Beschaffungslogistik – Einkauf und Logistik kosteneffizient gestalten

Im Zuge der stetigen Globalisierung sowie Komplexität der globalen Lieferketten wird der Beschaffungslogistik eine immer höhere Bedeutung für den Unternehmenserfolg zugeschrieben. Unternehmen haben durch eine effiziente Gestaltung der Beschaffungslogistik die Chance, Einkauf und Logistik kosteneffizient zu gestalten und die Profitabilität signifikant zu steigern. So können Lagerbestände optimiert werden, Qualitätsstandards sichergestellt und die Flexibilität bei gleichzeitiger Kostenminimierung gesteigert werden.

Was bedeutet Beschaffungslogistik?

Die Beschaffungslogistik als zentraler Bestandteil des Supply-Chain-Managements verfolgt das Ziel einer lückenlosen Versorgung des Produktionsprozesses mit benötigten Ressourcen. In enger Abstimmung mit der Einkaufsabteilung werden Potenziale identifiziert, um die Effizienz in relevanten Beschaffungsprozessen zu maximieren. Ziele der Beschaffungslogistik sind die sogenannten “6R der Logistik”: die richtige Art, in richtiger Menge, in der richtigen Qualität, am richtigen Ort, zur richtigen Zeit, zu den richtigen Kosten.

Zu den zentralen Aufgaben der Beschaffungslogistik gehört:

• Die Identifikation und Auswahl von Lieferanten auf Basis des Ressourcenbedarfs inkl. Auslösung und Überwachung des Bestellprozesses
• Das Lösen von Konflikten mit Lieferanten und der Aufbau von langfristigen Lieferantenbeziehungen
• Die Optimierung von Beschaffungskosten und die Identifikation von Kostensenkungspotenzialen
• Die Effizienzsteigerung bei gleichzeitiger Sicherstellung des Qualitätsniveaus der Ressourcen
• Das Erschließen alternativer Transportwege/-mittel
• Die Digitalisierung von Unternehmensprozessen, die Implementierung neuartiger Tools und Methoden zur Effizienzsteigerung

Bedeutung für Ihr Unternehmen

Die Beschaffungslogistik nimmt eine wichtige Rolle im Leistungserstellungsprozess eines Unternehmens ein und ist daher von hoher Bedeutung. Eine optimierte Beschaffungslogistik ermöglicht Ressourcenverfügbarkeit zur Erfüllung von Kundenanforderungen, stellt den Cashflow sicher sowie das angestrebte Working Capital Niveau. Demnach trägt die Beschaffungslogistik maßgeblich zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit bei.

Ziele der Beschaffungslogistik

Kernziele der Beschaffungslogistik sind die Sicherstellung der Ressourcenverfügbarkeit bei gleichzeitiger Kostenoptimierung, die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit sowie die Erfüllung von Kundenanforderungen. Aus diesen primären Zielen lassen sich weitere Unterziele ableiten:

Günstige Einkaufspreise

• Durch eine systematische Beschaffungslogistik sollen Einkaufspreise reduziert werden. Dabei liegt der Fokus nicht nur auf den Stückpreisen, sondern auf den TCO (Total Cost of Ownership), also allen im Zusammenhang stehenden Kosten. Um günstige Einkaufspreise bei gewünschter Qualität zu erreichen, ist auch die Auswahl optimaler Lieferanten ein Ziel der Beschaffungslogistik.

Niedrige Lagerkosten

• In den TCO werden auch die Lagerkosten berücksichtigt. Um die Lagerkosten zu optimieren, ist eine gezielte Steuerung notwendig.

Lieferflexibilität

• Um die Supply Chain Resilienz zu garantieren, muss eine gewisse Flexibilität in der Lieferkette unter Berücksichtigung von Risikomanagementaspekten sichergestellt werden. Dieses Ziel kann beispielsweise erreicht werden durch die Verhandlung von flexiblen Abrufverträgen mit Lieferanten.

Die Einführung einer Beschaffungslogistik in Ihre Unternehmensprozesse ist abhängig von Ihren strategischen Unternehmenszielen sowie den internen und externen Rahmenbedingungen. Folgende Aspekte sollten Sie in Ihre Entscheidungsfindung einbeziehen:

• Unter dem Einfluss der Globalisierung entstehen meist Lieferketten mit einem hohen Komplexitätsgrad, was eine dedizierte Auseinandersetzung und Optimierung der Beschaffungslogistik erfordert.
• Unternehmen müssen sich stetig steigenden Kosten im Zusammenhang mit der Beschaffung und Lagerung stellen.
• Die Versorgungssicherheit gilt als großer Risikofaktor in Unternehmensprozessen.

Aufgaben und Funktionen der Beschaffungslogistik

Um Entscheidungen zu treffen, die der Effizienzsteigerung der gesamten Supply Chain dienen, steht die Beschaffungslogistik im engen Austausch mit einer Vielzahl von Abteilungen im Unternehmen.

Einkaufsabteilung:

In Zusammenarbeit mit der Einkaufsabteilung wird die Ressourcenversorgung zu optimalen Konditionen sichergestellt. Da in das Aufgabengebiet der Einkaufsabteilung die vollumfängliche Beschaffung von Ware und Dienstleistungen sowie das Lieferantenmanagement fällt, besteht hier die größte Schnittstelle zur Beschaffungslogistik.

Produktionsplanung und -steuerung (PPS):

Durch den Einbezug von Informationen über die Ressourcenverfügbarkeit, die von der Produktionsplanung bereitgestellt werden, wird ein reibungsloser Produktionsablauf sichergestellt.

Lagermanagement:

An dieser Stelle unterstützt die Beschaffungslogistik dabei, den Materialfluss und die physische Verwaltung der Lagerbestände zu optimieren.

Vertrieb:

Die Zusammenarbeit mit dem Vertrieb hat die Harmonisierung der Verkaufsaktivitäten und Produktverfügbarkeiten zum Ziel. Aus der Abteilung Vertrieb werden die Kundenbedarfe gebündelt und kommuniziert, welche für die Beschaffungslogistik die Anforderungen darstellen.

Controlling:

Das Controlling ist zuständig für die Überwachung der Kosten, die für Beschaffung, Transport etc. anfallen und macht Vorgaben zur ökonomischen Zielsetzung.

IT:

Gemeinsam mit der IT-Abteilung werden Implementierung geeignete Digitalisierungs- und Softwarelösungen implementiert, die der Optimierung von Beschaffungsprozessen dienen.

Einkauf:

Die Einkaufsabteilung ist in hohem Maße in die Planungsprozesse der Beschaffungslogistik eingebunden. Neben der operativen Durchführung der Bestellabwicklung, der Bewertung von Lieferanten im Lieferantenmanagement und der Identifikation von Risiken in der Lieferkette fällt auch die Festlegung von Beschaffungsstrategien in ihren Aufgabenbereich.

Beschaffungsstrategien mit Relevanz für die Beschaffungslogistik sind dabei folgende:

Single Sourcing:

Ein Lieferant ist für die Versorgung des Unternehmens mit einer bestimmten Ware oder Warengruppe verantwortlich. Ziel dieser Beschaffungsstrategie ist die enge Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Lieferant sowie die Erzielung maximaler Volumenbündelungseffekte. Von Nachteil ist jedoch die hohe (gegenseitige) Abhängigkeit.

Dual Sourcing:

Zwei Lieferanten sind unabhängig voneinander für die Versorgung des Unternehmens mit einer bestimmten Ware oder Warengruppe zuständig. Bei dieser Strategie wird auf die Reduzierung der Abhängigkeit von einzelnen Lieferanten abgezielt, bei gleichzeitiger Ausschöpfung von Volumenbündelungseffekten.

Multiple Sourcing:

Eine Vielzahl unabhängiger Lieferanten wird für die Versorgung des Unternehmens eingesetzt. Diese Beschaffungsstrategie eignet sich insbesondere für Standardartikel, die von verschiedene Lieferanten in vergleichbarer Qualität bereitgestellt werden. Die Vorteile liegen in der hohen Flexibilität bei der Auswahl des Lieferanten im Bedarfsfall, einer hohen Versorgungssicherheit und einer geringen Abhängigkeit von einzelnen Lieferanten.

Local Sourcing:

Diese Beschaffungsstrategie basiert auf der Nutzung regionaler und/oder lokaler Lieferanten für die Unternehmensversorgung. Sie hat eine Minimierung der Transportkosten und die Förderung der Nachhaltigkeit zum Ziel sowie die Möglichkeit Pufferbestände zu reduzieren und Abhängigkeit von externen Effekten (z. B. Umweltkatastrophen, politische Krisen) zu reduzieren.

Global Sourcing:

Beim Global Sourcing werden globale Lieferanten mit der Versorgung des Unternehmens beauftragt. Für bestimmte Waren ist dies teilweise die einzige Beschaffungsstrategie, die aufgrund von bestimmten Spezifikationen möglich ist. Zu den Vorteilen gehören die Verfügbarkeit einer größeren Lieferantenbasis und die Möglichkeit, durch geringere Lohnkosten in bestimmten Regionen die Einkaufskosten zu reduzieren.

Disposition

Zentraler Bestandteil der Beschaffungslogistik ist die Beschaffungsdisposition.

Sie beinhaltet die konkrete Bedarfsermittlung, die Bedarfsplanung und Bedarfskontrolle sowie die Bestellabwicklung. Außerdem gehört die operative Koordination mit Einkauf, Produktion, Lagerhaltung und den Lieferanten zu ihren Aufgaben. Im Rahmen der strategischen Bedarfsplanung werden zudem Entscheidungen hinsichtlich Make-or-Buy getroffen.

Warenannahme und Warenlagerung

Nach Eintreffen der Ware im Unternehmen erfolgt die Organisation und Steuerung des physischen Warenflusses. Die Lieferung wird auf Vollständigkeit und Qualität geprüft, den für sie vorgesehenen Lagerplätzen zugewiesen und die Verfügbarkeit kommuniziert. Je nach Art der Ware kommt eine unterschiedliche Ein- und Auslagerungsstrategie zum Einsatz:

• LIFO = Last in, first out: 
  • Ware, die zuletzt eingetroffen ist, wird bei der Entnahme priorisiert
• FIFO = First in, first out: 
  • Ware, die zuerst eingetroffen ist, wird bei der Entnahme priorisiert
• FEFO = First expired, first out: 
  • Ware, die als Nächstes abläuft (MHD) wird bei der Entnahme priorisiert
• LOFO = Lowest in, first out: 
  • Ware mit einem geringen Warenwert wird bei der Entnahme priorisiert
• HIFO = Highest in, first out: 
  • Ware mit hohem Warenwert wird bei der Entnahme priorisiert

Kennzahlen der Beschaffungslogistik

In der Erfolgskontrolle der Beschaffungslogistik dienen verschiedene Kennzahlen der Erfolgsmessung:

• Betrachtung der TCO: Beschaffungskosten inkl. Einsparungen durch Verhandlungen
• Lieferantenzuverlässigkeit & -performance
• Bestellzykluszeit: Prozesszeit, die von der Bestellanforderung bis zur Lieferung vergeht
• Wareneingangsqualität
• Materialverfügbarkeit und out of stock Situationen
• Nachhaltigkeitsindikatoren
• Durchschnittlicher Lieferantenscore in der Lieferantenbewertung

Transportkosten optimieren

Einen signifikanten Anteil an den Beschaffungskosten haben die Transportkosten, weshalb ihnen große Beachtung in der Beschaffungslogistik geschenkt wird. 

Einfluss auf die Transportkosten nimmt die Entfernung zwischen Lieferant und Lieferstandort, die Art des Transports (Straße, Schiene, Luft, etc.) und die Auswahl des Transportdienstleisters. Auch an dieser Stelle steht wieder die Entscheidung zwischen einem eigenen Fuhrpark oder der Beauftragung eines Dienstleisters, welche auf Basis der Make-or-Buy-Analyse getroffen wird.

Um die Lieferkette möglichst kosteneffizient und zuverlässig zu gestalten, sollte ein Vergleich der Transportdienstleister erfolgen, genauso wie Verhandlungen zur Kostenoptimierung. Eine Optimierung der Transportkosten kann unter anderem durch Ladeoptimierungen (LTL (Load Less Than Truck Load), FTL (Full Truck Load), Stückgut) erfolgen.

Mit HÖVELER HOLZMANN die Beschaffungslogistik optimieren

Durch gemeinsame Initiativen mit HÖVELER HOLZMANN können Sie Ihre Beschaffungslogistik entlang individueller Anforderungen und Zielsetzungen optimieren.

Unsere Dienstleistungen im Bereich Inbound Logistik