Mit Spezifikationsoptimierung verborgene Einsparpotenziale heben

Durch die steigende Markttransparenz sowie viele bereits erfolgreich abgeschlossene Optimierungsinitiativen ist es für den Einkauf in den letzten Jahren immer schwieriger geworden, weitere Einsparungen zu realisieren. Der Einkauf muss neue Wege gehen.

Bereits seit Jahrzehnten werden mit den klassischen Einsparhebeln erfolgreich Einsparungen realisiert. Dazu gehören Volumenbündelung und die Erweiterung des Lieferantenkreises, indem  neue Lieferanten aus der Region bzw. dem In- und Ausland einbezogen werden. In den letzten Jahren ist es für den Einkauf allerdings immer schwieriger geworden, weitere Einsparungen mit Hilfe dieser Hebel zu realisieren. Daher muss sich die Einkaufsabteilung vermehrt neue Möglichkeiten erschließen, um die von der Unternehmensführung geforderten Einsparungen zu generieren. Hierfür eignet sich die Spezifikationsoptimierung als Preis-/Prozesskostenhebel sehr gut.

Das Ziel einer Spezifikationsoptimierung ist es, ein Produkt bzw. eine Dienstleistung so zu verändern, dass beispielsweise Kosten gesenkt oder die Nachhaltigkeit verbessert werden, ohne die vom Fachbereich bzw. den Kunden gestellten Anforderungen zu vernachlässigen. Mit der Spezifikationsoptimierung werden also gleichzeitig weitere Ziele erreicht.

Zur besseren Veranschaulichung des Hebels Spezifikationsoptimierung stellen wir Ihnen im Folgenden die verschiedenen Ansätze für eine erfolgreiche Spezifikationsoptimierung entlang des strategischen Einkaufsprozesses vor.

Schritt 1: Bedarfsanalyse

Der erste Schritt für eine erfolgreiche Spezifikationsoptimierung ist die Abstimmung mit den Fachbereichen, welches übergeordnete Ziel erreicht werden soll. Grundsätzlich kann hier zwischen Leistungsoptimierungszielen und der Verbesserung der Einkaufskonditionen unterschieden werden. Als exemplarisches Leistungsoptimierungsziel kann die Steigerung der Nachhaltigkeit genannt werden. Ein konkretes Beispiel hierfür ist in der Molkerei und Milch verarbeitenden Industrie zu finden. Dort kann man seit Jahren den Trend beobachten, dass Becher (bspw. Joghurtbecher) aus reinem Kunststoff sukzessive durch Becher aus einem Verbund von Kunststoff und einer Kartonagenmanschette ersetzt werden. Dabei wird ein in der Grammatur auf die minimale Dicke reduzierter Kunststoffbecher mit einer Kartonagenmanschette umwickelt und dadurch stabilisiert. Der Energieaufwand für die Herstellung des Kartons ist im Vergleich zum Kunststoff deutlich geringer und die Kartonage ist gut recyclebar. Des Weiteren kann bei der Wahl der Kartonagenmanschette recyceltes statt weißes Papier ausgewählt werden. Dieses Prinzip lässt sich weiter ausbauen: Auch für den dazugehörigen Deckel kann beispielsweise ebenfalls ein Papier- und Kunststoffverbund verwendet werden.

Neben der Steigerung der Nachhaltigkeit gehören die Steigerung der Qualität, der Innovation sowie der Flexibilität und die Senkung des Risikos hinsichtlich Verfügbarkeit und Preis zu den weiteren Leistungsoptimierungszielen, die durchaus auch Gemeinwohl orientierte Ziele darstellen können.

Im Anschluss an die Abstimmung des übergeordneten Ziels der Spezifikationsoptimierung gilt es, die aktuellen Spezifikationen detailliert zu erfassen. Hierfür muss zu Beginn für die zu optimierende Warengruppe ein neues Spezifikationsraster erarbeitet bzw. das bestehende überprüft werden. Beispielsweise kann danach gefragt werden, welche Eigenschaften für die einzelnen Produkte oder Dienstleistungen der zu optimierenden Warengruppe erfasst werden sollen. Das Spezifikationsraster sollte im Ergebnis alle preisrelevanten sowie für die Erreichung des definierten übergeordneten Ziels relevanten Eigenschaften des Produktes enthalten. Greifen Sie zur Unterstützung für die Auswahl der zu erfassenden Eigenschaften auf die Erfahrungen der Experten in den jeweiligen Fachbereichen Ihres Unternehmens zurück.

Sobald Sie das Spezifikationsraster entworfen haben, sollten Sie sich ein Bild von der aktuellen Qualität der Spezifikationen machen. Beantworten Sie zum Beispiel folgende Fragen: Sind alle Spezifikationen bereits in dem gewünschten Zustand vorhanden? Liegen die Informationen digital oder in Papierform vor? Sind die Spezifikationen eindeutig oder gibt es mehrere Quellen, die sich widersprechen?

Soweit die Spezifikationen noch nicht in dem gewünschten Detaillierungsgrad vorliegen, gilt es im nächsten Schritt die noch fehlenden Informationen zu sammeln und in dem Spezifikationsraster zu dokumentieren.

Wichtig: Beschränken Sie sich bei der Spezifikationserfassung nicht nur auf Unterlagen aus dem Einkauf sondern stimmen Sie sich auch mit den Fachbereichen ab. Immer wieder werden in den einzelnen Fachbereichen ohne Einbindung des Einkaufs Spezifikationen direkt in Abstimmung mit dem Lieferanten geändert. Falls Sie also hier keine Rücksprache halten, kann es sein, dass Sie Spezifikationen verwenden, die nicht mehr aktuell sind.

Schritt 2: Einkaufsmarktanalyse

Generell wird die Analyse des Einkaufsmarktes während Optimierungsinitiativen oft vernachlässigt. Häufig werden - wenn überhaupt - lediglich bereits bekannte alternative Lieferanten für eine Ausschreibung recherchiert.

Analysieren Sie den Lieferantenmarkt für eine erfolgreiche Spezifikationsoptimierung systematisch. Darunter fallen eine fundierte Analyse sowohl der Wertschöpfungs- und Lieferkette als auch der Wettbewerbsintensität wie aktuelle technologische Entwicklungen, Eintrittsbarrieren, Substitutionsprodukte etc. Dies gilt nicht nur für das gesamte Produkt, sondern auch für die einzelnen Produktbestandteile. So können Sie bereits in diesem Schritt z.B. alternative Rohmaterialien oder einsetzbare Standardprodukte als Alternative zu aktuell eingesetzten Sonderanfertigungen identifizieren.

Schritt 3: Definition der Einkaufsstrategie

Überlegen Sie, wie Sie die Spezifikationsoptimierungen anfragen möchten, bevor Sie sich im Rahmen der Einkaufsstrategie für die zu optimierende Warengruppe an die verschiedenen Hebel zur Spezifikationsoptimierung machen. Grundsätzlich können zwei Wege unterschieden werden:

(1) Vorgabe exakter Spezifikationsoptimierungsvorschläge

Bei dieser Variante werden die Spezifikationsoptimierungen eindeutig vorgegeben. Genau wie bei der aktuellen Spezifikation werden auch bei der Spezifikationsoptimierung die Eigenschaften entsprechend des Spezifikationsrasters vollständig vorgegeben. Bei den Lieferanten wird also ein konkretes alternatives Produkt angefragt. Diese Alternative ist immer dann sinnvoll, wenn Sie genaue Vorgaben haben (z.B. vom Marketing), wie das Produkt - auch nach einer Spezifikationsoptimierung - aussehen soll. Konkret könnte das beispielsweise bedeuten, dass der Wiederverschluss des Folienbeutels für Studentenfutter von einem selbstklebenden zu einem Zip-Verschluss umspezifiziert wird.

(2) Konkrete Respezifikationsvorschläge werden von Lieferanten erarbeitet

Alternativ zur Vorgabe exakter Spezifikationsoptimierungsvorschläge können Sie den Lieferanten auch einen eigenen Gestaltungsraum bezüglich der Spezifikationsoptimierungen anbieten. Das heißt, dass Sie im Gegensatz zur aktuellen Spezifikation im Spezifikationsraster verschiedene Eigenschaften freilassen und nur Ihre Anforderungen an das Gesamtergebnis vorgeben.

Beispielsweise geben Sie bei einem Eimer für Wandfarbe das geforderte Gesamtergebnis vor, anstatt die Materialdicke des Eimers anzugeben: „Die Dicke des Eimers wird nicht vorgegeben, wichtig ist, dass der Eimer 20 l Farbe halten kann und bei einem Sturz aus bis zu 50 cm nicht platzt.“

So lassen Sie den Lieferanten den Spielraum, bei Ihnen Neuentwicklungen zu platzieren, die Ihre Kosten senken und dabei gleichzeitig Ihre Anforderung erfüllen. Um bei dem Beispiel des Eimers für Wandfarbe zu bleiben, könnte es einen neuen Kunststoffverbund geben, der bei geringerer Dicke den gleichen Belastungen wie der aktuelle Eimer Stand hält.

HÖVELER HOLZMANN unterscheidet drei Varianten der Spezifikationsoptimierung: Rationalisierung, Standardisierung und Substituierung.

Sobald Sie sich für einen der beiden Wege entschieden haben, werden im nächsten Schritt die Sub-Hebel der Spezifikationsoptimierung priorisiert. Alle beschriebenen Sub-Hebel können grundsätzlich sowohl bei physischen Produkten als auch bei Dienstleistungen angewendet werden.

Rationalisierung von Komponenten/Leistungen:

Bei der Rationalisierung von Komponenten steht die Verbesserung der Materialeffizienz im Fokus. Hier können zwei Ansätze unterschieden werden, die zu Einsparungen führen.

(1) Mengenreduzierung der verarbeiteten Vormaterialien

Ein Beispiel für die Mengenreduzierung der verarbeiteten Vormaterialien ist die Reduzierung der Grammatur bei PET-Flaschen. Die Flaschen werden dadurch dünner und leichter. Je nachdem, wie dünn die Flaschen bereits sind, ist dies ein hoch effizienter Hebel zur Erzielung von Einsparungen. Bei anderen Warengruppen wie z.B. stahlbasierte Waren, hat die Reduzierung oftmals zusätzlich den Nebeneffekt, dass sich auch die Transportkosten durch das niedrigere Gewicht maßgeblich reduzieren.

(2) Entfernen ganzer Produktbestandteile

Dieser Sub-Hebel wird sehr gut an einem konkreten Beispiel von Verpackungen deutlich. Bei Verpackungen wird zwischen Primär- und Sekundärverpackungen (fallweise auch tertiär) unterschieden. Primärverpackungen sind Verpackungen, die das Produkt direkt umschließen und schützen, wohingegen Sekundär-/Tertiärverpackungen oftmals Transportverpackungen sind. In einem konkreten Projekt sollte der Einkauf von Sekundärverpackungen – in diesem Fall Stretchfolien - optimiert werden. Die Spezifikationsanalyse ergab, dass diese Folie einen UV-Blocker enthielt, damit die Bedruckung der Primärverpackung bei der Lagerung im Freien nicht beeinträchtigt wird. Da allerdings die Primärverpackungen - in diesem Fall bedruckte Folie - bereits einen UV-Schutz hatten, konnte dieser bei den Stretchfolien entfernt und damit Einsparungen erzielt werden. Insgesamt konnten dadurch Einsparungen in einem mittleren einstelligen Prozentbereich erzielt werden.

Bei Dienstleistungen kann ebenfalls eine Rationalisierung der (Service-) Leistung zu Einsparungen führen. HÖVELER HOLZMANN konnte beispielsweise den Einkauf von Geschäftsreisen bei einem multinationalen Unternehmen signifikant verbessern. Eine Richtlinie zum Einkauf von Geschäftsreisen in diesem Unternehmen besagte, dass eine Reiserücktrittversicherung erforderlich ist und dies wurde im Unternehmen auch umgesetzt. Da allerdings die Firmenkreditkarte bereits eine Reiserücktrittversicherung beinhaltete, wurde die Versicherung doppelt bezahlt. Durch die Anpassung der Richtlinie und der klaren internen Kommunikation, keine separate Versicherung mehr abzuschließen, konnte ein mittlerer sechsstelliger Betrag eingespart werden.

Standardisierung von Komponenten/Leistungen:

Es existieren zwei unterschiedliche Varianten der Standardisierung bei Waren: Erstens die Vereinheitlichung von Artikeln und zweitens die Ausnutzen von Industrie- oder Lieferantenstandards.

(1) Vereinheitlichung von Artikeln

Die erste Variante erzeugt mittels einer Variantenreduzierung einen Bündelungseffekt und verringert in erster Linie die Prozesskosten beim Lieferanten. Dies kann sowohl für komplette Produkte als auch für einzelne Bestandteile durchgeführt werden. Ein konkretes Beispiel ist die Reduzierung der Etikettenvarianten bei einem Lebensmittelproduzenten. Vom Marketing wurde jedes neue Etikett eines Kunden komplett neu und ohne Berücksichtigung vorhandener Etiketten geplant. Damit stieg die Variantenanzahl enorm an, obwohl sich die Etiketten in den Abmaßen nur im Millimeterbereich unterschieden. Durch eine strukturierte Analyse aller benötigten Etiketten konnte mehr als die Hälfte der Varianten gestrichen, das Volumen je Variante damit erhöht und der Preis pro Format auf Grund der höheren Stückzahl gesenkt werden.

(2) Ausnutzen von Industrie- und Lieferantenstandards

In der zweiten Variante wird ein Standardprodukt eines Lieferanten oder der Industrie eingekauft, anstatt ein Produkt individuell herstellen zu lassen. Dadurch werden zum einen Mengeneffekte beim Lieferanten erzielt, die Sie an  Ihr Unternehmen weitergeben können, und zum anderen werden Investitionskosten wie z.B. Werkzeugkosten vermieden. Behalten Sie daher den Effekt auf den Verkauf im Auge und stimmen Sie Maßnahmen mit dem Vertrieb ab.

Substituierung von Komponenten/Leistungen:

Durch das Austauschen von Komponenten eines Artikels gegen günstigere Komponenten können ebenfalls signifikante Einsparpotenziale erhoben werden. Zum Beispiel lohnt sich beim Einkauf von Stanzteilen eine detailliertere Analyse der verwendeten Stahl-Spezifikationen - es gibt über 2.000 verschiedene Stahlsorten und jedes Jahr kommen neue dazu. So konnte HÖVELER HOLZMANN beispielsweise bei einem Industrieunternehmen für Dachbelichtungen und -entlüftungen mit einem Wechsel der Stahlsorte bei den Warengruppen Stanzteilen, Coils und Blechen signifikante Einsparungen erzielen, ohne dabei Abstriche bei der Qualität hinzunehmen. Je nach Warengruppe wurden zwischen sechs und elf Prozent Einsparungen realisiert.

Auch bei Dienstleistungen kann eine Substituierung genutzt werden. So wurden verschiedene Dienstleistungen in der Warengruppe Veranstaltungsbau für die Jahreshauptversammlung eines DAX 30 Unternehmens erfolgreich respezifiziert. Unter anderem benötigen solche Veranstaltungen ein Mischpult um Licht und Ton zu steuern. Dieses Mischpult wird bei einem Veranstaltungstechniker gemietet. Hierbei wurde initial gemeinsam mit einem Veranstaltungstechniker ein Mischpult mit 60 Kanälen spezifiziert, mit dem 60 Audiokanäle parallel gesteuert werden können. Dies wird zwar in der Musikindustrie, nicht aber bei Hauptversammlungen benötigt, da hier in der Regel nur eine Person spricht. Dieses 60-Kanal-Mischpult ist nicht nur sehr teuer. Hinzu kam, dass der Veranstaltungstechniker, der das Mischpult spezifiziert hatte, auch der einzige in der Region ist, der ein solches Mischpult im Repertoire hat. Bei jeder Anfrage, die das 60-Kanal-Mischpult beinhaltete, war damit nur er in der Lage, ein Angebot abzugeben. Mit einer Respezifikation auf ein Mischpult mit deutlich weniger Kanälen wurde ein doppelter Effekt erreicht: Zum einen war das Mischpult an sich günstiger und zum anderen konnten deutlich mehr Anbieter das alternative Mischpult anbieten und der Wettbewerb führte so zusätzlich zu niedrigeren Preisen.

Die drei vorgestellten Varianten der Spezifikationsoptimierung haben jeweils einen unterschiedlich hohen Einfluss auf die verschiedenen Kostenarten, wie beispielsweise Rohmaterial-, Prozess-, Transport- und Investitionskosten. 

Unterstützung bei diesem Schritt: Die Überprüfung der verschiedenen Ansätze zur Spezifikationsoptimierung setzt ein tief greifendes Verständnis der Warengruppe voraus. Holen Sie sich bei der Prüfung der verschiedenen Ansätze Unterstützung. Diese können Sie unternehmensintern oder -extern finden.

(1) Unternehmensintern

Beziehen Sie die relevanten Fachabteilungen ein, um sowohl das tief greifende Wissen für Spezifikationsoptimierungen zu Warengruppen oder einzelnen Artikeln als auch die Legitimität für eine solche Initiative einzuholen. Um herauszufinden, ob Artikel überspezifiziert sind bzw. ob die aktuelle Qualität notwendig ist, um die gewünschte Funktion zu erfüllen, können auch Interviews oder Workshops mit den Fachbereichen bei Bedarf durchgeführt werden, beispielsweise zum Erarbeiten einer Ist-Soll Analyse.

Bei einer Einkaufsoptimierung für die Warengruppe Stanzteile wurden durch die Involvierung der Produktentwicklung signifikante Einsparungen realisiert. Durch das tief greifende technische Wissen konnte die Produktentwicklung die Optimierungsmöglichkeiten beim Stahl relativ schnell ausloten und den „Spezifikationskorridor“ festlegen.

(2) Unternehmensextern

Eine weitere Quelle für Ansätze zur Spezifikationsoptimierung sind bestehende oder alternative Lieferanten sowie externe Experten. Die Einbindung bestehender Lieferanten hat den Vorteil, dass Sie die Lieferanten bereits kennen und auf eine gemeinsame Vergangenheit zurückblicken können. Dies kann insbesondere die notwendige Kommunikation im Rahmen einer Spezifikationsoptimierung erleichtern. Die Einbindung alternativer Lieferanten hat hingegen den Vorteil, dass diese in der Regel hoch motiviert sein werden, Verbesserungspotenziale aufzuzeigen, um ihre Innovations- oder Produktionsfähigkeit herauszustellen. Daher ist es empfehlenswert, regelmäßig mit alternativen Lieferanten zu sprechen.

Lieferanten haben bei der Entwicklung von Spezifikationsoptimierungsansätzen immer die eigenen Fähigkeiten und Stärken im Hinterkopf, daher kann es von Vorteil sein, externe Experten einzusetzen. Hier profitieren Sie von einer unabhängigen Einschätzung.

Schritt 4: Lieferantenanalyse und -auswahl:

Nachdem im dritten Schritt die Sub-Hebel der Spezifikationsoptimierung priorisiert wurden, wird anschließend die Auswahl der Lieferanten über eine Ausschreibung oder eine partnerschaftliche Kostenoptimierung durchgeführt.

(1) Ausschreibung

Neben den Preisen für die aktuellen Spezifikationen, die Sie zum Vergleich immer mit anfragen sollten, werden im Rahmen einer Ausschreibung auch die Preise für die in Schritt 3 entwickelten Spezifikationsoptimierungsansätze abgefragt. Dadurch kennen Sie das genaue Einsparpotenzial bevor Sie in umfangreiche Tests gehen und vermeiden somit vergebliche Arbeit bei zu geringen Einsparungen. Oftmals eignet sich auch die Einholung von Benchmarks für wenige, repräsentative Artikel, um zügig Einsparpotenzial durch eine Optimierung der Spezifikationen zu identifizieren. Führen Sie eine Potenzialanalyse durch. So können zumindest die Spezifikationsoptimierungsansätze schon einmal auf ihre Eignung geprüft werden.

(2) Partnerschaftliche Kostenoptimierung

Ziehen Sie alternativ zu einer Ausschreibung ebenso die Durchführung einer partnerschaftlichen Kostenoptimierung mit den bestehenden Lieferanten als Umsetzungsweg für eine Spezifikationsoptimierung in Betracht. Die enge Zusammenarbeit zwischen beiden Unternehmen kann ein Vorteil sein, vor allen in Einkaufsmärkten mit geringem Wettbewerb.

Schritt 5: Implementierung:

Entscheidend für eine gelungene Durchführung der Spezifikationsoptimierung sind erfolgreiche Tests. Klären Sie mit der entsprechenden Abteilung vorab, welche Artikel in welchem Umfang getestet werden müssen. Stimmen Sie dafür sowohl die - möglichst objektiven - Testkriterien als auch einen Zeitplan für die Tests ab. Kriterien können z.B. die Lagerhaltung oder die Ausschussrate sein.

Lassen Sie sich bei einem erfolglosen Test nicht entmutigen. Sprechen Sie mit dem involvierten Lieferanten, um die Gründe zu erörtern. Eine zweite oder gar dritte Testrunde mit einer eventuell modifizierten oder verbesserten Spezifikation kann dann zum Erfolg führen. Falls sich dadurch die Kosten beim getesteten Lieferanten verändern, sollten Sie nochmals nachverhandeln.

Spezifikationsoptimierung - ein anspruchsvoller Hebel

Die Optimierung von Spezifikationen ist sicherlich ein anspruchsvoller Hebel, der mit großem Aufwand verbunden sein kann. Die Anwendung kann allerdings die letzten verborgenen Einsparreserven hervorheben. Dafür ist eine sorgfältige Analyse in allen Phasen des strategischen Einkaufsprozesses notwendig, um alle Optimierungsansätze aufzufinden, zu verifizieren und ggf. umzusetzen. Noch mehr als bei der Umsetzung von anderen Hebeln, ist in diesem Prozess die Involvierung der Fachbereiche notwendig, insbesondere während der Bedarfsanalyse und der Implementierung. Darüber hinaus gibt es kein Patentrezept für Einsparungen durch eine Spezifikationsoptimierung. Sie müssen „in jeder Ecke“ einer Warengruppe nachschauen, um die letzten Einsparreserven zu realisieren. Sie können allerdings die drei Sub-Hebel der Spezifikationsoptimierung Rationalisierung, Standardisierung und Substituierung als Checkliste verwenden und systematisch überprüfen.