Supply Chain Reporting: Volle Transparenz oder Blindflug? 10 Praktiker-Tipps für den Aufbau eines Supply Chain Reportings

Die wenigsten Unternehmen haben heute eine umfassende Transparenz über ihre Supply Chain. Fragmentierte Berichte über einzelne Bereiche der Supply Chain sind zwar regelmäßig vorhanden (z.B. Lieferberichte oder Lagerbestandsberichte), die Zusammenführung zu einem umfassenden Supply Chain Reporting steht in vielen Unternehmen jedoch noch aus. Dieses Reporting sollte alle Prozessschritte Ihrer Supply Chain, auch über Unternehmensgrenzen hinaus, sowie alle relevanten Leistungsdimensionen Ihrer Supply Chain wie Mengen, Kosten, Qualität etc. umfassen. Nur so wird sichergestellt, dass positive Effekte in einem Bereich nicht durch negative Effekte in vor- oder nachgelagerten Bereichen nivelliert werden. Erschienen ist dieser Beitrag im Controller Magazin Mai/Juni 2018 (externe Website).

1. Weniger ist mehr

Aufgrund der Vielschichtigkeit des Supply Chain Managements ist es ist nahezu unmöglich, alle Aspekte einer Supply Chain im Rahmen eines aussagekräftigen Supply Chain Reportings zu beleuchten. Die Herausforderung ist, die Informationen über ein Supply Chain Reporting abzubilden, die für die Steuerung der Supply Chain eine entscheidende Relevanz haben – weniger ist an der Stelle mehr. Durch diese Fokussierung werden die Aufmerksamkeit auf die wichtigen Themen gelenkt und Zahlenfriedhöfe vermieden. Zudem ist es sinnvoll, bei der Gestaltung des Reportings darauf zu achten, dass über jedes Themenfeld nur einmal berichtet wird. So gibt es beispielsweise für das Themenfeld Lieferzuverlässigkeit eine ganze Reihe von Kennzahlen (Lieferfähigkeit oder Liefertreue, gemessen als Orderfill oder Casefill, etc.), die jeweils eine andere Nuance des Themenfelds Lieferzuverlässigkeit beleuchten. Bei der Konzeption des Supply Chain Reportings ist nun zu entscheiden, über welche dieser Möglichkeiten Ihre Supply Chain am effektivsten gesteuert werden kann; alle Kennzahlen parallel zu reporten wäre kontraproduktiv.

2. Arbeiten Sie mit einer führenden Einheit 

In vielen Unternehmen hat es sich bewährt, da Supply Chain Reporting auf Basis einer führenden Einheit aufzubauen. Diese Einheit ist beispielsweise in der Brauindustrie der Hektoliter, in der Landwirtschaft die Großvieheinheit oder die Tonne in der Stahlindustrie. Beim Aufbau des Reportings werden nun alle Berichte auf Basis dieser führenden Einheit gestaltet, um aufwändige Umrechnungen zu vermeiden. Einige Unternehmen schaffen es sogar, vollständig unterschiedliche Produkte mittels einer statistischen Basiseinheit für das Unternehmen zu integrieren.

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3. Decken Sie alle relevanten Prozessschritte ab

Häufig führen Verbesserungen bei einer Kennzahl zu Verschlechterungen anderer Kennzahlen. So kann eine, aus logistischer Sicht, erfreuliche Verringerung der Fertigwarenbestände dazu führen, dass möglicherweise mit Kunden vereinbarte Service Levels nicht mehr eingehalten werden können oder die Losgrößen in der Produktion sinken und respektive die Rüstkosten steigen.  Daher ist es bei der Konzeption des Supply Chain Reportings essentiell, alle Prozessschritte entlang der Supply Chain in das Reporting zu integrieren, um eine gesamthafte Betrachtung des Leistungserstellungsprozesses inklusive aller auftretenden Effekte sicherzustellen. 

4. Verlassen Sie die Unternehmensgrenzen

Supply Chain Management ist per Definition unternehmensübergreifend und versucht, über Unternehmensgrenzen hinweg eine optimale Lieferkette zu gestalten. Daher sind Lieferanten und Kunden in ein umfassendes Supply Chain Reporting aktiv einzubeziehen. Dabei können von Kunden und Lieferanten durchaus auch Daten und Kennzahlen angefordert werden, da die externe Perspektive von der internen Perspektive abweichen kann. So wird ein Kundenwunschtermin möglicherweise in den eigenen Systemen gar nicht erfasst, sondern nur der vom Unternehmen bestätigte Termin. Der Kunde legt seinen Auswertungen aber die Wunschtermine zugrunde. Um Kundenzufriedenheit nun umfassend zu messen, kann es sinnvoll sein, diese Kundendaten in das eigene Supply Chain Reporting zu integrieren („Wie werden wir wahrgenommen?“) oder zumindest die Definition von Kennzahlen in Schnittstellenbereichen gemeinsam vorzunehmen.

5. Decken Sie alle relevanten Leistungsdimensionen ab

Ebenso wichtig wie die Integration aller Prozessschritte im Unternehmen und über Unternehmensgrenzen hinweg ist die Integration aller relevanten Leistungsdimensionen. Typische Leistungsdimensionen eine Supply Chain beinhalten beispielsweise Mengen, Kosten, Qualität oder Kapitalbindung. Auch hier ist es möglich, dass die Verbesserung einer Kennzahl (z.B. der Kosten) zulasten anderer Kennzahlen geht (z.B. der Qualität). Ein umfassendes Supply Chain Reporting deckt alle relevante Dimensionen über Kennzahlen ab und stellt so sicher, dass es zu keinen unliebsamen Überraschungen kommt.

6. Definieren Sie – wenn immer möglich – Masterkennzahlen

Um alle Aspekte einer Leistungsdimension abdecken zu können, sind im Regelfall mehr als eine Kennzahl erforderlich. So kann es sich bei der Leistungsdimension „Qualität“ sowohl um Produkt- als auch um Prozessqualität handeln. Beides kann dann auch noch über mehrere Prozessschritte hinweg gemessen werden (Einkauf/Wareneigang, Produktion, Logistik etc.).  Eine Masterkennzahl für den Bereich Qualität integriert all diese Aspekte in einer einzigen Kennzahl. Sollte diese Masterkennzahl deutlich vom Sollwert abweichen, ist eine tiefergehende Analyse der Ursachen erforderlich, wozu dann die untergeordneten Detailkennzahlen herangezogen werden. Grundsätzlich ist die Definition von Masterkennzahlen in einigen Leistungsdimensionen relativ einfach (z.B. Supply Chain Kosten), für andere Bereichen ist dies hingegen nur mit hohem definitorischen Aufwand oder gar nicht möglich.

7. Berichten Sie Exception-based

Aufgrund der Vielzahl an einzelnen Reports, die sich hinter einer Master-Kennzahl verbergen können, ist es sinnvoll, für bestimmte Kennzahlen Schwellenwerte zu definieren. Erst bei dessen Über- oder Unterschreitung („Exception-based“) wird die Erstellung eines entsprechenden Detail-Reports ausgelöst. Solange die Werte im Normbereich liegen, wird auf die Erstellung und Verteilung dieses Reports verzichtet. Auf diese Weise wird wertvolle Arbeitszeit eingespart.

8. Arbeiten Sie mit Standard-Layouts

Zeit ist Geld. Daher sollte das Layout Ihrer Berichte durchgängig einheitlich gestaltet sein – gleiche Elemente immer am gleichen Ort. Gehen Sie mit gestalterischen Elementen sparsam um. Ein Bild sagt zwar mehr als 1.000 Worte, eine Graphik ist aber häufig auch mit einem Informationsverlust verbunden. In der Praxis hat sich deshalb die Tabelle als Haupt-Informationsmittel durchgesetzt. Sollten Sie Änderungen am Standard-Layout Ihres Berichtswesens vornehmen wollen, so sammeln Sie diese und führen z.B. einmal pro Jahr einen Relaunch durch.

9. Besser 80% schnell als 100% nie

Bei der Implementierung eines Supply Chain Reportings kann im Regelfall auf bereits bestehenden Reports (z.B. Bestandsberichte, Berichte zur Lieferfähigkeit etc.) aufgebaut werden. In einem ersten Schritt können dies die ersten Bestandteile eines Supply Chain Cockpits sein, eine 100%ige Vollständigkeit ist für den ersten Wurf des Reportings nicht erforderlich. Wichtiger ist, schnell erste Ergebnisse zu schaffen, auf Basis derer dann die nächsten Reports erstellt und die Lücken nach und nach geschlossen werden können.

10. Führen Sie das 4-Augen-Prinzip ein

Wie bei anderen Reporting- und Controlling-Aktivitäten auch (z.B. Vertriebscontrolling oder Produktionscontrolling) hat es sich bewährt, dass die Erstellung der Reports und auch die Überwachung der Einhaltung von Zielen im Controlling und nicht in der entsprechenden Fachabteilung der Supply Chain angesiedelt wird. Dieses hat zum einen den Vorteil, dass das 4-Augen-Prinzip sichergestellt und eine Kontrolle durch die Fachabteilung selber vermieden wird. Zum anderen ermöglicht die Zentralisierung des gesamten Berichtswesens im Controlling konsistente Definitionen von Kennzahlen und reduzierte Abstimmungsaufwände aufgrund von sich widersprechenden Berichten.

Fazit

Je nach IT-Systemlandschaft und IT-technischer Durchdringung des Unternehmens können Konzeption und Aufbau eines konsistenten Supply Chain Reportings einen erheblichen Aufwand bedeuten. Eine pragmatische Vorgehensweise legt dabei zunächst Wert auf die Integration bestehender Berichte, um schnell erste Ergebnisse zu erzielen. Ein umfassendes und stringentes Supply Chain Reporting führt im Ergebnis zu transparenten Leistungserstellungsprozessen, wodurch sich das Zusammenspiel der Abteilungen verbessert und bestehende Effizienzreserven gehoben werden können.