Richtig sparen bei Verpackungen

Verpackungen sind schon lange als Verkaufsförderer auf der Vertriebsseite erkannt. Auf der Einkaufsseite hingegen sind die potentiellen Einsparungen häufig noch nicht realisiert. Verpackungen machen aber meistens einen großen Teil des gesamten Einkaufsvolumens eines Unternehmens aus.

Zu dieser Beschaffungsgruppe zählen z.B. Produkte wie Folien, Etiketten und Kartonagen. Zur Realisierung von Einsparungen hat sich eine zweistufige Vorgehensweise bewährt:

• Voraussetzungen schaffen
• Einsparpotentiale heben

1. Schritt: Voraussetzungen schaffen

Als ersten Schritt sollten Sie die 7 W’s des Einkaufs für alle optimierbaren Verpackungsgruppen beantworten: Wer kauft Was von Wem in Welcher Menge zu Welchem Preis Wann über Welchen Prozess ein? Darin sind zwei Fragen für den Verpackungseinkauf besonders entscheidend:

• Wie groß ist ihr Einkaufsvolumen je Verpackungsmaterial? Es ist notwendig das genaue Einkaufsvolumen je Verpackung zu ermitteln. Mittels einer ABC-Analyse können Sie eine Priorisierung der Warengruppe vornehmen und Ihre Kapazität auf die strategisch wichtigsten Verpackungsgruppen konzentrieren. Darüber hinaus lassen sich durch die Strukturierung/Analyse des Einkaufsvolumens einige Einsparansätze im Vorhinein identifizieren bzw. ausschließen, z.B. gibt die Anzahl der Lieferanten eine erste Indikation für das Potential zur Bündelung.
• Welche Verpackungsartikel kaufen Sie ein? Es ist wichtig, das Verpackungsmaterial und deren Spezifikationen so genau wie möglich zu erfassen. Nur hierdurch kann ein objektiver Preisvergleich zwischen den Angeboten neuer und bestehender Lieferanten gewährleistet werden. Legen Sie sich daher eine Datenbank mit den Spezifikationen aller Artikel an. Potentielle Quellen, neben dem ERP-System (wie z.B. SAP) sind Datenblätter der bestehenden Lieferanten sowie - falls notwendig - technische Zeichnungen, welche neuen Lieferanten zur Angebotsabgabe an die Hand gegeben werden können.

2. Schritt: Einsparpotentiale heben

Im zweiten Schritt müssen folgende Hebel überprüft werden:

• Volumenbündelung
• Erweiterung des Lieferantenkreises
• Optimierung der Supply Chain
• Spezifikationsoptimierung

Erfahrungsgemäß generiert die Umsetzung jeder dieser Hebel unterschiedlich hohe Einsparungen. Zudem differenzieren sich die Hebel ebenfalls bezüglich ihrer Komplexität der Umsetzung (siehe 
Abb. 1). Wie diese Hebel im Einzelnen aussehen, wird im Folgenden erklärt.

Komplexität der Umsetzung

Volumenkonzentration:

Eine relativ einfache Umsetzung beinhaltet der Hebel Volumenkonzentration, da die Bündelung von Volumen keinen kompletten Lieferantenwechsel erfordert. Gleichzeitig aber ist das Einsparpotential überdurchschnittlich groß. Durch die Erhöhung des Volumens pro Bestellung erreichen Sie einen geringeren Durchschnittspreis pro Stück. Dies trifft zwar auf (fast) alle Warengruppen zu, aber besonders auf Verpackungen, da die meisten primären Verpackungen bedruckt sind. Gerade im Druckbereich haben hohe Stückzahlen einen signifikanten Einfluss auf den Preis, da so der Arbeitsaufwand pro Einzelverpackung deutlich reduziert wird. Deshalb können Lieferanten bei viertel- oder gar halbjährigen Bestellungen weitaus günstigere Preise anbieten.

Ein weiterer Punkt der zur Realisierung von Einsparungen führen kann, ist die gemeinsame gebündelte  Bestellung (und damit Produktion) unterschiedlicher Druckbilder, mit identischer technischer Spezifikation (z.B. Rollenbreite bei Folien Rollenware). Diese Zusammenlegung in der Produktion steigert nochmals die Effizienz bei den Lieferanten. Dafür ist die genaue Erfassung der Spezifikationen unbedingt erforderlich (siehe 1. Voraussetzung schaffen).

Ein mögliches Hindernis einer solchen Bestellweise stellt die begrenzte Lagerkapazität dar. Dies kann allerdings vom Lieferanten aufgefangen werden. Die meisten Lieferanten im Verpackungsbereich bieten Lagerkapazität von ca. sechs bis zwölf Monaten an. Die benötigten Mengen können dann bei Bedarf vom Lieferanten abgerufen werden.

Erweiterung des Lieferantenkreises:

Die Erweiterung des Lieferantenkreises enthält eine höhere Komplexität in der Umsetzung, da ein Lieferantenwechsel ggf. umfangreiche Tests der Produktionsqualität (z.B. Druckbildtest) erfordert. Auch der längere Transportweg beinhaltet Risiken für die Versorgungssicherheit und kann den administrativen Aufwand erhöhen.

Scheuen Sie sich aber nicht vor der vermeintlich schwierigen Kommunikation mit ausländischen Lieferanten. Der deutschsprachige Raum ist der größte Markt in der Verpackungsindustrie in Europa und deshalb sehr attraktiv für ausländische Unternehmen. Die meisten qualifizierten Lieferanten im (europäischen) Ausland haben deshalb einen deutschsprachigen Vertrieb.

Trotzdem führt eine Erweiterung des Lieferantenkreises zu erheblichen Einsparungen. Denn oftmals werden Lieferanten, neben anderen Kriterien, nach einem produktionsnahen Standort ausgewählt. Jedoch sind in Osteuropa und der Türkei z.B. die Lohnstückkosten immer noch deutlich niedriger als in Mittel-/Westeuropa. Die günstigeren Personal- und Produktionskosten wiegen die höheren Transportkosten bei weitem auf.

Bei Verpackungen aus Wellpappe lag der Fall in der Vergangenheit anders. Es galt bisher die Regel, dass nur Lieferanten in Frage kommen, die im 300-400 km Radius um den Produktionsstandort liegen. Mittlerweile ist dies bei hochwertigen Verpackungen aus Wellpappe nicht mehr zutreffend und somit kommen auch Lieferanten in Frage, die außerhalb dieses Radius liegen.

Optimierung der Supply Chain:

Die Supply Chain zu optimieren ist in der Regel weniger komplex als die Erweiterung des Lieferantenkreises, da Sie lediglich die genauen Produktionsmöglichkeiten Ihrer (potentiellen) Lieferanten kennen müssen. Meistens wird nur ein Händler ausgespart und stattdessen direkt beim Hersteller bestellt. Jedoch können bei weitem nicht so hohe Einsparungen erzielt werden wie mit den Hebeln der Volumenkonzentration oder der Erweiterung des Lieferantenkreises.

Um Einsparungen mit der Optimierung der Supply Chain zu heben, existiert eine Faustregel: Je größer das Einkaufsvolumen, desto sinnvoller ist es, auf direktem Weg einen Hersteller anzusprechen. Achten Sie also bei entsprechenden Warengruppen darauf, dass Sie nicht von einem Zwischenhändler beziehen, dessen Marge auch Einsparpotential für Sie beinhaltet. Gerade im Verpackungsbereich gibt es einige Lieferanten, die z.B. Folien nur bedrucken können, aber selber keine Möglichkeit der Folienherstellung haben. Wenn ein Lieferant Ihren Bedarf liefern kann, heißt das noch nicht, dass er in der Lage ist, diesen auch zu produzieren.

Zwischenhändler können allerdings bei Verpackungsgruppen mit geringer strategischer Bedeutung sinnvoll sein, z.B. eignen sich Transportverpackungen wie Stretch- und Schrumpffolien gut dafür. Außerdem sind Händler oft notwendig bei sehr langen Lieferwegen und/oder bei sprachlichen und kulturellen Barrieren wie z.B. bei Produzenten aus Fernost.

Spezifikationsoptimierung:

Der komplexeste Hebel des Verpackungseinkaufs ist die Spezifikationsoptimierung. Viele Spezifikationen der Verpackungen sind veraltet und wurden vom Marketing, Vertrieb und/oder Produktmanagement festgelegt. Dabei wird häufig die Kostenseite außer Acht gelassen. Überprüfen Sie deshalb die Sinnhaftigkeit der Spezifikationen bei neuen Produkten im Vergleich zu bestehenden Artikeln.

Bei den unterschiedlichen Verpackungen gibt es zudem einige Spezifikationen, die ohne Qualitätsverlust, optimierbar sind. Darunter können fallen:

• Materialdicke: Bei vielen Folien können Sie die Folienstärke um 10-20% reduzieren. Diese Reduzierung des eingesetzten Materials findet sich nicht nur im Preis wieder, sondern schont auch die Umwelt. Die gleiche Vorgehensweise kann man bei Papier bzgl. der Verringerung der Grammatur durchführen.
• Druckverfahren: Das Druckverfahren kann z.B. bei vielen Folien ohne Qualitätsverlust von Tief- auf Flexodruckverfahren umgestellt werden. Dies bringt oft schon mehrere Prozent Einsparungen. Darüber hinaus sind beim Flexodruck die Drucknebenkosten (Klischees) deutlich günstiger als beim Tiefdruck.
• Standardisierung von Formaten: Sie sollten eine möglichst geringe Anzahl von verschiedenen Formaten (Maßen) haben (z.B. bei Etiketten). Unterschiede von 1 mm können leicht ausgeglichen werden, da der Endkunde den Unterschied nicht bemerken wird. Die Angleichung der Maße führt zu höheren Mengen je Format und Steigerung der Effizienz in der Produktion bei den Lieferanten (siehe Volumenbündelung). Kosten für Werkzeuge wie Stanzen werden dadurch ebenfalls reduziert.

Um die Produktion und den Vertrieb Ihres Unternehmens von solchen Änderungen zu überzeugen, sollten Sie die Einsparungen durch Spezifikationsoptimierung beziffern können. Die Höhe kann je nach Original Spezifikation sehr variieren. Fragen Sie deshalb nach Preisen für Artikel mit alternativen Spezifikationen bei ihren Lieferanten. Mit der Aussicht auf hohe Einsparungen können die Fachbereiche überzeugt werden. Natürlich müssen die alternativen Spezifikationen getestet werden, um die Einsparungen der Spezifikationsoptimierung realisieren zu können.

Fazit:

Um alle Einsparungen zu heben, brauchen Sie zunächst volle Transparenz in Ihren Warengruppen. Dazu müssen Sie insbesondere zwei Fragen vollständig beantworten können: Wie groß ist Ihr Einkaufsvolumen und was kaufen Sie genau ein? Danach müssen alle Einsparhebel systematisch abgeklopft und quantifiziert werden. Die größten Einsparungen können Sie mit der Erweiterung des Lieferantenkreises und der Volumenkonzentration erreichen. Gerade die Volumenbündelung beinhaltet dabei eine geringe Komplexität in der Umsetzung. Erfahrungsgemäß lassen sich Einsparungen ohne großen Aufwand realisieren. Deutlich komplexer ist die Durchführung einer Spezifikationsoptimierung. Diese kann aber je nach Warengruppe und Unternehmen ebenfalls zu deutlichen Einsparungen führen, daher lohnt sich eine Überprüfung.