Lieferengpässe vermeiden – Absicherung der Warenversorgung

Lieferengpässe sind ein häufig auftretendes Problem für zahlreiche Unternehmen, welches sowohl die Folge von externen als auch internen Faktoren sein kann. Sie haben einen erheblichen Einfluss auf den Produktionsprozess und können dazu führen, dass dieser gestoppt werden muss, was finanzielle Verluste und eine Beeinträchtigung der Kundenbindung bewirken kann. Aktuelle Krisensituationen bzw. politische Unruhen verschärfen diese Problematik maßgebend.

Grundsätzlich sind Unternehmungen bestrebt, Engpässe in der Supply Chain zu vermeiden. In hochkomplexen und auf Kosteneffizienz getrimmten Lieferketten ist insbesondere durch globale Krisen bewusst geworden, wie empfindlich diese Konstrukte sein können. Jeden kann es treffen und ohne einen entsprechenden Maßnahmenplan ist kein Unternehmen gegen die potenziellen Auswirkungen eines Engpasses immun.

Ursachen für einen Engpass sind vielfältig, die Auswirkungen sind jedoch immer die Gleichen: längere Lieferzeiten, Nichteinhaltung zugesagter Liefertermine, Unterlieferung oder schlimmstenfalls Umsatzverluste sowie abgebrochene Kundenbeziehungen. Als Ursachen sind auf der einen Seite ein geringer als geplanter Produktionsoutput, Produktionsausfälle, mangelhafte Lieferantenperformance oder zu späte Beschaffung zu nennen. Auf Vertriebsseite hat eine signifikante Abweichung bei der Absatzplanung negative Auswirkungen auf die Lieferperformance: Wird ein Engpass zu spät erkannt oder schlecht gemanagt, besteht die Gefahr einer Abwärtsspirale. Häufig verlängern sich dann Lieferzeiten immer weiter, Produktionen werden ungeplant unterbrochen und in Folge setzen sich Störungen in der gesamten Wertschöpfungskette weiter fort.

Sie möchten Engpässe vermeiden und im Fall der Fälle vorbereitet sein, um Ihre Supply Chain sturmfest zu machen? Als Experte für Supply Chain Beratung helfen wir Ihnen dabei.

Unsere Dienstleistung im Bereich Order Management

• Nachfrageschwankungen: Die Nachfrage der Verbraucherinnen und Verbraucher unterliegt stetigen Schwankungen. Wenn Unternehmen nicht rechtzeitig auf diese reagieren, kann dies die Lieferkette in ein Ungleichgewicht bringen.
• Politische Unruhen und Konflikte: Krisen, wie Kriege oder politische Instabilität, behindern in einigen Regionen den Warenfluss. Dies kann dazu führen, dass Lieferanten ihre Ware nicht mehr liefern können oder die Importe durch Zölle teurer werden.
• Wirtschaftliche Schwankungen: Wirtschaftliche Unsicherheit hat einen erheblichen Einfluss auf die Verfügbarkeit und Kosten von Rohstoffen und Zwischenprodukten. In dieser Zeit sehen sich Unternehmen häufig mit Auftragsrückgängen bzw. hohen Importkosten konfrontiert.
• Transport- und Logistikprobleme: Eingeschränkte Transportkapazitäten, wie Fahrermangel oder ein überlasteter Schienenverkehr können zu Verzögerungen der Lieferung führen. Weitere Ursachen könnten Infrastrukturprobleme oder regulatorische Einschränkungen sein, wie bspw. Zollverfahren, die insbesondere bei grenzüberschreitenden Transporten sichtbar werden. 
• Interne Faktoren: Die Fähigkeit eines Unternehmens, Produkte rechtzeitig produzieren und liefern zu können, kann auch durch interne Faktoren beeinträchtigt werden, wie:
  • technische Störungen in Produktionsanlagen,
  • Arbeitsstreiks,
  • und Mangel an qualifizierten Arbeitskräften.
• Rohstoffknappheit: Die Verfügbarkeit von essenziellen Rohstoffen wie Stahl, Zement, Beton, Halbleitern, (Halb-)Metallen und seltenen Erden ist eingeschränkt. Dies kann durch begrenzte natürliche Vorkommen, steigende Nachfrage oder politische und wirtschaftliche Konflikte verursacht werden.
• Wetterabhängigkeit: Wetterbedingungen können die Verfügbarkeit und Produktion von Gütern stark beeinflussen. Beispielsweise können Extremwetterereignisse wie Stürme, Dürren oder Überschwemmungen die Ernteerträge mindern.
• Regulatorisches und Genehmigungsprozesse: Strenge regulatorische Anforderungen und langwierige Genehmigungsprozesse können die Einführung und Produktion verzögern. Umwelt- und Sicherheitsstandards tragen ebenfalls zur Komplexität bei.

• Produktionsverzögerungen: Wenn notwendige Materialien nicht rechtzeitig zur Verfügung stehen, müssen Fertigungsprozesse gestoppt werden bzw. ganz zum Erliegen kommen. Dies verlängert erheblich die Produktionszeiten.
• Höhere Kosten: Im Falle von Lieferengpässen tendieren einige Unternehmen dazu, auf teurere Alternativen umzusteigen oder mehr Geld für beschleunigte Lieferungen auszugeben. Dies verringert die Gewinnmargen maßgebend.
• Qualitätseinbußen: Um Engpässen entgegenzuwirken und um die Produktion aufrechtzuerhalten, greifen viele Unternehmen auf minderwertige Materialien zurück. Dies kann einen erheblichen Einfluss auf die Qualität des Endproduktes haben, was sowohl die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen, als auch hohe Garantiepreise mit sich bringen könnte. 
• Reputationsverlust: Langfristige Lieferprobleme und -verzögerungen, sowie ein Qualitätsverlust, können die Reputation eines Unternehmens schädigen. Dies erschwert das Erhalten von zukünftigen Aufträgen, da Kunden und Geschäftspartner das Vertrauen in die Zuverlässigkeit des Unternehmens verlieren könnten.
• Umsatzverluste: Wenn Produkte nicht rechtzeitig bzw. nicht in vollständiger Menge geliefert werden können, verpassen betroffene Unternehmen ihre Einkaufschancen, wodurch entsprechende Einnahmen nicht getätigt werden. Des Weiteren kann eine hohe Kundenunzufriedenheit dazu führen, dass die Kunden auf die Konkurrenz umsteigen.
• Vertragsstrafen und Rechtsstreitigkeiten: Einige Lieferverträge enthalten Klauseln, die sich auf verzögerte Lieferungen beziehen. Wenn Lieferengpässe auftreten, kann es dazu kommen, dass die betroffenen Unternehmen diese Vertragsstrafen zahlen müssen. 
• Innovationshemmnisse: Die zur Verfügung stehenden Mittel sowie auch die Managementaufmerksamkeit müssen in Problemsituationen für die Bewältigung der Engpässe eingesetzt werden. Dies kann dazu führen, dass nur noch vermindert Zeit & Ressourcen in Forschung und Entwicklung investiert werden können, wodurch die Einführung neuer Produkte bzw. Technologien verzögert werden kann.

Die Top 5 Maßnahmen zur Vermeidung eines Bottlenecks und Hilfestellungen für das Management

Unsere effektiven Maßnahmen helfen Ihnen dabei, Risiken zu erkennen und die Auswirkungen eines Engpasses erfolgreich zu meistern.

1. Implementieren Sie einen ganzheitlichen systemgestützten Planungsansatz in der Supply Chain

In einer Unternehmung mit einer reifen Supply Chain ist die Verzahnung von kurz-, mittel-, und langfristiger Planung ein Selbstverständnis. Dabei gilt es, aus dem vertrieblichen Forecast, der sowohl aus mathematischen Algorithmen ermittelt, als auch durch aktuelle Experteninformationen aus dem Vertrieb unterfüttert wird, eine möglichst genaue Planung des künftigen Bedarfs abzuleiten. Der holistische Planungsansatz ermöglicht eine datenbasierte Prognose, aktuelle Bestandswerte, den Ausblick auf die weitere Materialbeschaffung sowie dezidierte Produktionskapazitäten. Zudem hat er das Potenzial, Engpässe, die am Horizont auftauchen, zu erkennen und das Unternehmen somit in die Lage zu versetzen, frühzeitig und proaktiv zu agieren.

Der Markt intelligenter Planungssoftware, die unter anderem das Sales & Operations Planning (S&OP) berücksichtigt, wächst rasant und trägt zur Stabilisierung von Lieferketten bei. Mit Hilfe der Tools und einem gut durchdachten S&OP-Prozess wird es möglich, Entscheidungen in Echtzeit zu treffen. Leistungsfähige Algorithmen stimmen die Nachfrage präzise mit dem Angebot ab und ermöglichen, dass verschiedene Szenarien aufgebaut werden, die potenzielle Engpassrisiken berücksichtigen bzw. erkennen.

2. Nutzen Sie Werkzeuge, um die Auswirkung des Bullwhip-Effekts zu reduzieren sowie die Planungsqualität zu erhöhen

Der Bullwhip-Effekt tritt verstärkt auf, wenn es den Beteiligten in der Lieferkette an Verständnis für die Zusammenhänge zwischen der Angebots- und der Nachfragesituation mangelt. Auf jeder Ebene der Lieferkette prognostizieren die Beteiligten die Nachfrage häufig nur mithilfe von historischen Daten oder anhand von Kaufmustern. Diese Vorgehensweise reicht jedoch nicht aus, um weitgehende Transparenz in Bezug auf den realen Bedarf zu schaffen und als fundierte Entscheidungsgrundlage zu dienen.

Ein Ansatz zur Minderung des Bullwhip-Risikos ist die Einführung einer „Vendor Managed Inventory“ (VMI) Strategie. Dadurch kann die Kundennachfrage besser verfolgt und die Wiederauffüllung von Bestand und Lieferungen über viele Kunden hinweg verwaltet werden, indem Informationen über den Abfluss aus einem VMI überwacht werden. Ein weiterer Ansatz, der sich in der Praxis bewährt hat, ist mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) die Geschäftsabläufe digital, unmittelbar sowie fehlerfrei zu transferieren. In vielen Unternehmen ist dies bereits die präferierte Methode zur Echtzeit-Übertragung von Daten zwischen verschiedenen Computersystemen oder Netzwerken. Beim richtigen Setting von ausgewählten Informationsarten (EDI Message Types: DESADV, INVRPT, ORDERS, ORDRSP, PRODAT, etc.) besteht die Möglichkeit, neben Beständen, Daten aus der Absatz- sowie der Produktionsplanung des Kunden zu übernehmen und diese wertvollen Informationen im eigenen Planungsprozess zu berücksichtigen. Infolgedessen kann im Rahmen eines regelmäßigen Datenaustauschs der Bullwhip-Effekt signifikant reduziert und der reale Kundenbedarf genauer eingeschätzt und zielgenau produziert werden.

 3. Definieren Sie klare Regeln zur Priorisierung von Aufträgen in einem Engpass

Zum einen ist sicherzustellen, dass über alle Fertigungsstufen hinweg die Plan- bzw. Fertigungstermine den Kundenwunschtermin mit Rücksicht auf entsprechende Transportzeiten berücksichtigen. Zum anderen ist auf der Beschaffungsseite anhand der Disposition kontinuierlich zu prüfen, wann ein Nettobedarf vor dem Hintergrund von Beständen wirklich auftritt.

Bei einer engen systemischen Vernetzung mit seinen Kunden, wie im vorhergehenden Abschnitt in Bezug auf EDI aufgeführt, liegen die Bestandssituation sowie der tatsächliche Kundenbedarfstermin transparent und eindeutig vor. Das heißt, es ist einschätzbar, wann es zu einer Out of Stock Situation kommen kann. Liegen diese Informationen jedoch nicht vor, kommt es vermehrt auf eine intensive Zusammenarbeit zwischen dem Lieferanten und dem Kunden an, bei der im Engpass gemeinsam priorisiert und Schritt für Schritt die bestmögliche Belieferung sichergestellt werden muss. Eine solche Vorgehensweise ist sehr arbeitsintensiv, bringt Auswirkungen auf die Änderungshäufigkeit der Produktionsreihenfolge mit sich und muss eine gegebenenfalls zu gewährleistende „Frozen Zone“ in der Produktion berücksichtigen, um den Produktionsoutput auf einem gesicherten Niveau zu halten. Durch den Abgleich von Forecast und Orders on Hand besteht jedoch die Möglichkeit, die Kunden zu identifizieren, die ihren Forecast signifikant überschritten haben, um darauf basierend Entscheidungen zu Produktionsmengen und -terminen anzupassen. Nur als letzter Ausweg ist das Ablehnen oder Stornieren von Aufträgen basierend auf einer Kundenklassifizierung oder z. B. anhand von Margensätzen in Betracht zu ziehen. Es sei denn, man möchte sich bewusst von einem Kunden verabschieden.

4. Entwickeln Sie einen Maßnahmenplan zur Steigerung und Maximierung von Kapazitäten

Zum Selbstverständnis gehört, dass genaue Kenntnis über den Produktionsoutput anstehender Perioden vorliegt und, dass alle Prozesse verschwendungsarm ausgerichtet sind. Im Falle, dass ein Engpass absehbar und planbar ist, kann proaktiv durch eine Vorproduktion eine überschaubare Engpasszeit überbrückt werden. Nicht selten werden Unternehmen jedoch von Engpässen überrascht, die sich bereits schleichend angekündigt haben. Wenn jedoch frühzeitig Maßnahmen wie die Pausendurchfahrt, der parallele Anlagenbetrieb durch Mitarbeiter oder der Aufbau weiterer Schichten ermöglicht werden, können Engpässe durch ein gezieltes Maßnahmenportfolio entschärft werden. Wichtig ist die Transparenz, wo sich der Flaschenhals in der Herstellung befindet und wie sich der „gordische Knoten“ an der Stelle durchtrennen lässt. Bei aller Digitalisierung bleibt ein wesentlicher Faktor, dass die richtigen Menschen sowie das richtige Team an der richtigen Stelle eingesetzt werden.  Dies gelingt nur, wenn die Fähigkeiten der Mitarbeiter, z. B. durch eine Soll- & Ist-Skill-Matrix inklusive Gap-Analyse, dokumentiert sind. Dazu gehört ein regelmäßiges Review, welche Fähigkeiten unterrepräsentiert sind und durch Schulungen bzw. Personalanpassungen ausgebaut werden müssen.

5. Bereiten Sie sich auf ein potenzielles Bottleneck durch den Einsatz eines Frühwarnsystems und einer klar definierten Vorgehensweise vor

Die richtigen Kennzahlen und stets aktuell gehaltene Bestandsparameter helfen, die Lieferfähigkeit auf hohem Niveau zu halten und das Networking Capital bestmöglich bzw. auf dem optimalen Level einzusetzen. Im Wissen um die Wiederbeschaffung, der Lieferzeit von Rohstoffen sowie deren Verbrauch können Sicherheitsbestände, Bestellzeitpunkte und ideale Bestelllosgrößen definiert werden. Neben Reichweiten, der On Time in Full Quote und der Prüfung der Bestandshistorie müssen die Abweichung der Produktionsperformance sowie die Abweichung des Vertriebs-Forecasts (MAPE & Trendsignal) im Fokus stehen.

Effizienz durch innovative Technologien: Digitalisierung in der Lieferkette

Durch den Einsatz von modernen Technologien und Tools können Lieferketten effizienter gestaltet und in ihrer Resilienz gestärkt werden. Sie bieten insbesondere folgende Vorzüge:

• Echtzeit-Datenanalyse und Transparenz: Digitale Systeme, wie Internet of Things (IoT)-Sensoren und Blockchain-Technologie unterstützen dabei, relevante Daten entlang der gesamten Lieferkette in Echtzeit zu gewinnen und zu analysieren. Unternehmen können so einfacher ihre Bestände, Lieferzeiten und Produktionskapazitäten im Blick behalten und potenzielle Risiken frühzeitig erkennen. Außerdem können (regelmäßige) Datenanalysen spezifische Muster bzw. Trends aufdecken, die in die strategische Planung einbezogen werden können. IoT-Sensoren können sowohl in Lagerräumen als auch in Transportfahrzeugen installiert werden, sodass Echtzeitinformationen über Bestände, Temperaturen oder auch Feuchtigkeit gewonnen werden können. Blockchain-Technologie optimiert die Rückverfolgbarkeit und Authentizität von Transaktionen, indem sie sicher und transparent alle Lieferkettenaktivitäten verfolgen kann.
• Vernetzte Systeme und Kollaboration: Die Integration von Technologien, wie Plattformen für den elektronischen Datenaustausch (EDI), fördert sowohl die Vernetzung der einzelnen Akteure der Lieferkette, als auch einen fehlerfreien Informationsaustausch. Dies verbessert die Zusammenarbeit und Koordination mit Lieferanten, Herstellern und Kunden und reduziert erheblich den Bullwhip-Effekt.
• Automatisierung und Effizienzsteigerung: Durch Automatisierung können die Prozesse der Lieferkette maßgebend optimiert werden. Beispielsweise fördern automatisierte Lagerverwaltungssysteme eine effiziente Nutzung der Lagerfläche, sowie auch zügige Bearbeitungszeiten, wodurch Lieferzeiten verkürzt und Ressourcen besser genutzt werden. Automatisierungstechnologien wie Robotic Process Automation (RPA) helfen dabei, den manuellen Aufwand und die Fehlerquote zu minimieren, indem Prozesse, wie die Bestellabwicklung und Bestandsverwaltung digitalisiert werden.
• Vorhersage und Planung: Fortschrittliche Planungssysteme, die KI oder maschinelles Lernen in ihre Prozesse integrieren, analysieren historische Daten und aktuelle Markttrends. Anhand dessen können präzise Prognosen über Nachfrage und Bedarf aufgestellt werden, was insbesondere eine vorausschauende Planung fördert. Somit können Unternehmen Risiken frühzeitig erkennen, ihre Bestände optimal steuern und agil auf Schwankungen reagieren. 
• Resilienz und Risikomanagement: Frühwarnsysteme bzw. Risikomanagementsoftwares helfen dem Risikomanagement erheblich dabei, Risiken frühzeitig erkennen und bewerten zu können, um auf Basis dessen geeignete Maßnahmen zur Bewältigung entwickeln zu können. Digitale Tools, wie Resilience360, sind dazu in der Lage Szenario-Analysen bzw. Simulationen durchzuführen, anhand dessen die potenziellen Auswirkungen der Risiken identifiziert und bewertet werden können.
• Nachhaltigkeit und Effizienz: Technologien wie Big Data Analytics und künstliche Intelligenz unterstützen Unternehmen dabei, ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen und die Umweltauswirkungen zu minimieren. Dies geschieht bspw. durch:
  • die Optimierung der Lieferwege
  • die Reduzierung von Leerfahrten
  • einen Umstieg auf Elektrofahrzeuge
  • eine verbesserte Verpackung
  • oder digitale Zwillinge.

Fazit:

Ein gesamtheitlicher Supply Chain-Planungsprozess im Kontext eines digitalen Informationsaustauschs reduziert das Risiko von Engpässen und berücksichtigt nicht nur die interne Wertschöpfungskette, sondern integriert in einem Zug vorgelagerte Lieferanten und nachgelagerte Kunden. Somit entsteht Transparenz und ein Mehrwert für alle Beteiligten der Lieferkette, die jederzeit Kenntnis über die genaue Bedarfssituation erlangen. Darüber hinaus hilft ein gut abgestimmtes „Early Warning“ kombiniert mit klar definierten Handlungsanweisungen im Order Management die Auswirkungen in einem Engpass zu minimieren bzw. einen solchen zu vermeiden.