Erfolgreiche Ausschreibungen durchführen - was Sie beachten und vermeiden sollten
Um den Erfolg einer Ausschreibung deutlich zu steigern, gibt es einige Faktoren entlang des Ausschreibungsprozesses, die beachtet werden müssen. Wir zeigen Ihnen anhand von 6 W-Fragen die wichtigsten Stellschrauben zur Gestaltung einer erfolgreichen Ausschreibung auf.
Analog der 7 W-Fragen des Einkaufs – „Wer kauft was von wem zu welchem Preis in welcher Menge über welchen Prozess wann ein?″, sollten Sie sich auch vor jedem Ausschreibungsprozess die 6 W-Fragen der Ausschreibung „Wann und wie lange wird was wozu von wem an wen über welchen Prozess ausgeschrieben?″ stellen.
Wenn Sie diese sechs Fragen lückenlos beantworten können, steht einer erfolgreichen Ausschreibung nichts mehr im Wege. Starten wir zunächst mit dem ersten W.
Wann/Wie lange?
Erstellen Sie im Vorfeld jeder Ausschreibung einen Zeitplan und achten Sie bei der Planung der Ausschreibung auf die Wahl des richtigen Zeitpunkts. Ausschreibungen in den Ferienmonaten im Sommer sowie im Dezember um Weihnachten sollten vermieden werden. Mit einer hohen Teilnehmerzahl ist in diesen Monaten nicht zu rechnen.
Erfassen Sie in Ihrem Zeitplan bereits feste Termine, vom Versand der Unterlagen bis hin zur Vertragsverhandlung und kalkulieren Sie zeitliche Puffer ein. Damit fangen Sie ungeplante Verzögerungen ab und können bei auftretenden Schwierigkeiten besser reagieren. Auch Rückfragen zur Ausschreibung seitens der Lieferanten sind bereits im Zeitplan zu berücksichtigen. Wichtig ist darüber hinaus, dass die Anbieter genau sehen können, bis wann Sie Ihr Angebot einreichen müssen.
Was?
Nach der Erstellung des Zeitplans beginnt die eigentliche Ausschreibung. Je besser die Ausschreibung aufgebaut ist, desto besser können die Lieferanten ihre Preise kalkulieren und desto höher ist Ihre Teilnahmemotivation. Legen Sie daher die Ziele Ihrer Ausschreibung offen dar – was genau soll Ihnen angeboten werden und was wollen Sie mit der Ausschreibung erreichen? Beschreiben Sie so präzise wie möglich, was Sie von den Lieferanten erwarten und welchen Anforderungen diese gerecht werden müssen.
Durch die Nennung von exakten und nicht herstellerbezogenen Spezifikationen der auszuschreibenden Artikel ermöglichen Sie es den Anbietern, ein qualifiziertes und realistisches Angebot zu erstellen. Ziehen Sie für die Spezifikationserstellung bei Bedarf einen Experten aus dem jeweiligen Fachgebiet zu Rate. Dies beugt in einigen Fällen Zweifel an der Echtheit Ihrer Ausschreibung vor, denn nichts ist peinlicher für einen Einkäufer, als fehlende Kenntnisse über die eigene(n) Warengruppe(n). Je ausführlicher und detaillierter Sie Ihr Vorhaben beschreiben, desto eher erkennt der Anbieter, dass Sie hier Arbeitszeit investiert haben und die Ausschreibung für ihn auch wirklich zu einer neuen Geschäftsbeziehung führen kann.
Von wem:
Nicht zuletzt spielt auch die Vorstellung Ihres Unternehmens eine wichtige Rolle, insbesondere dann, wenn Ihr Unternehmen keinen allgemeinen Bekanntheitsgrad besitzt. Lernen Sie dabei von den Vertrieblern aus der Kaltakquise und optimieren Sie Ihre Vorstellung, denn wenn Ihr Unternehmen nicht schon von vornerein beim Empfänger bekannt ist, hängt das Interesse an Ihrer Ausschreibung stark davon ab, wie präzise und überzeugend Sie sich und Ihre Ausschreibung positionieren. Angaben zur eigenen Mitarbeiterzahl, Produkten und Umsatzerlösen sollten in keinem Falle fehlen.
An wen:
Genauso wichtig wie die Vorstellung des eigenen Unternehmens ist es, die richtige Lieferantenliste auf dem Tisch liegen zu haben. Wen Sie für Ihre Ausschreibung berücksichtigen, spielt für den Erfolg Ihrer Ausschreibung eine entscheidende Rolle. Sparen Sie daher nicht an Zeit bei der Zusammenstellung der Liste mit potentiellen Anbietern. Märkte ändern sich ständig und technischer Fortschritt verschiebt Wettbewerbsvorteile - vermeiden Sie daher den Fehler eines zu voreingenommenen Blicks auf Ihren Beschaffungs-markt. Unser Tipp: Berücksichtigen Sie bei der Erstellung Ihrer Lieferantenliste lieber zwei bis drei Anbieter zu viel als zu wenig, um ein möglichst umfassendes Bild über Preis- und Leistungsniveau zu erhalten.
Wozu:
Oftmals vergessen, aber keineswegs unwichtig ist es, den Anbietern ein paar Informationen über Ihre Absichten zu geben. Wenn Sie von vornerein planen, lediglich Ihre bestehenden Anbieter unter Druck zu setzen, sollten Sie das natürlich nicht erwähnen. Sind Sie hingegen mit Ihrer Ist-Situation unzufrieden, können Sie ruhig durchschimmern lassen, dass die Neuvergabe von Artikeln eine realistische Alternative darstellt. Wichtig ist, dass Sie die Formulierung Ihrer individuellen Situation und Marktmacht anpassen.
Welcher Prozess:
Definieren Sie im Vorhinein eindeutige Bewertungskriterien für Ihre Ausschreibungsunterlage. Bei einer großen Anzahl von Ausschreibungsteilnehmern empfiehlt es sich, die Auswertung über ein Auswertungstool (z.B. Microsoft Excel) durchzuführen. Unser Tipp: Trennen Sie die preisliche Komponente von den anderen Komponenten, indem Sie eine separate Abfrage qualitativer Kennzahlen, einen sog. Request for Information (RfI) erstellen. Im Rahmen des RfI sollten Sie unter anderem Umsatzzahlen, Referenzen, Zertifikate und technologische Kapazitäten (z.B. Maschinenausstattung) abfragen. Die Preise der einzelnen Anbieter sollten ebenfalls für jeden Anbieter gleich abgefragt werden, z.B. über einen DDP Preis pro 100 Stück/kg etc. Wichtig ist, dass Sie bei der Auswertung der Ausschreibung die einzelnen Anbieter präzise miteinander vergleichen können.
Am Ende des Ausschreibungsprozesses ist es wichtig, allen Teilnehmern eine qualifizierte Rückmeldung zu geben, besonders bei einer Absage. Denn nur bei einer qualifizierten Absage vermeiden Sie die Gefahr, dass Anbieter um zukünftige Ausschreibungen von Ihnen einen Bogen machen.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg für die Optimierung Ihrer Warengruppen mit unseren „6Ws einer erfolgreichen Ausschreibung″.
