warengruppen Know-How rechtfertigt. Ist dies der Fall, sollten Sie auch hier eine erste Potentialschätzung vornehmen.
Tipp 5: Skizzieren Sie die Reaktionen aller Stakeholder
Nachdem Sie für jede Warengruppe das Einsparpotential inklusive Make or Buy Empfehlung abgeschätzt haben, sollten Sie jetzt an Ihre Stakeholder denken. Skizzieren Sie dafür für jede Warengruppe die Reaktionen der Bedarfsträger und weiterer am Projekt indirekt beteiligter Akteure (z.B. Betriebsrat). Anschließend können Sie den Grad an Widerstand pro Warengruppe und für das Gesamtprojekt aufzeichnen. Es empfiehlt sich, mit einer einfachen Systematik (Zustimmung – Neutralität – vereinzelter Widerstand, starker Widerstand) zu arbeiten.
Tipp 6: Erstellen Sie einen kurz- und langfristigen Umsetzungsplan
Bevor Sie Ihre Initiative und die damit verbundenen Einsparpotentiale vorstellen, sollten Sie die zeitliche Dimension des Projekts abbilden. Erfahrungsgemäß unterscheidet sich nicht nur die Höhe der Einsparpotentiale in unterschiedlichen Warengruppen, sondern auch die benötige Zeit zur Realisierung. Erstellen Sie daher vorab eine Übersicht, auf der Sie die einzelnen Warengruppen abzeichnen und aufzeigen, wie lange die Bearbeitung der jeweiligen Warengruppe voraussichtlich dauern wird.
Achten Sie darauf, nicht nur langfristige Initiativen einzuplanen, sondern auch „Quick Wins“ einzubauen. Diese schnell erzielbaren Einsparungen (durch eine einfache Verlängerung der Nutzungsdauer von z.B. IT-Hardware oder Fahrzeugen), steigern die Legitimität des Projekts. Dies hilft Ihnen auch langfristig, da bei ausbleibenden Einsparerfolgen die Zahl der Kritiker der Initiative im Unternehmen größer wird. Nutzen Sie also kurzfristige Erfolge und kommunizieren Sie diese aktiv, um dem Gegenwind vorzubeugen. Betrachten Sie dies deshalb auch als Teil des Change Managements, um langfristige Initiativen erfolgreich abschließen zu können.
Tipp 7: Holen Sie sich Top-Management Support ein
Ein häufiger Grund für das Scheitern von Demand Management Projekten im indirekten Einkauf ist fehlender Rückhalt der Initiative an entscheidenden Stellen im Unternehmen. Vor Beginn eines Demand Management Projekts sollte daher klar sein, dass die Initiative von der Unternehmensleitung mitgetragen wird. Dies sollte so weit gehen, dass bei kritischen Entscheidungen, welche die Budgets einzelner Bedarfsträger betreffen, ein Vertreter des Top-Managements sich der Sache annimmt, und eine verbindliche Entscheidung trifft.
