Wie Sie als Einkäufer Ihren Ruf aufpolieren - Was den erfolgreichen strategischen Einkäufer auszeichnet

Nach wie vor wird in vielen Unternehmen der strategische Einkäufer von Fachabteilungen nicht als Gewinn gewürdigt. Die Einkaufsabteilung hat in anderen Fachbereichen teilweise immer noch den Ruf, lediglich als „Bestellschreiber“ zu fungieren. Um dieser falschen Wahrnehmung entgegenzuwirken, sollte sich der strategische Einkäufer zum Ziel setzen, als gleichwertiger Partner angesehen zu werden. Zu diesem Zweck sollte der strategische Einkäufer die folgenden drei Faktoren verinnerlichen:

^{Abbildung 1: Was den erfolgreichen strategischen Einkäufer auszeichnet}

1. Aufbau von Produkt- und Beschaffungsmarktwissen

Damit Sie gegenüber Lieferanten, internen Kunden und Fachbereichen immer optimal aussagefähig sind, ist es notwendig, die Funktionsweise und Zusammensetzung von Artikeln sowie den dahinterstehenden Beschaffungsmarkt vollständig zu verstehen. Nur so kann der Beschaffungsmarkt optimal abgegrenzt und Innovationen identifiziert werden. Erst dadurch wird es Ihnen möglich, günstige Preise zu erzielen und dadurch Einsparungen zu realisieren. Ausgangspunkt sind dabei die Analyse der bestehenden Lieferanten und die Durchführung einer ABC-Analyse.

Die ABC-Analyse:

Mit Hilfe der ABC-Analyse können Sie Ihre Materialgruppen richtig priorisieren. Sie hilft Ihnen dabei, volumenstarke Materialgruppen sowie Lieferanten zu identifizieren, um signifikante Einsparungen zu erzielen. Die Ergebnisse der ABC-Analyse sind bei der Einkaufsoptimierung entsprechend zu berücksichtigen.

Die Analyse der Lieferanten:

Die Analyse der Lieferanten erfolgt anhand verschiedener Kriterien. Sie werden hinsichtlich ihrer Stärken und Schwächen sowie der Möglichkeit, sich an zukünftige Anforderungen anzupassen, analysiert und anschließend mit den Wettbewerbern gebenchmarkt.

Damit Ihr Wissen über die relevanten Produkte und den Beschaffungsmarkt Ihrer Materialgruppe immer auf dem aktuellsten Stand bleibt, sollten Sie es mit Hilfe verschiedener Quellen (Verbände, Datenbanken, Messen, Fachzeitschriften etc.) weiter ausbauen und kontinuierlich auffrischen. Darüber hinaus sollten Sie laufend Kontakt zu den bekannten Lieferanten und anderen relevanten Marktteilnehmern pflegen sowie regelmäßige Ausschreibungen durchführen, um bestehenden und neuen Lieferanten eine Chance zu geben.

Diese Schritte sind notwendig, um die Auswahl von Lieferanten sinnvoll zu leiten und im Unternehmen die Bereitschaft für Produkttests und Lieferantenwechsel zu fördern. Je komplexer eine Materialgruppe ist, desto mehr Zeit wird für den Aufbau von Produktwissen und die Analyse des Beschaffungsmarktes benötigt.

2. Kontakt und Austausch mit internen Kunden

Die Basis für einen erfolgreichen strategischen Einkäufer bildet der intensive Kontakt zu internen Kunden, wie dem Marketing, Qualitätswesen etc. Dieser sollte systematisch aufgebaut und gepflegt werden. Daher ist es wichtig, Interesse für die Aufgaben interner Kunden zu entwickeln und das Wissen über den Beschaffungsmarkt mit ihnen zu teilen. Dadurch können Sie vermeiden, dass Lieferantenentscheidungen am Einkauf vorbei getroffen werden. In regelmäßigen Meetings können Sie relevante Innovationen und mögliche Anpassungen im Sinne der Beschaffungsoptimierung kommunizieren und mit Ihren internen Kunden diskutieren. So werden nicht nur relevante Entwicklungen am Markt berücksichtigt, sondern auch ein Raum für gegenseitige Kritik und Diskussion geschaffen. Hierdurch wird eine schnelle Kommunikation von Anforderungen und Problemen anderer Fachbereiche gewährleistet, wodurch auch die Lösungsfindung beschleunigt werden kann.

3. Realisierung und Kommunikation von Einkaufserfolgen

Durch den Aufbau von Produkt- und Beschaffungsmarktkenntnissen entwickeln Sie ein Gefühl für den Markt. Dadurch erkennen Sie Trends frühzeitig und können den Einkaufsprozess flexibel an die Gegebenheiten anpassen. Dieses Vorgehen ermöglicht Ihnen auch in rückläufigen Märkten Einsparungen zu realisieren, indem Sie sich im Voraus vertraglich die vereinbarten Preise sichern. Ebenso wichtig wie die Erzielung genannter Einsparungen sind die Kommunikation und der Nachweis dieser Erfolge vor Ihren internen Kunden als auch vor dem Top-Management. Sie sollten bei dem Ausweis Ihrer Einkaufserfolge berücksichtigen, dass Ihre realisierten Einsparungen GuV-wirksam sind und das Top-Management diese auch in der Unternehmensbilanz wiederfinden kann.