10 Tipps zur Optimierung der Supply Chain

Durch den Wegfall von Handelsbarrieren, der Öffnung neuer Märkte und dem technologischen Fortschritt der letzten Jahrzehnte, kommt heute kein international tätiges Unternehmen mehr um eine intensive Befassung mit der Thematik Supply-Chain-Optimierung herum. Innerhalb eines Unternehmens schlummert gerade im Einkauf ein enormes Optimierungspotenzial für diesen Bereich. Zehn Tipps helfen, Hebel zu identifizieren, mit denen der Einkauf durch Supply-Chain-Optimierung weiter nach vorne gebracht werden kann.

Seit mittlerweile drei Jahrzehnten kursiert der Begriff der Supply-Chain-Optimierung in den Unternehmenszentralen und Wirtschaftsuniversitäten dieser Welt. Unsere Tipps bringen Ihren Einkauf weiter voran. Durch den Wegfall von Handelsbarrieren, der Öffnung neuer Märkte und dem technologischen Fortschritt der letzten Jahrzehnte, kommt heute kein international tätiges Unternehmen mehr um eine intensive Befassung mit der Thematik Supply-Chain-Optimierung herum. Innerhalb eines Unternehmens schlummert gerade im Einkauf ein enormes Optimierungspotenzial für diesen Bereich. Unsere 10 Tipps helfen Ihnen, Hebel zu identifizieren, mit denen Sie Ihren Einkauf durch Supply-Chain-Optimierung weiter nach vorne bringen können.

 

Abbildung 1: Drestufiger Prozess der Supply-Chain-Optimierung

Identifizieren Sie relevante Optimierungshebel in Ihrer Supply Chain in drei Schritten:

Schritt 1: Erfassung der IST-Situation Ihrer Supply Chain

Erledigen Sie - soweit noch nicht geschehen - zunächst die Hausaufgaben und strukturieren Sie die Abläufe in Ihrer Supply Chain genau. Brechen Sie hierfür die gesamte Wertschöpfungskette auf und betrachten Sie alle Prozesse, Strukturen und Methoden, so dass Sie ein klares Verständnis Ihrer Supply Chain haben. Prozesse und Strukturen umfassen beispielsweise den Materialfluss, den Logistikfluss, die Anzahl der Supply-Chain-Akteure und so weiter. Zu den Methoden zählen der Grad bzw. die Art des Informationsaustauschs, Kennzahlen, Standards etc.

Schritt 2: Identifizierung von Ansatzpunkten zur Optimierung Ihrer Supply Chain

Prüfen Sie auf Basis des in Schritt 1 definierten IST-Zustands systematisch, welche Quick-Wins und langfristige Hebel für Ihre Supply Chain Optimierungspotenzial bieten. Gehen Sie dabei so vor, dass Sie klar erkennen, bei welchen Hebeln Ihr IST-Zustand optimierungsfähig ist.

Mit unseren ersten drei Tipps können Sie Quick-Wins prüfen:

Tipp 1: „Master Vendor“ - Prüfen Sie Master Vendor Lösungen für komplexe Dienstleistungen

Während für viele Warengruppen auf zwischengeschaltete Akteure verzichtet werden kann, sollten Sie für komplexere Dienstleistungen wie z.B. Zeitarbeits-Dienstleistungen die Möglichkeiten eines Master Vendors - auch Third Party Management genannt - prüfen. Dieser ist dann ratsam, wenn der Wegfall von administrativen Kosten für den Einkauf die Mehrkosten für den Master Vendor übertreffen.

Tipp 2: „Direkteinkauf“ - Überspringen Sie an geeigneten Stellen Zwischenhändler im Einkauf

Prüfen Sie, für welche Artikel und Warengruppen die Möglichkeit besteht, auf Zwischenhändler zu verzichten. Durch diese Veränderungen Ihrer Supply Chain können Sie direkte Einsparungen erreichen. Die entscheidende Frage bei dem Für und Wider eines Zwischenhändlers ist, ob der Nutzen des Zwischenhändlers die damit verbundenen Kosten über- oder untertreffen. Den Vorteilen wie dem direkten Kontakt zu den Lieferanten, der Mengenbündelung, der Übernahme administrativer Aufgaben, Marktwissen und logistische Fähigkeiten stehen Nachteile wie beispielsweise ein Margenverlust im Vergleich zum Direktbezug gegenüber.

Voraussetzung für das Überspringen eines Zwischenhändlers und dem damit verbundenen Direkteinkauf ist ein ausreichend hoher Bedarf und eine angemessene Expertise im Einkaufsmarkt, z.B. in Bezug auf Sprachen und Logistikanforderungen.

Tipp 3: „Vorverhandeln“ - Verhandeln Sie Materialien und Dienstleistungen vor

Durch geschicktes Vorverhandeln können Sie Ihre Einkaufskonditionen weiter verbessern.

Konzentrieren Sie sich daher nicht nur auf Verhandlungen mit Ihren direkten Lieferanten, sondern beziehen Sie für wichtige Warengruppen auch Ihre Vorlieferanten mit ein. Je besser auch die Vorlieferanten über Ihre Spezifikationsanforderungen informiert sind, desto eher lässt sich beispielsweise die Reklamationsquote senken und Ihre Supply Chain weiter optimieren.

Mit unseren weiteren Tipps lassen sich langfristige Hebel prüfen:

Tipp 4: „Make or Buy“ - Prüfen Sie Ihre Make or Buy Aufteilung

Ihre Supply Chain ist dann optimal gestaltet, wenn die einzelnen Schritte der Wertschöpfung dort durchgeführt werden, wo die meiste Kompetenz für diesen Schritt vorhanden ist. Konkret gilt es daher zu prüfen, ob Sie aktuell Tätigkeiten ausführen, die ein anderer Akteur innerhalb der Supply Chain besser ausführen könnte - ein Beispiel dafür sind Logistikdienstleistungen. Gleichzeitig sollten Sie prüfen, ob Ihr Einkauf Artikel beschafft, die Sie mit Ihren Kompetenzen kostengünstiger selbst herstellen können.

Tipp 5: „Prozessoptimierung“ - Optimieren Sie ausgewählte Material- und Logistikprozesse

Durch Prozessoptimierung machen Sie Ihre Supply Chain wettbewerbsfähiger. Arbeiten Sie an Supply Chain übergreifenden IT-Lösungen und integrativen Logistikkonzepten. Konkret können Sie sich z.B. die Minimierung der gesamten Transportkosten innerhalb der Supply Chain zum Ziel setzten. Eine optimale Warenlageraufteilung lässt sich beispielsweise durch Konsignationslager erreichen: Sie gewähren kurze Wege zwischen Lieferant und Kunde. Ebenfalls relevant ist die Durchlaufzeit pro Bestellung bis zum Endkunden. Analysieren Sie, an welchen Stellen Zeit vergeht, ohne dass Wertschöpfung oder Transport stattfindet. Erarbeiten Sie anschließend gemeinsam mit Ihren Partnern Maßnahmen, diese verlorene Zeit zu minimieren.

Tipp 6: „Supply-Chain-Kennzahlen“ - Verwenden Sie Supply Chain weite Kennzahlen

Anschließend können Sie durch die Verwendung von Kennzahlen den Einkaufsprozess Ihrer gesamten Supply Chain direkt messen und so den Erfolg verschiedener Optimierungen prüfen. Jeder kennt Kennzahlen als entscheidendes Werkzeug zur Steuerung von Abteilungen und Unternehmen. Das Problem von unternehmensinternen Kennzahlen ist jedoch, dass einzelne Unternehmen Ihre Kennzahlen in zu hohem Maße zu Lasten anderer Akteure in der Supply Chain optimieren. Dadurch kann langfristig die Stabilität der gesamten Supply Chain verloren gehen.

Tipp 7: „Supply-Chain-Standards“ - Etablieren Sie Standards entlang der Supply Chain

Eine Kette ist nur so stark wie ihr schwächstes Glied - Denken Sie daher daran, dass selbst Fehler, die in vorgelagerten Stufen Ihrer Supply Chain geschehen, auf Sie zurückfallen können. Setzten Sie daher vermehrt auf Standards im Bereich Qualität durch Qualitätszertifikate, Normen etc.. Auch in der IT verbessert Standardisierung die Effizienz, zum Beispiel durch IT-gestützte Verknüpfung zwischen verschiedenen Unternehmen sowie Datensicherheitsstandards beim Informationsaustausch. Gerade beim Thema Datentransfer und Datensicherheit sollten Sie ständig am Ball bleiben, damit sensible Informationen auch nur dort ankommen, wo Sie es vereinbart haben.

Tipp 8: „Informationsaustausch intern“ - Etablieren Sie einen intensiven Informationsaustausch unternehmensintern

Um langfristig von Supply-Chain-Optimierung zu profitieren, ist in vielen Einkaufsabteilungen ein Umdenken notwendig. Von einer ausführenden Rolle des Einkaufs sollte der Anspruch in Richtung einer gestaltenden Funktion gehen, die Eigeninteressen einzelner Abteilungen gegeneinander abwägt.

Nehmen Sie den Verpackungsprozess Ihrer Produkte als Beispiel: Die Marketingabteilung pocht auf hochwertiges - häufig teures - Produktdesign. Das Marketing hat dabei vor allem die Kunden der Produkte im Blick. Die Produktion möchte schnell, Material sparend und kostengünstig produzieren. Sie betrachtet den gesamten Produktionsablauf. Die Logistikabteilung hat Interesse an einer effizienten, sicheren und für den Weitertransport optimierten Verpackung. Im Fokus steht hier der Transport der Waren.

Als Einkauf sollten Sie hier die Chance ergreifen und Entscheider aus allen Bereichen an einen Tisch holen, um die interne Wertschöpfung zu optimieren und so optimal für Ihr Unternehmen einzukaufen.

Tipp 9: „Informationsaustausch Top-Lieferanten“ - Pflegen Sie den Informationsaustausch mit Top-Lieferanten

Um neue Erlösquellen und größtmögliches Einsparpotenzial zu generieren, müssen Sie mit Ihren wichtigsten Lieferanten diejenigen Herausforderungen gemeinsam lösen, die beide Parteien alleine auf Grund fehlender Daten nicht angehen können. Das Schlüsselwort ist hier der regelmäßige Informationsaustausch.

Betrachten Sie beispielsweise Ihre Absatzzahlen für ein bestimmtes Produkt, das einen direkten Einfluss auf Ihr Einkaufsvolumen hat: Nehmen Sie an, Ihr Top Lieferant erhält diese Absatzzahlen von Ihnen mit der Information, dass Sie für kommendes Jahr von einem leichten Absatzplus ausgehen. Jetzt muss Ihr Lieferant nicht mehr auf Grundlage eigener Schätzungen und Ihres vergangenen Bestellverhaltens planen und kann so die eigene Produktion optimieren. Die Beseitigung dieser Informationsasymmetrie führt zu möglichen Einsparungen auf Seiten des Lieferanten, von denen Sie ebenfalls profitieren können. Achten Sie daher darauf, von den Einsparungen des Lieferanten Ihren Teil durch niedrigere Preise abzubekommen.

Tipp 10: „Informationsaustausch Top-Kunden“ - Erweitern Sie den Informationsaustausch Richtung Absatzmarkt

Genau wie Ihre Lieferanten davon profitieren, wenn sie Informationen von Ihnen erhalten, so können auch Sie von Informationen Ihrer Kunden profitieren, um besser einzukaufen.

Typischerweise driften tatsächliche Nachfrage und Bestellmengen im Verlauf vom Absatz- zum Einkaufsmarkt immer weiter auseinander - der sogennante Bullwhip Effekt. Die Folge sind unnötig hohe Lagerbestände, die wiederum zu vermeidbaren Kosten führen.

Überzeugen Sie daher Ihre Partner am Absatzmarkt (Handel, Zwischenhändler etc.) von den Vorteilen eines Informationsaustausches. Beide Seiten können Kosten sparen. Am meisten dann, wenn die tatsächlichen Absatzmengen bereits von den ERP-Systemen Ihrer Kunden automatisch an Sie weitergeleitet werden.

Schritt 3: Die Umsetzung

Legen Sie zuletzt für die identifizierten Hebel Maßnahmen fest und bewerten Sie diese nach Umsetzungszeitraum und Härtegrad. Anschließend können Sie die Hebel priorisieren und mit der Umsetzung beginnen. Berücksichtigen Sie unsere Tipps und Sie werden in kurzer Zeit die Erfolge der Optimierung Ihrer Supply Chain sehen können.