Erweiterung Lieferantenkreis: Den weltweiten Wettbewerb durch Global Sourcing erfolgreich nutzen.
Bei Einkaufsinitiativen, die über die eigenen Landesgrenzen hinausgehen, ist Umsicht und Fleiß gefragt: Unsere 10 Tipps führen Sie entlang des strategischen Einkaufsprozesses von der Auswahl geeigneter Warengruppen bis zur Identifikation optimaler Lieferanten, sodass Ihre Global Sourcing Initiative ein voller Erfolg wird.
Das enorme Potenzial durch die Erweiterung des Lieferantenkreises zur Verbesserung der Einkaufskonditionen ist seit Jahren bekannt. Hinter diesem Preishebel der HÖVELER HOLZMANN Einkaufserfolgsformel befinden sich weitere Sub-Hebel, die sich nach dem Grad der geografischen Reichweite kategorisieren lassen. Dabei reicht die Bandbreite von Local oder auch Regional Sourcing bis zu Global Sourcing. Beispiele für den örtlichen bzw. regionalen Einkaufsmarkt oder ortsgebundene Dienstleistungen sind im Lebensmitteleinzelhandel zu finden. Stichworte sind "Milch aus der heimi-schen Region" oder "Nürnberger Lebkuchen". Den Gegenpol bildet die Einbeziehung weltweiter Ein-kaufsmärkte für beispielsweise Stanzteile oder Stahl aus Asien. Zwischen den beiden Extremen lie-gen National und International Sourcing, dem landesweiten Einkaufsmarkt je nach Ausgangspunkt der Lieferantensuche.
Der länderübergreifende Einkaufsmarkt bezieht die Nachbarländer des eigenen Standorts mit ein. Unter allen Sub-Hebeln der geografischen Reichweite gilt die Anwendung von Global Sourcing selbst noch nach vielen Jahren als Königsdisziplin.
Denn eines ist genauso unbestritten wie das hohe Potenzial: Die Ausrichtung des eigenen Einkaufs auf den globalen Lieferantenmarkt ist kein Selbstläufer. Neben den großen Distanzen kommen sprachliche und teilweise kulturelle Barrieren hinzu, die oftmals nur aufwendig zu überwinden sind. Die Einführung von Global Sourcing sollte entsprechend gut durchdacht sein. Daher kann es ratsam sein, sich erst langsam auf den globalen Einkaufsmarkt vorzuwagen. Ein erster Schritt kann da das International Sourcing sein: Die Lieferantensuche wird zunächst auf die D-A-CH Region oder angrenzende Nachbarländer in Nähe des eigenen Standorts ausgeweitet. So kann wertvolle Erfahrung für die weltweite Lieferantensuche gesammelt werden.
1. Bedarfsanalyse
Tipp 1: Legen Sie den Fokus auf Warengruppen mit hohem Einkaufsvolumen
Die Kosten einer Einführung internationaler Lieferanten können hoch ausfallen: Erste Lieferantenbesuche, Auditierungen, Aufbau einer Supply Chain und Anbindung an die IT-Systeme sind dabei nur einige Zeit- und Kostentreiber, die bei internationalen Lieferanten höher ausfallen können als bei inländischen. Daher sollten Sie sich zu Beginn auf Warengruppen mit einem hohen Einkaufsvolumen konzentrieren. So ist sichergestellt, dass die Anfangsinvestitionen auch bei einer Verkleinerung der Einsparpotenziale auf Grund unvorhergesehener Komplikationen schnell wieder eingespielt werden können.
Tipp 2: Wählen Sie unkritische Warengruppen aus
Die ersten Schritte auf dem globalen Einkaufsmarkt sind schwierig: Riskieren Sie keine Lieferengpässe durch einen Lieferantenwechsel in einer strategischen Warengruppe. Vergeben Sie daher zuerst nur zwei oder drei sinnvoll gebildete Warenuntergruppen. Prüfen Sie darüber hinaus im Rahmen der Ausschreibung ausgewählte Lieferanten im heimischen Markt, um eine Alternative in der Hinterhand zu haben.
Tipp 3: Priorisieren Sie Artikeln mit unmissverständlichen, eindeutigen Spezifikationen
Ungenaue Spezifikationen für angefragte Artikel führen zu unnötig vielen Nachfragen durch die Lieferanten. Für die Kalkulation ihres Angebots benötigen Lieferanten die exakten Spezifikationen. Idealerweise liegen Ihnen diese in anonymisierter Form vor. Potenzielle Lieferanten sollen schließlich nicht Ihre Bestandslieferanten kennenlernen.
Tipp 4: Binden Sie die Fachbereiche ein
Um eine Global Sourcing Initiative zügig und erfolgreich durchzuführen, ist eine frühzeitige und enge Einbindung der Fachbereiche ratsam. Auf diese Weise erhalten Sie leicht wertvolle Informationen über mögliche Einkaufsmärkte, Stärken und Schwächen einzelner Regionen oder potenzielle Lieferanten.
2. Einkaufsmarktanalyse
Tipp 5: Wählen Sie Ihre ersten Schritte auf dem globalen Einkaufsmarkt mit Bedacht
Viele Global Sourcing Initiativen drohen beim ersten Mal an zu hoch gesteckten Zielen zu scheitern. Im ersten Schritt ist es nur schwer möglich, die gesamte Welt im Blick zu haben. Bleiben Sie realistisch und versuchen Sie nicht, bei Ihrem ersten Ausflug auf dem globalen Einkaufsmarkt den optimalen Lieferanten im chinesischen Hinterland zu finden. Orientieren Sie sich bei der Eingrenzung möglicher Einkaufsmärkte an den Ihnen zu Verfügung stehenden Ressourcen: Ist es Ihnen möglich, notwendige Lieferantenbesuche in China oder Südafrika durchzuführen bzw. dauerhaft mit den Lieferanten in einer Sprache - beispielsweise Englisch - zu kommunizieren? Wenn nicht, klammern Sie diese Länder direkt aus.
Tipp 6: Studieren Sie den eingegrenzten Einkaufsmarkt intensiv
Nur wer den eingrenzten Einkaufsmarkt in all seinen Facetten kennt, kann erfolgreich einkaufen. Priorisieren Sie die Länder, die die Voraussetzungen - beispielsweise qualifiziertes Personal, Zugang zu benötigten Rohstoffen usw. - für eine effiziente Produktion der angefragten Artikel erfüllen. Wählen Sie hier diejenigen Lieferanten aus, die die angefragten Artikel unter Berücksichtigung der von Ihnen vorgegebenen Qualitäts- und Servicelevel produzieren können. Um im ersten Schritt interessante Lieferanten zu identifizieren, sollten Sie einen RFI (= Request for Information) durchführen, um weitergehende Lieferanteninformationen zu erheben (z.B.: Umsatz, Kerngeschäft, eingesetzte Technologien, Zertifizierungen etc.).
3. Definition der Einkaufsstrategie
Tipp 7: Kombinieren Sie den Hebel „Global Sourcing“ mit anderen Hebeln zur Kostenoptimierung
„Global Sourcing“ ist nur einer von vielen Hebeln zur Verbesserung Ihrer Einkaufskonditionen. Klopfen Sie im Rahmen der Ausschreibung systematisch alle Hebel zur Kostenoptimierung (wie z.B. Spezifikationsoptimierung) ab, um weitere Ansätze zur Kostenoptimierung zu identifizieren.
4. Lieferantenanalyse und -auswahl
Tipp 8: Berücksichtigen Sie sämtliche Kosten
Um den Erfolg einer Global Sourcing Initiative bewerten zu können, müssen Sie aus der TCO-Perspektive (= Total Cost of Ownership) alle anfallenden Kosten anfragen und bei der Auswertung berücksichtigen. Neben dem Kaufpreis eines Artikels sind bspw. Transport- oder Werkzeugkosten, Steuern und Zölle einzuberechnen. Sprechen Sie darüber hinaus mit Ihrer Finanzabteilung, wie Sie das Risiko durch Wechselkursschwankungen eingrenzen können.
Tipp 9: Stellen Sie sämtliche Unterlagen zumindest in Englisch zur Verfügung
Übersetzen Sie die kompletten Ausschreibungsunterlagen in Englisch. Lassen Sie sich bei technischen Fachbegriffen durch die Fachabteilung helfen, um Missverständnisse zu vermeiden. Bei einem langfristigen Engagement im Ausland lohnt sich die professionelle Übersetzung der Spezifikationen sowie sämtlicher Ausschreibungsunterlagen in die jeweilige Landessprache.
5. Implementierung
Tipp 10: Besuchen Sie die Lieferanten
Eine Zusammenarbeit über mehrere tausend Kilometer Entfernung mit einem neuen Lieferanten erfordert Vertrauen und gegenseitiges Verständnis. Gerade bei großen Volumen sollten vor Abschluss langfristiger Verträge - nach dem obligatorischen Lieferantenaudit - Lieferantenbesuche durchgeführt werden.
Regelmäßige Lieferantenbesuche im Rahmen der Geschäftsbeziehung signalisieren darüber hinaus Interesse an einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit über Landesgrenzen hinweg. Lernen Sie hierfür die Gepflogenheiten und Kultur des Landes kennen und respektieren Sie diese.
