Wie der Einkauf auch in schwierigen Märkten hohe Einsparungen realisieren kann

Wenn zwei ebenbürtige Marktteilnehmer in der Supply Chain aufeinandertreffen, also die Angebots- und Nachfragemacht jeweils sehr hoch ist, verfehlen klassische Optimierungshebel wie die Schaffung von Wettbewerb oder Volumenbündelung ihre Wirkung.

Im Vordergrund der Einkaufsstrategie muss daher das Streben nach einem gemeinsamen Mehrwert für Ihr Unternehmen und Ihre Lieferanten stehen. Als konkreter Ansatz zur Kostensenkung bzw. Wertsteigerung ist eine partnerschaftliche Kostenoptimierung (PKO) bestens geeignet, um weitere Einsparungen zu identifizieren und zu heben. Im Rahmen eines PKO Prozesses werden die Erfahrungen und das „Know-how“ der Lieferanten nutzbar gemacht. Dabei werden fachbereichsübergreifende Teams der Lieferanten intensiv in die Erarbeitung von Kostensenkungen eingebunden. Im Gegenzug werden die erzielten Einsparungen zwischen den Partnern geteilt. Welche Faktoren für die erfolgreiche Durchführung einer PKO dabei entscheidend sind, finden Sie im Nachfolgenden aufgeführt:

1. Sichern Sie sich die Rückendeckung durch die oberste Führungsebene

Vorstands- oder Geschäftsführerebene „sponsern“ das Projekt und die PKO-Teams berichten regelmäßig an sie. Die Sponsoren übernehmen während des Prozesses Schlichtungs- und Entscheidungsfunktionen. Somit stellen Sie sicher, dass das Projekt zügig voran geht.

2. Motivieren Sie sich und Ihre Lieferanten

Die Aussicht, gemeinsam die Kosten zu senken und die realisierten Einsparungen zu teilen, sollte nicht nur Ihre Mannschaft, sondern auch Ihren Lieferanten motivieren! Dabei ist eine offene Zusammenarbeit auf Augenhöhe und eine offensive Kommunikation über das Teilen der Einsparungen förderlich.

3. Wählen Sie die richtigen Partner aus

Geben Sie den Lieferanten den Vorzug, die an Ihr Unternehmen strategisch wichtige Materialien bzw. Dienstleistungen mit signifikantem Anteil am Einkaufsvolumen liefern. Erfahrungsgemäß ist bei besonders komplexen Materialgruppen bzw. Dienstleistung das Einsparpotenzial am höchsten.

4. Fördern Sie die fachbereichsübergreifende Zusammenarbeit

Voraussetzung für eine erfolgreiche PKO ist die übergreifende Zusammenarbeit aller Fachbereiche auf Augenhöhe wie Einkauf, Qualitätsmanagement, Produktion, etc. Am besten gelingt dies mit unternehmens- und fachbereichsübergreifend zusammengesetzten Teams. In ihnen kommen die unterschiedlichen Aspekte entlang der Supply Chain zur Sprache.

5. Sammeln und bewerten Sie Einsparideen durch einen standardisierten Prozess

Sammeln Sie alle Ideen Ihres Teams und des Lieferanten in einem standardisierten Formular. Eine rasche und konsequente Priorisierung und Auswahl der Ideen wird durch die Erfassung der Höhe der potenziellen Einsparung, dem Umsetzungszeitpunkt, der Umsetzungswahrscheinlichkeit etc. möglich. Zudem wird sichergestellt, dass keine Idee verlorengeht.

6. Führen Sie eine umfassende Ideenbewertung durch

Bewerten Sie die Ideen umfassend auf Erfolgsaussicht und beachten Sie neben den Einsparungen eventuell notwendige Investitionen und Einmalkosten. So wird sichergestellt, dass nur für die wirtschaftlich sinnvollsten Ideen ein Umsetzungsplan erstellt wird.

7. Führen Sie ein effektives Projekt Controlling ein

Sorgen Sie dafür, dass für die Umsetzung der ausgewählten Einsparideen klare Verantwortlichkeiten und Zeitpläne sowohl in Ihrem Team als auch beim Lieferanten definiert werden. Ansonsten drohen identifizierte Potenziale im Tagesgeschäft unterzugehen.

8. Legen Sie Wert auf das Ergebnistracking

Stellen Sie die Ergebnisse der umgesetzten Einsparideen transparent dar und informieren Sie Ihr Team und den Partner regelmäßig. Das fördert die Motivation, auch in Zukunft gemeinsam Einsparungen im zweistelligen Prozentbereich zu erzielen.