Absicherung der Warenversorgung – Kooperation statt Konfrontation

Die Top 5 Maßnahmen zur Vermeidung eines Bottlenecks und Hilfestellungen für das Management

Grundsätzlich sind Unternehmungen bestrebt, Engpässe in der Supply Chain zu vermeiden. In hochkomplexen und auf Kosteneffizienz getrimmten Lieferketten ist insbesondere in der aktuellen COVID-19-Pandemie bewusst geworden, wie empfindlich diese Konstrukte sein können. Generell lässt sich keine Branche davon ausschließen. Jedoch stand die Lebensmittelbranche von Beginn an mit haltbaren Lebensmitteln wie „Spagetti“, welche in den Supermärkten knapp wurden, im Fokus. Zudem ist die Versorgungssicherheit aufgrund vermehrt schwankender Ernteergebnisse in den Vordergrund gerückt, da die Auswirkungen der Klimaveränderung von Jahr zu Jahr größer werden. Das Thema Transportkapazitäten mit der knappen Ressource LKW-Fahrer wird in naher Zukunft ebenfalls zu einer stärkeren Herausforderung werden. Jeden kann es treffen und ohne einen entsprechenden Maßnahmenplan ist kein Unternehmen gegen die potenziellen Auswirkungen eines Engpasses immun.

Ursachen für einen Engpass sind vielfältig, die Auswirkungen sind jedoch immer die Gleichen: Längere Lieferzeiten, Nichteinhaltung zugesagter Liefertermine, Unterlieferung oder schlimmstenfalls Umsatzverluste sowie abgebrochene Kundenbeziehungen. Als Ursachen sind auf der einen Seite ein geringer als geplanter Produktionsoutput, Produktionsausfälle, mangelhafte Lieferantenperformance oder zu späte Beschaffung zu nennen. Auf Vertriebsseite hat eine signifikante Abweichung bei der Absatzplanung negative Auswirkungen auf die Lieferperformance: Wird ein Engpass zu spät erkannt oder schlecht gemanagt, besteht die Gefahr einer Abwärtsspirale. Häufig verlängern sich dann Lieferzeiten immer weiter, Produktionen werden ungeplant unterbrochen und in Folge setzen sich Störungen in der gesamten Wertschöpfungskette weiter fort.

Sie möchten Engpässe vermeiden und im Fall der Fälle vorbereitet sein, um Ihre Supply Chain sturmfest zu machen? Unsere Top 5 Maßnahmen helfen Ihnen dabei, Risiken zu erkennen und die Auswirkungen eines Engpasses erfolgreich zu meistern.

1. Implementieren Sie einen ganzheitlichen systemgestützten Planungsansatz in der Supply Chain

In einer Unternehmung mit einer reifen Supply Chain ist die Verzahnung von kurz-, mittel-, und langfristiger Planung ein Selbstverständnis. Dabei gilt es, aus dem vertrieblichen Forecast, der sowohl aus mathematischen Algorithmen ermittelt, als auch durch aktuelle Experteninformationen aus dem Vertrieb unterfüttert wird, eine möglichst genaue Planung des künftigen Bedarfs abzuleiten. Der holistische Planungsansatz, welcher eine datenbasierte Prognose, aktuelle Bestandswerte, den Ausblick auf die weitere Materialbeschaffung sowie dezidierte Produktionskapazitäten ermöglicht, hat das Potenzial, Engpässe, die am Horizont auftauchen, zu erkennen und das Unternehmen somit in die Lage zu versetzen, frühzeitig und proaktiv zu agieren.

Der Markt intelligenter Planungssoftware, die unter anderem das Sales & Operations Planning (S&OP) berücksichtigt, wächst rasant und trägt zur Stabilisierung von Lieferketten bei. Mit Hilfe der Tools und einem gut durchdachten S&OP-Prozess wird es möglich, Entscheidungen in Echtzeit zu treffen. Leistungsfähige Algorithmen stimmen die Nachfrage präzise mit dem Angebot ab und ermöglichen, dass verschiedene Szenarien aufgebaut werden, die potenzielle Engpassrisiken berücksichtigen bzw. erkennen.

3. Definieren Sie klare Regeln zur Priorisierung von Aufträgen in einem Engpass

Zum einen ist sicherzustellen, dass über alle Fertigungsstufen hinweg die Plan- bzw. Fertigungstermine den Kundenwunschtermin mit Rücksicht auf entsprechende Transportzeiten berücksichtigen. Zum anderen ist auf der Beschaffungsseite anhand der Disposition kontinuierlich zu prüfen, wann ein Nettobedarf vor dem Hintergrund von Beständen wirklich auftritt.

Bei einer engen systemischen Vernetzung mit seinen Kunden, wie im vorhergehenden Abschnitt in Bezug auf EDI aufgeführt, liegen die Bestandssituation sowie der tatsächliche Kundenbedarfstermin transparent und eindeutig vor, bzw. es ist einschätzbar, wann es zu einer Out of Stock Situation kommen kann. Liegen diese Informationen jedoch nicht vor, kommt es vermehrt auf eine intensive Zusammenarbeit zwischen dem Lieferanten und dem Kunden an, bei der im Engpass gemeinsam priorisiert und Schritt für Schritt die bestmögliche Belieferung sichergestellt werden muss. Eine solche Vorgehensweise ist sehr arbeitsintensiv, bringt Auswirkungen auf die Änderungshäufigkeit der Produktionsreihenfolge mit sich und muss eine gegebenenfalls zu gewährleistende „Frozen Zone“ in der Produktion berücksichtigen, um den Produktionsoutput auf einem gesicherten Niveau zu halten. Durch den Abgleich von Forecast und Orders on Hand besteht jedoch die Möglichkeit, die Kunden zu identifizieren, die ihren Forecast signifikant überschritten haben, um darauf basierend Entscheidungen zu Produktionsmengen und -terminen anzupassen. Nur als letzter Ausweg ist das Ablehnen oder Stornieren von Aufträgen basierend auf einer Kundenklassifizierung oder z.B. anhand von Margensätzen in Betracht zu ziehen. Es sei denn, man möchte sich bewusst von einem Kunden verabschieden.

4. Entwickeln Sie einen Maßnahmenplan zur Steigerung und Maximierung von Kapazitäten

Zum Selbstverständnis gehört, dass genaue Kenntnis über den Produktionsoutput anstehender Perioden vorliegt und dass alle Prozesse verschwendungsarm ausgerichtet sind. Im Falle, dass ein Engpass absehbar und planbar ist, kann proaktiv durch eine Vorproduktion eine überschaubare Engpasszeit überbrückt werden. Nicht selten werden Unternehmen jedoch von Engpässen überrascht, die sich bereits schleichend angekündigt haben. Wenn jedoch frühzeitig Maßnahmen wie die Pausendurchfahrt, der parallele Anlagenbetrieb durch Mitarbeiter oder der Aufbau weiterer Schichten ermöglicht werden, können Engpässe durch ein gezieltes Maßnahmenportfolio entschärft werden. Wichtig ist die Transparenz, wo sich der Flaschenhals in der Herstellung befindet und wie sich der „gordische Knoten“ an der Stelle durchtrennen lässt. Bei aller Digitalisierung bleibt ein wesentlicher Faktor, dass die richtigen Menschen sowie das richtige Team an der richtigen Stelle eingesetzt werden.  Dies gelingt nur, wenn die Fähigkeiten der Mitarbeiter, z.B. durch eine Soll- & Ist-Skill-Matrixinklusive Gap-Analyse, dokumentiert sind. Dazu gehört ein regelmäßiges Review, welche Fähigkeiten unterrepräsentiert sind und durch Schulungen bzw. Personalanpassungen ausgebaut werden müssen.

5. Bereiten Sie sich auf ein potenzielles Bottleneck durch den Einsatz eines Frühwarnsystems und einer klar definierten Vorgehensweise vor

Die richtigen Kennzahlen und stets aktuell gehaltene Bestandsparameter helfen, die Lieferfähigkeit auf hohem Niveau zu halten und das Networking Capital bestmöglich bzw. auf dem optimalen Level einzusetzen. Im Wissen um die Wiederbeschaffung, der Lieferzeit von Rohstoffen sowie deren Verbrauch können Sicherheitsbestände, Bestellzeitpunkte und ideale Bestelllosgrößen definiert werden. Neben Reichweiten, der On Time in Full Quote und der Prüfung der Bestandshistorie müssen die Abweichung der Produktionsperformance sowie die Abweichung des Vertriebs-Forecasts (MAPE & Trendsignal) im Fokus stehen.

Fazit:

Ein gesamtheitlicher Supply Chain-Planungsprozess im Kontext eines digitalen Informationsaustauschs reduziert das Risiko von Engpässen und berücksichtigt nicht nur die interne Wertschöpfungskette, sondern integriert in einem Zug vorgelagerte Lieferanten und nachgelagerte Kunden. Somit entsteht Transparenz und ein Mehrwert für alle Beteiligten der Lieferkette, die jederzeit Kenntnis über die genaue Bedarfssituation erlangen. Darüber hinaus hilft ein gut abgestimmtes „Early Warning“ kombiniert mit klar definierten Handlungsanweisungen im Order Management die Auswirkungen in einem Engpass zu minimieren bzw. einen solchen zu vermeiden.