IDEa – Industrialisierung und Digitalisierung der Einkaufsabteilung

Wir bringen Ihren Einkauf mit IDEa zur Höchstleistung. Erreichen Sie den Einkauf 4.0 mit Hilfe der Industrialisierung und Digitalisierung der Einkaufsabteilung!

Die Industrialisierung und Digitalisierung der Einkaufsabteilung - HÖVELER HOLZMANN CONSULTING
Ziel-/Strategie-Alignment - Einkauf 4.0

Ziel-/Strategie-Alignment

Richten Sie die digitale Einkaufsstrategie an der Unternehmensstrategie sowie an den strategischen und operativen Einkaufsprozessen aus – in enger Abstimmung mit dem Top-Management. So kann der Einkauf den Leistungssprung durch IDEa gezielt und nicht nur aus seiner eigenen Perspektive vollziehen.

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Industrialisierung der Einkaufsorganisation - Einkauf 4.0

Einkaufsorganisation industrialisieren

Erreichen Sie die nächste Stufe der Einkaufsorganisation. Durch tiefgreifende Spezialisierung der Mitarbeiter perfektionieren Sie die Kernprozesse des Einkaufs und erreichen so eine deutlich verbesserte Servicequalität und -geschwindigkeit.

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Integrierte Digitalisierung des Einkaufs - Einkauf 4.0

Einkaufsprozesse digitalisieren, automatisieren und vernetzen

Übertragen Sie bisher mühsam von Hand getätigte Prozesse an IT-Systeme, um Arbeitsqualität und -geschwindigkeit signifikant zu steigern. Erzielen Sie Wettbewerbsvorteile durch Informationsvorsprung: Optimieren Sie Ihre Datenbasis durch regelmäßige Versorgung der Einkaufsprozesse mit hochwertigen Daten aus dem Supplier Intelligence Information System.

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Worum geht es bei IDEa?

Der Einkauf der meisten Unternehmen hat sich in den vergangenen 20 Jahren deutlich weiterentwickelt. Trotz aller Fortschritte war das E-Procurement aber der letzte echte Leistungssprung. Seitdem ist die Weiterentwicklung des Einkaufs mehr oder weniger ins Stocken geraten, auch wenn wir heute von Einkauf 4.0 sprechen. Im Wesentlichen kämpfen die meisten Einkaufsabteilungen mit vier seit Jahren ungelösten Herausforderungen beziehungsweise Weiterentwicklungsbremsen:

  1. Personalprobleme (z.B. knappe Ressourcen und mangelnde Qualifikation für komplexe Daten-/Marktanalyseaufgaben)
  2. Prozesseffizienz (z.B. zu lange Durchlaufzeiten und zu hohe Personalintensität bei strategischen und operativen Prozessen)
  3. Datenqualität (z.B. unzureichende Qualität und Transparenz von Spezifikations- und Einkaufsvolumendaten, begrenzte Verfügbarkeit/Aktualität von Einkaufsmarkt-/Lieferantendaten
  4. Ausrichtung/Positionierung des Einkaufs (z.B. Image des Einkaufs als „Kostendrücker“, immer noch ist der Einkauf nicht im Vorstand/der Geschäftsführung vertreten)

Wie kann der Einkauf vor diesem Hintergrund seine Leistung und Qualität deutlich steigern, sodass er auf der Ebene des Vorstands/der Geschäftsführung handeln und aus dieser Position heraus noch weit wirksamere Hebel betätigen kann?

Mit IDEa bieten wir Ihnen ein wirksames Maßnahmenpaket an, das es dem Einkauf ermöglicht, seine Leistungsfähigkeit signifikant zu steigern. Damit wird der Einkauf zu einer strategischen „Waffe“ für das Unternehmen. Auf diese Weise schafft der Einkaufsleiter mittel- bis langfristig den Sprung in den Vorstand/die Geschäftsführung und kann dort nachhaltig wirksamer arbeiten. Um den Einkauf zu „IDEalisieren“, setzen wir für Sie drei Maßnahmenpakete in einer sinnvollen zeitlichen Reihenfolge um:

Leistungssteigerung des Einkaufs durch IDEa - Einkauf 4.0

Horizont I: Ziel-/Strategie-Alignment

Ziel-/Strategie-Alignment - IDEa Einkauf 4.0

Damit der Einkauf den Leistungssprung durch IDEa gezielt und nicht nur aus seiner eigenen Perspektive vollziehen kann, unterstützen wir Sie dabei, digitale Einkaufsziele/-strategien zu formulieren und mit dem Top-Management abzustimmen. 

Wichtig dabei ist, dass eine Verzahnung „nach oben“ und „nach unten“ erfolgen muss:

  • Verzahnung nach oben: Ableitung der Einkaufsziele/-strategien aus den übergeordneten Unternehmensziele/-strategien
  • Verzahnung nach unten: Konkretisierung der Einkaufsziele/-strategien in Form von präzisen Vorgaben für die drei Kernprozesse des Einkaufs: Strategischer Einkaufsprozess („strategic sourcing“ bzw. „Sourcing-Prozess“), Lieferantenmanagementprozess und Bestellprozess

Horizont II: Industrialisierung der Einkaufsorganisation

Industrialisierung der Einkaufsorganisation - IDEa Einkauf 4.0

Die meisten Einkaufsabteilungen stagnieren aufgrund einer unzeitgemäßen Organisationsstruktur. Viele Unternehmen organisieren  den Einkauf immer noch nach Warengruppen, sodass ein Einkäufer alle Aufgaben des strategischen Einkaufsprozesses für eine oder sogar mehrere Warengruppen übernimmt. Daraus folgt, dass häufig einem einzigen Mitarbeiter zu viele heterogene Aufgabenpakete übertragen werden. Der Einkäufer wird dann eher zu einem „Warengruppengeneralisten“  statt zu einem tiefgreifenden Spezialisten für sein Aufgabengebiet. Der Einkauf 4.0 muss daher die drei Kernprozesse des Einkaufs weiter industrialisieren, um die Servicequalität und -geschwindigkeit auf eine neue Stufe zu bringen. Das von HÖVELER HOLZMANN CONSULTING entwickelte Modell der „smarten Einkaufsorganisation“ bietet Ihnen die optimale Lösung, die Industrialisierung der Einkaufsorganisation zu verwirklichen. 

Horizont III: Integrierte Digitalisierung der Kernprozesse

Integrierte Digitalisierung der Einkaufsabteilung - IDEa Einkauf 4.0

Im strategischen Einkauf ist das Potential bislang nur angekratzt worden, auch wenn viele Unternehmen im operativen Einkauf das Bestellwesen bereits zu großen Teilen automatisiert und mit den Lieferanten digital verknüpft haben. (z.B. in Form von Katalogbestellsystemen). Der heutige Reifegrad der Technik bietet jedoch Möglichkeiten, die Einkaufsaktivitäten digital mit Lieferanten, involvierten Fachbereichen und Einkaufskollegen zu vernetzen und übergreifend zu steuern. Wir sprechen daher nicht nur von Digitalisierung, sondern von integrierter Digitalisierung. Das Potential für Effizienzgewinne durch das Aufbrechen traditioneller Grenzen ist enorm. Durch Integration von Lieferanten in die digitalisierten Prozesse kann zum Beispiel der Aufwand zur Spezifikationspflege deutlich reduziert werden. Unsere Erfahrungen aus unzähligen Projekten zeigen, dass eine konsequente Digitalisierung bislang im Einkauf meist nicht oder nur rudimentär erfolgt ist. Deshalb unterstützen wir Sie dabei, Ihren Strategic Sourcing Prozess mit hochwertigen Informationen versorgen und in großen Teilen zu automatisieren. Ebenso helfen wir Ihnen dabei, den Lieferantenmanagement- und Bestellprozess zu digitalisieren.

Was ist neu an IDEa?

IDEa verbindet die Industrialisierung mit der Digitalisierung zur Optimierung der Kernprozesse im Einkauf. Hierbei geht es vor allem darum die Prinzipien, die IDEa einzigartig machen, umzusetzen:

Spezialisierung/Standardisierung

Industrialisierter Einkauf

Ziel von IDEa ist es, die Talente auf die richtige Position zu setzen. Das heißt, dass der Einkauf nur dann ein hohes Niveau erreicht, wenn er die Arbeit in Kernprozessen radikal reorganisiert und, wo möglich, von einem hochkompetenten Spezialistenteam standardisiert und damit industrialisiert durchführen lässt. Durch diese Spezialisierung und Standardisierung wird die Qualität der Einkaufsarbeit enorm gesteigert und effizienter gemacht. Hierdurch ist der Einkauf 4.0 in der Lage, deutlich bessere Resultate unter Kosten- und Leistungsgesichtspunkten zu erzielen.

Automatisierung

Leistungssteigerung durch Automatisierung

Um die Einkaufsprozesse so effizient wie möglich zu gestalten, ist eine maximale Automatisierung aller Kernprozesse ein wesentliches Ziel von IDEa. Im Fokus steht hierbei nicht nur der Bestellprozess (= operativer Einkaufsprozess), sondern vor allem die strategischen Prozesse (Strategic Sourcing und Lieferantenmanagement). Um die Prozesskosten und die Arbeitsqualität in einem Zug zu optimieren, übernehmen IT-Systeme möglichst viele Aktivitäten in den drei Kernprozessen.

Informatisierung

Datenaufbereitung für den Einkauf

Im Rahmen der Informatisierung werden die Kernprozesse mit hochwertigen Informationen versorgt. Beim Sourcing-Prozess bedeutet das z.B., dass ein datenbank- und internetbasiertes „Supplier Intelligence Information System“ (kurz: “SMI“) aufgebaut wird, um damit Qualität und Effizienz der Einkaufsarbeit deutlich zu steigern.

Integrierte Digitalisierung

Einkauf digitalisieren mit IDEa

Eng verknüpft mit der Automatisierung und Datenaufbereitung ist die darauffolgende Digitalisierung der Kernprozesse im Einkauf. Alle Einkaufsarbeiten, die bisher dezentral auf den Rechnern von Einkäufern bzw. vereinzelt noch auf Papier erfolgten, löst die integrierte Digitalisierung ab, durch eine computergestützte Vernetzung von Einkauf mit Lieferanten und Fachbereichen. Der digitalisierte Einkauf reduziert so die Prozesskosten und Risiken wie den Verlust von Know how beim Weggang eines Einkäufers.