Partnerschaftlich Kosten optimieren

Viele Unternehmen führten in ihrem Einkauf «knallharte» Kostensenkungsprogramme durch. Deshalb scheinen die Einsparpotenziale heute oft ausgereizt. Sind sie aber nicht, wenn Unternehmen sich gemeinsam mit ihren Lieferanten auf die Suche begeben und mit ihnen eine partnerschaftliche Kostenoptimierung (PKO) anstreben.

Wer die folgenden zehn konstruktiven Verhaltens- und Herangehensweisen beachtet, kann die Zusammenarbeit zwischen Lieferanten und Einkäufern – beispielsweise bezüglich Kosten – leicht optimieren.

Motivieren Sie sich, Ihre Mitarbeiter und Lieferanten. Überlegen Sie sich mit internen Experten – bevor Sie Ihre Lieferanten kontaktieren – erste Wege, wie sie eventuell gemeinsam die Kosten im Einkauf senken und Einsparungen erzielen könnten. Die (konkrete) Aussicht, gemeinsam die Kosten zu senken und die realisierten Einsparungen zu teilen, sollte außer Ihrer Mannschaft auch Ihre Lieferanten motivieren, nach weiteren Einsparmöglichkeiten zu suchen.

Verpflichten Sie alle Beteiligten verbindlich darauf, gemeinsam die Kosten zu optimieren. Dazu reicht kein Telefonat und keine Zusage zwischen Tür und Angel. Schließen Sie mit Ihren Lieferanten eine schriftliche Übereinkunft – möglichst in Anschluss an einen ersten gemeinsamen Workshop, in dem Sie die Hebel und Wege zum Realisieren von Einsparungen definiert und die möglichen Einsparpotenziale (zumindest schätzungsweise) quantifiziert haben.

Arbeiten Sie interdisziplinär. Wer schon viele Kosten eingespart hat, muss scharf nach- und querdenken, um weitere Einsparpotenziale zu finden. Am besten gelingt dies unternehmensübergreifend und «cross-functional», also in zusammengesetzten Teams. Dabei kommen erfahrungsgemäss die unterschiedlichen Aspekte entlang der Supply Chain zur Sprache und auch heisse Eisen werden thematisiert.

Sorgen Sie dafür, dass alle Mitglieder des Teams – seien sie nun aus den Bereichen F&E, Produktion oder Logistik – durchgängig und engagiert bei der Sache bleiben. Setzen Sie zum Beispiel das Thema «Einsparungen im Einkauf» bei Meetings regelmässig auf die Traktandenliste und wechseln Sie die Teammitglieder nicht zu häufig. Damit schaffen Sie Kontinuität und ermöglichen ein wirkliches Durchdenken der Einsparpotenziale.

Gewinnen Sie Sponsoren für jeden beteiligten Funktionsbereich. Diese sollten aus der Vorstands- oder Bereichsleiterebene stammen, und die PKO-Teams sollen regelmäßig an sie berichten. Die Sponsoren haben unter anderem die Funktion, die erforderlichen (Grundsatz-)Entscheidungen zu treffen und mögliche Interessenkonflikte (zwischen Personen und Bereichen), die sich beispielsweise aus der Neustrukturierung des Einkaufs ergeben, zu schlichten.

Der Erstbeste ist nicht immer der Beste

Wählen Sie geeignete Lieferanten aus, um die partnerschaftliche Kostenoptimierung umzusetzen. Geben Sie denjenigen Lieferanten den Vorzug, die für Sie von strategischer Bedeutung sind – entweder, weil es wenige Alternativen gibt, oder weil sie einen hohen Anteil an Ihrem Beschaffungsvolumen repräsentieren. Erfahrungsgemäß ist das Einsparpotenzial bei komplexen Materialgruppen und bei den Dienstleistungen am größten.

Verlassen Sie den Pfad klassischer Beschaffungsstrategien und finden Sie gemeinsam mit Ihrem Lieferanten neue Wege. Vergessen Sie vorübergehend die eher kurzfristig angelegten Volumenkonzentrationen und Preisvergleiche. Denken Sie stattdessen mit Ihren Lieferanten intensiv über mögliche Spezifikations- und Prozessoptimierungen oder über ein grundlegendes Restrukturieren ihrer Beziehungen nach.

Beide Seiten sollen davon profitieren

Nehmen Sie das Programm- und Projektmanagement ernst. Einsparideen sind rigoros zu prüfen, und das Umsetzen der vereinbarten Sparmaßnahmen ist in allen involvierten Abteilungen genauestens zu überwachen.

Führen Sie ein Tracking-Tool ein, mit dem Sie die unterschiedlichen Phasen der Kostenoptimierung dokumentieren. Dieses Tracking sollte von der Ideensammlung und deren Priorisierung über deren Konkretisierung und endgültige Auswahl bis hin zur Ideenumsetzung und Erfolgskontrolle reichen.

Gehen Sie zumindest bei den Lieferanten, die für Ihr Unternehmen eine strategische Bedeutung haben, das gemeinsame Kostenoptimieren wirklich partnerschaftlich an. Beide Seiten müssen letztlich davon profitieren – sonst erlahmt oder fehlt die für die Umsetzung erforderliche Motivation. Bei einer guten Abstimmung gewinnen Sie, als Einkäufer, und Ihr Lieferant gleichermassen, und gemeinsam können sie auch in Zukunft Einsparungen im zweistelligen Bereich erzielen.

Abbildung 1: Tipps zur partnerschaftlichen Kostenoptimierung